Е-пошта архивирање е автоматски чин на снимање, зачувување и категоризација на примена или испратена од страна на поединец, организација или претплатени услуги e-mail сообраќајот. Оваа практика одамна е усвоен од страна на многу организации - вработените им биде полесно да се добие и поврати информациите пренесени помеѓу бизнис пораки, менаџери сметаат дека е полесно да се бараат информации за годишни ревизии и адвокатите им е полесно да се зачува во тајност мејл разговори, кои може да се користи да им помогне на внатрешните истраги и надворешни спорови.
На кратко, е-мејл архивирање држи вашето сандаче чист и полесно да се справат. Тоа е чудно зошто многу луѓе не ни стане навика за архивирање на своите лични пораки направи. Додека корпоративните архиви Е-обично се чуваат на магнетни ленти и диск низи, повеќето лични е-мејл архиви се чуваат во облакот. Пораките се индексирани систематски во овие архиви, така што тоа ќе биде побрзо за пребарување на специфични информации.
Постојат неколку работи што можете да ги архивирате заедно со е-мејл пораки. Најважните ќе биде е-мејл додатоци и неговите поврзани метаподатоци. Покрај тоа, исто така можете да архива календари, контакти, белешки и инстант пораки.
Дел 1: Зошто треба да се сочува вашиот E-mail Безбедно Архивирани и лесно достапни
Постојат многу причини зошто треба да се изврши e-mail архивирање дома и на работа. Тука се нашите Топ 5 причини:
- Начин на чување: вашиот e-mail сандаче е центар на дневниот бизнис и лична комуникација - особено сега кога таа е во состојба да ги синхронизирате со многумина од вас дигитални услуги на пр предвид социјалните медиуми, календари, контакти, менаџер за управување со проекти и др Архивирање може да се оптимизира вашиот дигитален складирање простор, така што ќе бидете во можност да вршат пребарувања на вашата e-mail сандачиња ефективно.
- Усогласеност: наоѓање на информации во вашето сандаче може да се оданочување и одземаат многу време. За некои компании, Владата бара од вработените за архивирање на своите електронска комуникација, така што тие можат да се добијат лесно кога е потребно во истрагата. Поединци ќе се најде ова корисно кога даноци сезона ролни од.
- Управување со е-пошта: автоматизирање на процесот на складирање и индексирање на дојдовни и појдовни пораки не само што ќе се зачува простор на вашата e-mail сметка, но, исто така, направи вашето сандаче почист. Тоа е одличен начин за да се категоризираат разговори во врска со одредена проектот (на пр проект X) или намена (на пример, патни документи). На овој начин, вие веднаш ќе знаат каде да се погледне на специфични e-mail на.
- Зголемете ја продуктивноста: со тоа што пораки решат систематски, ќе бидете во можност да присуствуваат на важни оние прв и да се справат со најмалку важно кога ќе се бесплатни. Имајќи ги овие пораки автоматски се подредени исто така е погоден за многу луѓе како што се намалува се расправаме за тоа го правам рачно.
- Решавање на катастрофи: треба да случајно се избришат сите ваши пораки, можете да бидете сигурни дека можете да добиете на важни оние назад од вашата e-mail архива. Тоа е најбрзиот и најлесен начин да се врати на вашите податоци.
Дел 2: Како да одржите вашиот e-mail архивирање
Е вашиот Microsoft Outlook одеднаш забави на една ужасна индексирање и едноставен е-пошта е потребно долго време да се прати? Тоа е веројатно затоа што вашите сандаче стана значително потешки. Да се провери колку подуени вашето сандаче е, сите што треба да направите е да отидете на Датотека> Folder> Својства> Складирање - Или пак, десен-клик на било која од вашите папки и кликнете на Properties кога ќе се појави опција на паѓачкото мени.
Стандардно, Microsoft Outlook автоматски ги држи вашиот e-mail архивирање избришани предмети , Испратено Теми , како и истече задачи и календар предмети. Меѓутоа, ако се добиваат стотици пораки дневно, можеби ќе сакате да се постави е-мејл архивирање команди за управување со вашето сандаче Microsoft Outlook.
Еве пет чекори за да го поставите поставувања за автоматска Архивот:
- Креирај нова локалните папки да се насочи нови архивирани пошта
Најди на мојот компјутер и со десен клик на него. Изберете нова папка и името на таа соодветно. Ако не можете да го најдете на оваа, може да имате стара верзија на Microsoft Outlook - во овој случај, изберете Датотека> Архива и промена на датумот под предмети Архива постари од ... опција.
- Креирај нова Архивирање правило
да се воспостави ново правило, кликнете на Tools> Правила и изберете од вредност од на мојот компјутер сегмент. Најди ги + копчето на дното од прозорецот и кликнете на неа. Го именува новиот Архивирање Правило соодветно.
- Определува рокот и дестинација папки
Кликнете на Кога ќе пристигне некоја нова порака табот и дефинирање на датум на прием и направете го следново активностисоодветно. Кликнете на Enabled наога и кликнете OK . Ако имате стара верзија на Microsoft Outlook, одете на Алатки> Опции> Други> Авто Архива да се направи овие промени.
- Спроведување на новото правило на постоечките е-мејл фолдерите
Сега, кога ќе го поставите овој нов Архивирање Правило за нови пораки, се примени на вашиот стар пораки, како и. За да го направите ова, се потенцира папка за пошта и да одат на пораки > R ules да го активирате одредена власт.
- Пристап на архивирани мејл пораки
Сега би требало да биде во можност да се забележи дека има повеќе простор за складирање на вашето сандаче. Да се дојде до вашата e-mail архивирање, само да се погледне за нив на колона на левата страна каде што папки се. Тие сега треба да биде под на мојот компјутер папка.
Дел 3: Совети и трикови за е-мејл архивирање
Еве некои совети и трикови за да се направи е-мејл архивирање работи подобро за вас:
- Персонализирајте го вашиот поднесување систем. Тоа не значи дека ако системот работи за вашиот пријател, таа ќе работи за вас, бидејќи постојат три вида на луѓе во овој свет: Трагачи , filers и Taggers . Трагачи не се многу организирање, бидејќи тие веруваат алатка за пребарување е нивниот најдобар пријател. Луѓето кои смета дека се си има своја специфична место се нарекува filers . Taggers е дете на двете - тие се стави пораки во повеќе општи датотеки и сака да се бара од таму.
- Организирајте ги вашите Испратено Теми така што ќе може лесно да најдете е-мејл дека испраќачот е убеден дека не се испратени.
- Направете вашиот Архивирање Правила работат за вас. Сега треба да знаете моделот на вашите дојдовни и појдовни пораки - ги користат ова знаење да го прилагодите вашиот правила. Ова ќе го намали износот на мануелна работа ќе треба да се направи.
- Име вашите папки јасно како е можно. Ова е така што да не заборавиме она што всушност побараа вашиот сервис за електронска пошта да се најде решение и архива во секоја папка.
- Избришете несакани пораки веднаш штом ќе пристигне. Уште подобро, отпишување на билтенот кои веќе не се од интерес за вас.
Како што можете да видите, организирање на вашето електронско сандаче е по едно парче торта. Секако, тоа е кавга на прв да го подесите Вашиот email провајдер за да се задржи-мејл архивирање за вас. Меѓутоа, штом ќе ја имаат и трчање, тоа ќе биде супер корисни и ќе ви заштеди изобилен износ на време.
