Email Arkivjar huwa l-att awtomatizzat tal-ġbir, preservazzjoni u tikkategorizza traffiku email riċevuti jew mibgħuta minn individwu, organizzazzjoni jew servizz sottoskritt. Din il-prattika ilha adottata minn ħafna organizzazzjonijiet - impjegati jsibuha aktar faċli biex sabiex tkun irkuprata u tirkupra l-informazzjoni mgħoddija bejn emails negozju, l-amministraturi jsibuha aktar faċli biex ifittxu informazzjoni għal verifiki annwali u l-avukati jsibuha aktar faċli biex jippreservaw konversazzjonijiet email kunfidenzjali li jistgħu jintużaw jgħin investigazzjonijiet interni u tilwim esterni.
Fil-qosor, arkivjar email iżomm inbox tiegħek nadif u aktar faċli biex jamministraw. Huwa wonder għaliex ma ħafna nies jagħmluha prattika li arkivju emails personali tagħhom. Filwaqt arkivji email korporattiva huma normalment maħżuna fuq tejps u matriċi disk manjetiku, ħafna arkivji email personali huma miżmuma fil-sħaba. Emails huma indiċizzati sistematikament dawn l-arkivji sabiex ikun aktar mgħaġġel biex tfittxija għal informazzjoni speċifika.
Hemm diversi affarijiet li inti tista 'arkivju flimkien mal-messaġġi email. L-aktar importanti tkun annessi email u metadata assoċjati tagħha. Barra minn hekk, inti tista 'kalendarji wkoll arkivju, il-kuntatti, noti u messaġġi immedjati.
Parti 1: Why You Need Biex Żomm Your Email Sikur Arkivjati u faċilment aċċessibbli
Hemm ħafna raġunijiet għalfejn inti għandek twettaq arkivjar email fid-dar u x-xogħol. Hawnhekk huma top 5 tagħna raġunijiet:
- Ħażna: inbox email tiegħek huwa l-buttun ta 'negozju ta' kuljum tiegħek u l-komunikazzjoni personali - speċjalment issa li huwa kapaċi li sync ma 'ħafna minnkom servizzi diġitali eż soċjali kont midja, kalendarji, kuntatti, maniġer ġestjoni tal-proġett eċċ Arkivjar jistgħu jottimizzaw ħażna diġitali tiegħek spazju sabiex inti se tkun tista 'twettaq tfittxijiet fuq email tiegħek inboxes effettiv.
- Konformità: konstatazzjoni ta 'informazzjoni fl-inbox tiegħek tista' tiġi jintaxxa u jieħdu ħafna ħin. Għal xi kumpaniji, il-gvern teħtieġ impjegati biex arkivju komunikazzjoni elettronika tagħhom sabiex ikunu jistgħu jiġu miksuba faċilment meta meħtieġa f'investigazzjoni. Individwi se ssib dan utli meta l-istaġun preżentazzjoni tat-taxxa f'rombli mill.
- Email Ġestjoni: awtomatizzazzjoni-proċess ħażna u l-indiċizzazzjoni ta 'emails deħlin u ħerġin mhux biss se jiffrankaw l-ispazju fuq il-kont email tiegħek imma wkoll tagħmel inbox aktar nadifa tiegħek. Huwa mod tajjeb ħafna biex jikkategorizzaw konversazzjonijiet relatati ma 'proġett speċifiku (eż Proġett X) jew skop (eż Dokumenti Ivvjaġġar). Dan il-mod, inti se istantanjament taf fejn tfittex l-email speċifika.
- Tiżdied il-produttività: billi emails mifthiema b'mod sistematiku, inti ser ikunu jistgħu jattendu għal dawk importanti l-ewwel u jittrattaw bl-inqas importanti meta inti liberu. Wara dawn l-emails awtomatikament magħżula hija wkoll konvenjenti għal ħafna nies minħabba li jnaqqas il-battikata li jagħmlu dan manwalment.
- Irkupru mid-Diżastri: għandek aċċidentalment imsaħ out kollha ta 'emails tiegħek, tista' sserraħ rasek li inti tista 'tikseb dawk importanti lura mill arkivju email tiegħek. Huwa l-aktar mgħaġġel u eħfef mod biex terġa 'data tiegħek.
Parti 2: Kif Biex Żomm Your Email Arkivjar
Huwa Microsoft Outlook tiegħek f'daqqa naqas għal jitkaxkru excruciating u email sempliċi jieħu żmien twil biex jibgħat? Dan huwa probabbilment minħabba mailbox tiegħek sar akbar b'mod sinifikanti. Biex jiċċekkja kemm minfuħ mailbox tiegħek hija, kull ma għandek bżonn tagħmel hu li jmur File> Folder> Properties> Ħażna - sussidjarjament, dritt ikklikkja kwalunkwe ta 'folders tiegħek u kklikkja fuq Properties meta l-għażla dropdown jidher.
