И-мэйл Архивын , барьж хадгалах, и-мэйл хөдөлгөөний хүлээн авсан, эсвэл хувь хүн, байгууллага, захиалсан үйлчилгээний илгээсэн ангилах нь автомат үйлдэл юм. Энэ нь практик урт олон байгууллагын баталсан байна - ажилтнууд үүнийг ашиглаж болно нууц и-мэйл яриа хадгалах хялбар олж менежер тэр жилийн аудит, өмгөөлөгчдөд зориулсан мэдээлэл хайх хялбар олж, энэ нь илүү хялбар авах, бизнес и-мэйл хооронд дамжуулна мэдээллийг сэргээх олж дотоод судалгаа, гадаад маргааныг туслах.
Товчоор хэлбэл, и-мэйл архивлах, цэвэр, удирдахад хялбар таны Ирсэн хадгалж байдаг. Энэ нь яагаад олон биш хүмүүс энэ нь тэдний хувийн имэйл архивлах дадлага хийх гайхамшиг юм. Аж ахуйн нэгжийн и-мэйл архив нь соронзон хальснууд болон дискний массив дээр хадгалагдаж байдаг боловч ихэнх нь хувийн и-мэйл архив үүлэн дотор хадгалагдаж байдаг. Энэ нь тодорхой мэдээлэл хайх хурдан байх нь тийм и-мэйл Эдгээр архивт системтэйгээр индексжүүлсэн байна.
Та и-мэйл мессеж хамт архивлах болох хэд хэдэн зүйл байдаг. хамгийн чухал и-мэйл хавсралт болон түүнтэй холбоотой мета өгөгдөл байж болох юм. Түүнээс гадна, та бас архив хуанли, харилцах, тэмдэглэл, шуурхай зурвасууд болно.
1-р хэсэг: Та яагаад Таны и-мэйл байлгах хэрэгтэй аюулгүйгээр Архивлагдсан, хүртээмжтэй
Та гэртээ болон ажил дээрээ и-мэйл архивлагдах хийх ёстой шалтгаан нь олон байдаг. Энд манай шилдэг 5 шалтгаан нь:
- Хадгалалт: Таны и-мэйл ирсэн имэйл таны өдөр тутмын бизнесийн болон хувийн харилцааны төв юм - ялангуяа одоо энэ Архивын таны дижитал хадгалах оновчтой болно дижитал үйлчилгээ нийгмийн хэвлэл мэдээллийн данс, хуанли, харилцаа холбоо, төслийн удирдлагын менежер гэх мэт гэх мэт та нарын ихэнх нь синхрон боломжтой юм сансрын ингэснээр та өөрийн и-мэйл дээр хайлт хийх боломжтой болно үр дүнтэй ын Inbox.
- Дагаж мөрдөх: Ирсэн имэйл дэх мэдээллийг олж татвар, цаг хугацаа шаардсан болно. Зарим компаниудын хувьд, Засгийн газар мөрдөн шалгах шаардлагатай үед маш амархан татаж авах боломжтой өөрсдийн цахим харилцааг архивлах ажилтан шаарддаг. Татварын анхдагч улиралд гэхэд эргэлдэж байх үед хувь хүмүүс энэ ашигтай олох болно.
- И-мэйл менежмент: орж ирж байгаа болон гарч байгаа и-мэйл нь хадгалах, индексжүүлэх үйл явцыг автоматжуулах нь зөвхөн таны и-мэйл дансанд зай хэмнэх боловч бас таны ирсэн имэйл цэвэрхэн болгодог. Энэ нь тодорхой төсөл (жишээ нь, төслийн X), эсвэл зорилго (жишээ нь аялалын бичиг баримт) холбоотой яриа ангилах нь шилдэг арга юм. Энэ арга нь, та даруй үед тодорхой мэйлийг харах боломжтой болно.
- Бүтээмжийг нэмэгдүүлэх: и-мэйл системтэйгээр ангилсан байснаар та эхлээд чухал ач холбогдолтой хүмүүст оролцож, та нар чөлөөтэй үед хамгийн чухал шийдвэрлэх боломжтой болох юм. Энэ нь гараар хийх эмхэтгэхэд төвөгтэй бууруулдаг эдгээр и-мэйл автоматаар эрэмбэлэгдсэн байх нь олон хүмүүсийн хувьд тохиромжтой байдаг.
- Гамшгийн нөхөн сэргээх: та санамсаргүйгээр өөрийн и-мэйл бүх устгачих ёстой, Хэрэв та өөрийн и-мэйл архиваас буцаж чухал хүмүүсээ авч болно гэдэгтээ итгэлтэй байж болно. Энэ нь таны өгөгдлийг сэргээх нь хамгийн хурдан бөгөөд хялбар арга юм.
2-р хэсэг: Таны И-мэйл хаяг Архивын байлгах вэ
Таны Microsoft Outlook гэнэт алдахын зовлонг мөлхөж удааширч, энгийн и-мэйл гарч илгээх нь урт удаан цаг хугацаа хэрэгтэй байна уу? Таны шуудангийн хайрцаг ихээхэн хүнд болж байна, учир нь энэ байж болох юм. Таны шуудангийн хайрцаг хэр хавдсан шалгахын тулд та юу хийх хэрэгтэй л явж байна Файлын> Folder> Properties> Хадгалалт - Эсвэл таны хавтас аль нэг баруун товшино уу, дээр товшино уу Properties Унждаг сонголт гарч ирэх үед.
