Email Archiving je automatizovaný akt zachytenie, uchovanie a kategorizáciu e-mailová komunikácia prijatú alebo odoslanú jednotlivcov, organizácie alebo upísané služby. Táto prax je už dlho bola prijatá mnohých organizácií - zamestnanci ľahšie načítať a obnoviť informácie rozoslať medzi obchodnými e-maily, manažéri ľahšie vyhľadávať informácie pre každoročné audity a právnikom ľahšie chrániť dôverné e-mailové konverzácie, ktoré môžu byť použité na podporu vnútornej vyšetrovania a vonkajšie spory.
Stručne povedané, pre archiváciu elektronickej pošty udržuje svoju schránku čisté a ľahšie spravovať. Je až prekvapujúce, prečo sa mnoho ľudí, aby to zvykom archivovať svoje osobné e-maily. Kým firemné e-mailové archívy sú obvykle uložené na magnetické pásky a diskové polia, väčšina osobné e-mailové archívy sú uložené v cloude. E-maily sú systematicky indexované v týchto archívoch, takže by to bolo rýchlejšie vyhľadanie konkrétneho informácií.
Existuje niekoľko vecí, ktoré môžete archivovať spolu s e-mailových správ. Najdôležitejšie bude e-mailových príloh a s ním spojená metadáta. Okrem toho môžu tiež archív kalendára, kontaktov, poznámok a správ chatu.
Časť 1: Prečo je potrebné, aby sa vaše e-mail archivované bezpečne a ľahko prístupné
Existuje veľa dôvodov, prečo by ste mali vykonávať archiváciu e-mailov doma aj v práci. Tu sú naše top 5 dôvodov:
- Skladovanie: vaša e-mailová schránka je centrom vašej každodennej práci a osobné komunikáciu - zvlášť teraz, že je schopný synchronizovať s mnohými z vás digitálne služby napríklad sociálne účet médií, kalendáre, kontakty, manažér projektového riadenia apod Archiving môžu optimalizovať svoje digitálne úložisko space, takže budete môcť vykonať vyhľadávanie na váš e-mail účinne schránok.
- Zhoda: vyhľadávanie informácií vo vašej e-mailovej schránky môže byť zdanenia a časovo náročné. U niektorých spoločností, vláda vyžaduje, aby zamestnanci na archiváciu elektronickej komunikácie tak, aby mohli byť ľahko načítať v prípade potreby pri vyšetrovaní. Jednotlivci nájdu to užitočné, keď daňovej evidencie sezóna roliach by.
- Email Management: automatizáciu ukladanie a indexovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailov ušetrí nielen miesto na e-mailové konto, ale tiež, aby vaše doručenej čistejšie. Je to skvelý spôsob, ako kategorizovať rozhovory týkajúce sa konkrétneho projektu (napr Project X) alebo účelu (napr cestovné doklady). Týmto spôsobom, budete okamžite vedieť, kde hľadať konkrétne e-mailu na adrese.
- Zvýšenie produktivity: tým, že e-maily systematicky vyriešili, budete mať možnosť venovať sa tým dôležitým prvým a vysporiadať sa s najmenej dôležité vždy, keď sú zadarmo. Mať tieto e-maily automaticky triedia je tiež vhodný pre mnoho ľudí, pretože znižuje ťažkostí robí ručne.
- Disaster Recovery: mali by ste náhodou vyhladiť všetky vaše e-maily, môžete si byť istí, že môžete získať len tie dôležité vrátil z vášho e-mailového archívu. Jedná sa o najrýchlejší a najjednoduchší spôsob, ako obnoviť dáta.
Časť 2: Ako udržiavať archivácia e-mailov
Je vaše aplikácie Microsoft Outlook sa náhle spomalil na neznesiteľnú prechádzanie a jednoduchý e-mail trvá dlhú dobu vyslať? To je pravdepodobne preto, že vaše pošta sa stala podstatne ťažšie. Ak chcete zistiť, ako nafúknuté poštovej schránky je všetko, čo potrebujete urobiť, je ísť do Súbor> Zložka> Vlastnosti> Storage - alternatívne, kliknite pravým tlačidlom myši niektorý z vašich priečinkov a kliknite na tlačidlo Vlastnosti , keď sa objaví možnosť rozbaľovací.