Konvenzjonalment, Microsoft Outlook awtomatikament iżomm email arkivjar tiegħek Punti Imħassar , Oġġetti Jintbagħtu , kif ukoll skada Kompiti u Kalendarju oġġetti. Madankollu, jekk inti tirċievi mijiet ta 'emails kuljum, inti tista' tixtieq li twaqqaf jikkmanda email arkivjar biex jimmaniġġjaw tiegħek mailbox Microsoft Outlook.
Hawn huma l-passi ħames biex jistabbilixxu settings Auto Arkivju tal tiegħek:
- Oħloq folders lokali ġodda sabiex jidderieġu ġdid Archived Mail
Sib Fuq My Computer u dritt ikklikkja fuqha. Agħżel New Folder u isem li bih xieraq. Jekk inti ma tistax issib dan, jista 'jkollok verżjoni anzjani ta' Microsoft Outlook - f'dan il-każ, tagħżel File> Archive u jibdlu d-data taħt il- punti Arkivju anzjani minn ... għażla.
- Oħloq Regola ġdida Arkivjar
Li tistabbilixxi regola ġdida, ikklikkja fuq Għodod> Regoli u tagħżel Skambju mill- fuq il-kompjuter tiegħi segment. Sib il- + buttuna fil-qiegħ tat-tieqa u kklikkja fuqha. Isem il-Regola Arkivjar ġdida xieraq.
- Iddetermina l-perjodu ta 'żmien u folders destinazzjoni
Ikklikkja l- Meta messaġġ ġdid tasal tab u jiddefinixxu l- Data Irċieva u jagħmel dan li ġej azzjonijietkif xieraq. Ikklikkja l- Iffaċilitati kaxxa kontroll u kklikkja OK . Jekk għandek verżjoni anzjani ta 'prospetti Microsoft, mur Għodod> Options> Ieħor> Auto Arkivju biex jagħmlu dawn il-bidliet.
- Tapplika r-regola ġdida dwar folders email eżistenti
Issa li inti għandek twaqqaf din ir-Regola ġdida Arkivjar għal messaġġi ġodda, japplikaw għall-emails qadim tiegħek ukoll. Biex tagħmel dan, jenfasizzaw il-folder posta u mur Messaġġi > R ules biex jattiva regola speċifika.
- Aċċess għall-messaġġi email arkivjati
Inti issa għandhom ikunu kapaċi li tinnota li hemm spazju għall-ħażna aktar fuq mailbox tiegħek. Biex tikseb l arkivju email tiegħek, biss tfittex għalihom fuq il-kolonna tan-naħa tax-xellug meta l-folders huma. Dawn issa għandhom ikunu taħt il Fuq My Computer folder.
Parti 3: Tips & Tricks Għall Email Arkivjar
Hawn huma xi tips u tricks biex jagħmlu arkivjar email jaħdem aħjar għalik:
- Personalize sistema ta 'filing tiegħek. Dan ma jfissirx jekk is-sistema taħdem għall-ħabib tiegħek, se jaħdmu għalik għaliex hemm tliet tipi ta 'nies f'dan ir-dinja: Searchers , filers u Taggers . Searchers ma tagħmel organizzattiv ħafna minħabba li jemmnu li l-għodda ta 'tiftix hija aqwa ħabib tagħhom. Nies li jemmen li kollox għandu l-post speċifiku tagħha huma msejħa filers . Taggers huwa l-wild imħabba ta 'tnejn - li jqiegħdu emails fil-fajls aktar ġenerali u jippreferi li tfittxija minn hemm.
- Organizza tiegħek Oġġetti Jintbagħtu sabiex inti tista 'faċilment isibu l-email li l-mittent huwa konvint li inti ma mibgħuta.
- Jagħmlu tiegħek Regoli Arkivjar jaħdmu għalik. Inti issa tkun taf l-mudell ta 'emails deħlin u ħerġin tiegħek - jużaw dan l-għarfien biex jippersonalizzaw regoli tiegħek. Dan għandu jimminimizza l-ammont ta 'xogħol manwali, ser ikollok bżonn tagħmel.
- Isem folders tiegħek bħala ċara kemm jista 'jkun. Dan huwa sabiex inti ma tinsa dak li attwalment mitlub servizz tal-email tiegħek biex jifirdu u arkivju f'kull folder.
- Ħassar emails mhux mixtieqa hekk kif tasal. Aħjar minn hekk, unsubscribe f'fuljetti ta 'tagħrif li m'għadhomx ta' interess għalik.
Kif tistgħu taraw, l-organizzazzjoni tal-posta elettronika tiegħek hija biċċa kejk. Sure, huwa battikata fl-ewwel biex setup fornitur email tiegħek li żżomm arkivjar email għalik. Madankollu, ladarba ikollok jibda jaħdem, se jkun super utli u se jiffrankaw ammont abbundanti ta 'żmien.
