ईमेल संग्रहित , संकलन, तशीच आणि ई-मेल वाहतूक प्राप्त किंवा वैयक्तिक, संस्था किंवा सदस्यता घेतली सेवा पाठविले गटात वग च्या स्वयंचलित कृती आहे. या सराव लांब अनेक संस्था दत्तक आले आहे - कर्मचारी सोपे वापरले जाऊ शकते असे गोपनीय मेल संभाषणे साठवायची शोधण्यासाठी व्यवस्थापक सोपे वार्षिक ऑडिट आणि वकील माहिती शोधण्यासाठी शोधण्यासाठी सोपे प्राप्त करा व व्यवसाय ईमेल दरम्यान relayed माहिती पुनर्प्राप्त करण्यासाठी जातं, अंतर्गत तपास आणि बाह्य वाद मदत.
थोडक्यात, ई-मेल संग्रहित स्वच्छ आणि व्यवस्थापित करणे सोपे आपल्या इनबॉक्समध्ये ठेवते. अनेक नाही लोक त्यांच्या वैयक्तिक ईमेल संग्रहित करण्याचा सराव करा का एक आश्चर्य आहे. कॉर्पोरेट ईमेल संग्रह सहसा चुंबकीय टेप व डिस्क मध्ये अरेजवर साठवले जातात करताना, सर्वात वैयक्तिक ईमेल संग्रह ढग मध्ये ठेवले आहेत. ईमेल तो एक विशिष्ट माहिती शोधण्यासाठी जलद होईल जेणेकरून पद्धतशीरपणे या संग्रह अनुक्रमित आहेत.
आपण ईमेल संदेश सोबत संग्रहित करू शकता की अनेक गोष्टी आहेत. सर्वात महत्वाचे ईमेल संलग्नक व त्याचे संबंधित मेटाडेटा होईल. याव्यतिरिक्त, आपण देखील संग्रहण कॅलेंडर, संपर्क, नोट्स आणि इन्स्टंट संदेश करू शकता.
भाग 1: आपण आपल्या ईमेल ठेवणे आवश्यक आहे का सुरक्षितपणे संग्रहित आणि सहज प्रवेश
आपण घरी आणि काम ईमेल संग्रहित सुरू का कारणे भरपूर आहेत. येथे आमच्या वरच्या 5 कारणे आहेत:
- साठवण: आपले ईमेल इनबॉक्स आपल्या दैनंदिन व्यवसाय आणि वैयक्तिक संवाद केंद्र आहे - विशेषत: आता आपण अनेक डिजिटल सेवा सामाजिक मीडिया खाते, कॅलेंडर, संपर्क, प्रकल्प व्यवस्थापन व्यवस्थापक इ उदा सह समक्रमित करण्यासाठी संग्रहित आपल्या डिजिटल संचयन अनुकूल करू शकता सक्षम आहे की आपण आपल्या ईमेल वर शोध सक्षम असेल जेणेकरून जागा प्रभावीपणे इनबॉक्स.
- अनुपालन: आपल्या इनबॉक्स मध्ये माहिती शोधणे जाचक जाऊ शकते आणि वेळ घेणारे. काही कंपन्या सरकारकडून ते सहज प्राप्त केले जाऊ शकते, जेणेकरून एक तपास आवश्यक असेल तेव्हा त्यांच्या इलेक्ट्रॉनिक संचार संग्रहण कर्मचारी आवश्यक आहे. कर दाखल हंगामामुळे पुन्ह तेव्हा व्यक्तींच्या हे उपयुक्त आहे.
- ईमेल व्यवस्थापन: येणारे आणि जाणारे ईमेल संचयित आणि अनुक्रमणिका प्रक्रिया स्व होईल आपले ईमेल खाते स्थान जतन नव्हे तर आपल्या इनबॉक्समध्ये क्लिनर. तो एक विशिष्ट प्रकल्प (उदा प्रकल्प एक्स) किंवा उद्देश (उदा प्रवास दस्तऐवज) संबंधित संभाषणे वर्गीकरण करण्याचा एक चांगला मार्ग आहे. हे मार्ग, आपण त्वरित जेथे विशिष्ट ईमेल पाहणे माहित आहे.
- उत्पादकता वाढविण्यासाठी: ईमेल पद्धतशीरपणे बाहेर लावलेले येत, आपण प्रथम महत्वाचे विषयावर हजर राहून तुम्ही मुक्त आहात तेव्हा किमान महत्वाचे सामोरे सक्षम असेल. स्वयंचलितपणे क्रमवारी लावली या ईमेल येत तो स्वतः तो करत भांडण कमी म्हणून देखील अनेक लोक सोयीस्कर आहे.
- आपत्ती पुनर्प्राप्ती: आपण चुकून आपले ईमेल सर्व पुसून पाहिजे, आपण आपले ईमेल संग्रहण परत महत्वाचे विषयावर मिळवू शकता की खात्री बाळगता येते. तो आपल्या डेटा पुनर्संचयित करण्यासाठी एक जलद आणि सोपा मार्ग आहे.
भाग 2: आपला ईमेल संग्रहित ठेवा कसे
आपल्या मायक्रोसॉफ्ट आउटलुक अचानक एक तीव्र क्रॉल गती मंदावली होती आणि एक साधा ईमेल पाठवावेत बराच वेळ लागतो? कारण आपल्या मेलबॉक्समध्ये लक्षणीय जड झाले आहे हे कदाचित. आपला मेलबॉक्स किती फुगलेला तपासण्यासाठी, आपण हे करणे आवश्यक सर्व जा आहे फाइल> फोल्डर> गुणधर्म> स्टोरेज - वैकल्पिकरित्या, आपली फोल्डर कोणत्याही उजवे-क्लिक करा आणि वर क्लिक करा गुणधर्म ड्रॉप डाउन पर्याय दिसते तेव्हा.