Анхдагч байдлаар, Microsoft Outlook нь автоматаар таны архивлах и-мэйл хадгалж устгасан зүйлсийг , явуулсан зүйлийг , түүнчлэн хугацаа дууссан асуудлууд болон Хуанли зүйлсийг. Гэсэн хэдий ч, та өдөр бүр и-мэйл хэдэн зуун хүлээн авбал, та Microsoft Outlook шуудангийн хайрцаг удирдахын тулд и-мэйл архивын тушаалуудыг тохируулах хүсэж болох юм.
Энд таны Авто архив-ийн тохиргоог тохируулах таван алхам байдаг:
- Шинэ Архивлагдсан мэйл шууд шинэ орон хавтас үүсгэх
хай миний компьютер дээр , дээр нь баруун дарна уу. Сонгох шинэ хавтас зохих нэрлэх. Хэрэв та энэ олж чадахгүй бол, та Microsoft Outlook-ийн хуучин хувилбарыг байж болно - энэ тохиолдолд, сонгоод Файл> Archive болон доор өдрийг өөрчилж илүү ... хуучин Архив зүйлсийн сонголт.
- Шинэ Архивын дүрмийг үүсгэхийн
, шинэ дүрмийг бий болгох дээр товшино хэрэгсэл> дүрэм , сонгох бирж нь миний компьютер дээр сегмент. Хай + цонхны доод талд товчлуур дээр нь дарна уу. Зохих ёсоор шинэ Архивын дүрмийг нэр.
- Цаг хугацааг тодорхойлж, очих хавтас
дээр дарж шинэ зурвас ирсэн үед чихийг тодорхойлоход хүлээн авсан огноо болон доор дурдсаныг хийх хэрэгтэй арга хэмжээдагуу. Дээр дарна уу идэвхжсэн шалгах хайрцгийг дарна уу OK . Хэрэв та Microsoft Outlook-ийн хуучин хувилбарыг байгаа бол, очиж хэрэгсэл> Сонголт> Бусад> Авто архивын эдгээр өөрчлөлтийг хийж байна.
- Одоо байгаа и-мэйл доторх фолдерууд дээр шинэ дүрмийг хэрэглэх
, одоо та шинэ гарахыг энэхүү шинэ Архивын дүрэм тохируулах гэж бас өөрийн хуучин и-мэйл үүнийг хэрэглэнэ. Үүнийг хийхийн тулд мэйл хавтас тодотгож, явах Мессеж > R ules тодорхой дүрмийг идэвхжүүлэхийн тулд.
- Архивлагдсан и-мэйл мессеж хандаж
Та одоо өөрийн захидлын хайрцгаас илүү хадгалах зай байгааг анзаарч чаддаг байх ёстой. Таны и-мэйл архивын авахын тулд зүгээр л хавтас нь зүүн гар багана дээр тэдний хайдаг. Тэд одоо дор байх ёстой My Computer-нд хавтас.
3-р хэсэг: И-мэйл архивлах зөвлөмжүүд & аргачлалууд
Энд и-мэйл архивлах танд илүү сайн ажиллуулахын тулд зарим нэг зөвлөгөө, заль мэх нь:
- Таны анхдагч системийг өөртөө. : Энэ систем нь таны найз ажил бол энэ дэлхийн ард түмний гурван төрөл байдаг, учир нь та нарын төлөө ажиллах болно гэсэн үг биш юм хайж, , Filers болон Taggers . Хайж, тэд хайлтын арга хэрэгсэл нь тэдний хамгийн сайн найз нь итгэдэг учраас их зохион байгуулах, хийж чадахгүй байна. Бүх зүйл нь тодорхой байр байна гэж үзэж байгаа хүмүүс гэж нэрлэдэг Filers . Taggers аль алиных нь хайр хүүхэд юм - тэд илүү ерөнхий файл дахь и-мэйл хийж, тэндээсээ хайлт илүүд үздэг байна.
- Таны зохион байгуулах Явсан зүйлсийг болохоор өөрийнхөө цуглуулгыг амархан захирах илгээгч та илгээсэн биш үү гэдэгт итгэлтэй байна мэйлийг олж болно.
- Таны Ид шид, Архивын дүрэм та нарын төлөө ажиллаж байна. Та одоо орж ирж байгаа болон гарч байгаа и-мэйл загварыг мэдэх ёстой - Таны дүрэм журмыг өөрчлөх энэхүү мэдлэгийг ашиглаж байна. Энэ нь та юу хийх хэрэгтэй болно гарын авлага ажлын хэмжээг багасгах болно.
- аль болох тодорхой өөрийн хавтас нэр. Энэ нь Та нар үнэндээ хавтас бүрт нь ангилахын тулд таны и-мэйл үйлчилгээ, архивыг хүссэн зүйлээ мартаж болохгүй юм.
- аль болох хурдан ирэхэд хүсээгүй имэйл устгах. Илүү сайн ч, танд нэг сонирхолтой байхаа больсон байдаг сонин нь захиалгаа цуцалж.
Таны харж байгаагаар, таны цахим шуудангийн хайрцаг зохион байгуулах бялууг нэг хэсэг юм. Мэдээж, энэ нь та нарын хувьд и-мэйл архивлагдах байлгахын тулд тохиргоо нь таны и-мэйл үйлчилгээ үзүүлэгч анхны үед төвөггүй юм. Гэсэн хэдий ч, та нар үүнийг эхлүүлж ажиллуулсныхаа дараа, энэ нь супер ашигтай байх болно, та нарт цаг Агаар хэмжээг хэмнэх болно.