V predvolenom nastavení program Microsoft Outlook automaticky udržuje archiváciu e-mailov svoje Odstránené položky , Odoslaná pošta , rovnako ako vyradené Úlohy a kalendáre položky. Avšak, ak sa zobrazí stovky e-mailov denne, možno budete chcieť nastaviť príkazy archiváciu e-mailov pre správu vašej poštovej schránky Microsoft Outlook.
Tu je päť krokov, aby vytvorili nastavenia vášho Auto Archívu:
- Vytvorenie novej miestne zložky nasmerovať nové Archived Mail
Nájdite na svojom počítači a kliknite pravým tlačidlom myši na neho. Vyberte si novú zložku a pomenujte ju zodpovedajúcim spôsobom. Ak nemôžete nájsť to, môže máte staršiu verziu programu Microsoft Outlook - v tomto prípade, vyberte Súbor> Archive a zmeniť dátum v súlade s items Archive staršie ... možnosť.
- Vytvoriť nový archivácia pravidlo
Ak chcete vytvoriť nové pravidlo, kliknite na Nástroje> Pravidlá a vyberte Exchange kombinuje na na mojom počítači segmente. Nájdite + tlačidlo v dolnej časti okna a kliknite na ňu. Názov novej pravidlo archivácie zodpovedajúcim spôsobom.
- Stanovenie časového obdobia a cieľového priečinka
, kliknite na Pri príchode novej správy kartu a definovať dátum prijatia a vykonajte nasledujúce krokypodľa. Kliknutím na Enabled zaškrtávacie políčko a kliknite na tlačidlo OK . Ak máte staršiu verziu programu Microsoft Outlook, prejdite na Nástroje> Možnosti> Ostatné> Auto Archív robiť tieto zmeny.
- Aplikovať nové pravidlo o existujúcich poštových zložiek
Teraz, keď ste nastavili tento nový archivácie Pravidlo pre nové správy, použiť pre svoje staré e-maily rovnako. Ak to chcete urobiť, označte zložku pošty a prejdite na Správy > R RAVIDLÁ aktivovať osobitné pravidlo.
- Prístup k archivované e-maily
teraz by ste mali byť schopní si uvedomiť, že existuje viac úložného priestoru na svojej poštovej schránke. Ak chcete získať do svojho e-mailového archívu, stačí sa pozrieť na ne v ľavom stĺpci, kde sú zložky. Teraz by mali byť v rámci na svojom počítači zložky.
Časť 3: Tipy a triky pre archiváciu elektronickej pošty
Tu je niekoľko tipov a trikov, ako zarobiť archivácia e-mailov fungovať lepšie pre vás:
- Prispôsobte si svoj systém evidencie. To neznamená, že v prípade, že systém pracuje pre svojho priateľa, bude pracovať pre vás, pretože existujú tri typy ľudí na tomto svete: Pátrači , Rozlišovače do šanónov a značkovače . Hľadači nerobia moc organizovať, pretože verí, že nástroj pre vyhľadávanie je ich najlepší priateľ. Ľudia, ktorí veria, že všetko má svoje špecifické miesto sa nazývajú do šanónov . Značkovače je láska dieťa oboch - dali e-maily v všeobecnejších súborov a radšej vyhľadávať odtiaľ.
- Organizovať Odoslaná pošta , takže môžete ľahko nájsť e-maily, že odosielateľ je presvedčený o tom, že ste poslali.
- Urob si svoj Archivácia Pravidlá pracovať pre vás. Teraz by ste mali vedieť, vzor prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailov - tieto znalosti využiť na prispôsobenie pravidiel. Tým sa minimalizuje množstvo ručnej práce, budete musieť robiť.
- Pomenovať zložky tak jasné, ako je to možné. Je tomu tak preto, že nechcete zabudnúť, čo ste vlastne požiadal svoju e-mailovú službu pre triedenie a archiváciu v každej zložke.
- Odstrániť nežiaduce e-maily, akonáhle dorazí. Alebo ešte lepšie, odhlásiť sa k odberu noviniek, ktoré sú už z zaujímať.
Ako môžete vidieť, organizovanie vašej elektronickej poštovej schránky je kus torty. Iste, to je hádka v prvom nastavení vášho poskytovateľa e-mailu, aby archiváciu e-mailov pre vás. Avšak, ak máte to rozbehne, bude to mimoriadne užitočné a ušetrí hojné množstvo času.