पूर्वनिर्धारीतपणे, Microsoft Outlook आपोआप आपल्या संग्रहित ईमेल ठेवते हटवलेले आयटम , प्रेषित आयटम्स , तसेच कालबाह्य कार्ये आणि दिनदर्शिका आयटम. तथापि, आपण दररोज ईमेल शेकडो प्राप्त केले तर, आपण आपल्या Microsoft Outlook मेलबॉक्स व्यवस्थापित करण्यासाठी ईमेल संग्रहित आदेश सेट करू शकता.
येथे आपल्या स्वयं संग्रहण सेटिंग्ज सेट करण्यासाठी पाच पायऱ्या आहेत:
- थेट नवीन संग्रहित मेल नवीन स्थानिक फोल्डर तयार करा
शोधा माझ्या संगणकावर आणि त्यावर राईट क्लिक करा. निवडा नवीन फोल्डर आणि योग्य ते नाव. आपण या शोधू शकत नाही, तर आपण Microsoft Outlook जुनी आवृत्ती असू शकतो - या प्रकरणात, निवडा फाइल> संग्रहित आणि अंतर्गत तारीख बदलू पेक्षा ... जुन्या संग्रहण आयटम पर्याय.
- नवीन संग्रहित नियम तयार करा
एक नवीन नियम स्थापन करण्यासाठी, वर क्लिक करा साधने> नियम निवडा एक्सचेंज पासून माझ्या संगणकावर विभाग. शोधा + विंडोच्या तळाशी बटण आणि त्यावर क्लिक करा. योग्य नवीन संग्रहित नियमाचे नाव.
- कालावधी ठरवा आणि गंतव्य फोल्डर
क्लिक करा एक नवा संदेश आला टॅब आणि व्याख्या प्राप्त झाल्याची तारीख आणि खालील का क्रियात्यानुसार. क्लिक करा सक्षम चेक बॉक्स वर क्लिक करा ओके . आपण Microsoft Outlook जुनी आवृत्ती असेल, तर जा साधने> पर्याय> इतर> स्वयं संग्रहण हे बदल करू.
- विद्यमान ईमेल फोल्डर नवीन नियम लागू करा
आता आपण नवीन संदेश या नवीन संग्रहित नियम सेट केलेला, तसेच आपले जुने ईमेल लागू. हे करण्यासाठी, मेल फोल्डर प्रकाशित करा आणि जा संदेश > आर ules विशिष्ट नियम सक्रिय करण्यासाठी.
- संग्रहित ईमेल संदेश प्रवेश
आता आपण आपल्या मेलबॉक्समध्ये वर अधिक संचयन आहे की लक्षात सक्षम असावे. आपला ई-मेल संग्रहित करण्यासाठी प्राप्त करण्यासाठी, फक्त जेथे फोल्डर आहेत डाव्या स्तंभ त्यांना शोधणे. ते आता अंतर्गत असावी माझ्या संगणकावर फोल्डर.
भाग 3: टिपा आणि युक्त्या ईमेल संग्रहित साठी
येथे ई-मेल संग्रहित आपण अधिक चांगले कार्य करण्यासाठी काही टिपा आणि युक्त्या आहेत:
- आपल्या दाखल प्रणाली वैयक्तिकृत करा. : तो एक प्रणाली आपल्या मित्र कार्य करते तर, तो आपल्यासाठी कार्य करेल या जगात लोक तीन प्रकार आहेत कारण याचा अर्थ असा नाही शोधकांनी , Filers आणि Taggers . शोध त्यांनी विश्वास ठेवला कारण शोध साधन त्यांच्या सर्वोत्तम मित्र आहे जास्त आयोजन करू नका. सर्वकाही त्याच्या विशिष्ट ठिकाणी आहे असा विश्वास लोकांना म्हटले जाते Filers . Taggers दोन्ही प्रेम मुलगा आहे - ते अधिक सामान्य फायली ईमेल ठेवले आणि तेथे शोध पसंत.
- आपल्या आयोजित प्रेषित आयटम्स आपण सहजपणे प्रेषक सहमत आहे की आपण पाठविले नाही ईमेल शोधू शकता जेणेकरून.
- आपल्या करा संग्रहित नियम आपल्यासाठी कार्य. आपण आता आपल्या येणारे आणि जाणारे ईमेल नमुना माहित पाहिजे - आपल्या नियम सानुकूलित करण्यासाठी ही ज्ञान वापरा. ही पुस्तिका काम रक्कम आपण काय करणे आवश्यक आहे कमी होईल.
- शक्य स्पष्ट म्हणून आपल्या फोल्डर नाव. आपण प्रत्यक्षात प्रत्येक फोल्डर सॉर्ट करण्यासाठी आपल्या ईमेल सेवा आणि संग्रहण सांगितले आहे काय विसरू नका, जेणेकरून आहे.
- म्हणून लवकरच आला अवांछित ईमेल हटवा. उत्तम अद्याप आपल्याला व्याज यापुढे की वृत्तपत्रे सदस्यत्व रद्द.
तुम्ही पाहू शकता, आपली इलेक्ट्रॉनिक मेलबॉक्स आयोजन केक एक तुकडा आहे. आपली खात्री आहे की, तो आपण ईमेल संग्रहित ठेवण्यासाठी आपल्या ईमेल प्रदाता सेटअप करण्यासाठी प्रथम येथे एक भांडण आहे. तथापि, आपण ते सुरू आहे एकदा, तो सुपर उपयुक्त होईल आणि आपण वेळ विपुल रक्कम जतन होईल.
