Email Archiving dia ny mandeha ho azy ny fakàna asa, mitahiry ary manasokajy ny fifamoivoizana mailaka nalefan'ny nahazo na olona iray, na fikambanana nanao famandrihana fanompoana. Io fomba fanao Efa ela no nanangana ny maro ny fikambanana - ny mpiasa mahita azy mora kokoa ny ho retrieve ary sitrana vaovao Nampita eo amin'ny raharaham-barotra mailaka, mpitantana mahita azy mora kokoa ny mitady vaovao ho an'ny isan-taona fanaraha-maso sy ny mpahay lalàna mahita mora kokoa ny miaro tsiambaratelo mailaka resaka izay azo ampiasaina mba hanampiana fanadihadiana anatiny sy ivelany fifandirana.
Raha fintinina, mailaka archiving mitandrina ny Inbox madio sy mora kokoa ny mitantana. Izy io dia nahoana no tsy mahagaga raha maro ny olona hanao izany ho fahazarana mitahiry ny mailaka manokana. Raha orinasa mailaka Archives dia matetika voatahiry ao amin'ny horonam-peo sy ny kapila andriamby arrays, indrindra Email manokana Archives dia foana eo amin'ny rahona. Mailaka dia indexed amin'ny fomba ao amin'ireo tahirin ka dia ho haingana kokoa ny mitady vaovao manokana.
Misy zavatra maro izay afaka mitahiry miaraka amin'ny mailaka hafatra. Ny zava-dehibe indrindra ho mailaka sy ny kofehy mifamatotra mifandray Metadata. Ankoatra izany, dia azonao atao ihany koa ny tahiry kalandrie, fifandraisana, an-tsoratra sy ny hafatra avy hatrany.
Fizarana 1: Nahoana no ilaina ny mitandrina ny Email manana ahiahy arsiva Ary mora
Maro ireo antony tokony hanao archiving mailaka ao an-trano sy ny asa. Ireto ny ambony 5 antony:
- Fitehirizana: ny mailaka Inbox dia ny foiben'ny isan'andro ny raharaham-barotra sy ny fifandraisana manokana - indrindra fa ankehitriny fa afaka ny fampitahana matetika amin'ny maro aminareo nomerika haino aman-jery sosialy ohatra tolotra kaonty, kalandrie, fifandraisana, sns mpitantana tetikasa fitantanana Archiving dia afaka manatsara ny nomerika fitehirizana toerana mba ho afaka hanao fikarohana eo amin'ny mailaka inboxes amim-pahombiazana.
- Fanajana: fitadiavana fanazavana ao amin'ny Inbox dia azo nitaky sy ny mandany fotoana. Ho an'ny sasany orinasa, ny mpiasa mitaky ny governemanta mitahiry ny fifandraisana elektronika, mba hahafahany ho amin'i Wikibolana mora foana rehefa ilaina amin'ny fanadihadiana. Ny olona tsirairay dia hahita izany ilaina rehefa vanim-potoana famenoana hetra pahatonga ny.
- Email Management: automating ny mitahiry sy ny nirakitra anarana dingan'ny Narahi-mailaka sy sariaka dia tsy afa-toerana eo amin'ny kaonty mailaka fa koa ny Inbox ho madio kokoa. Izany dia fomba lehibe mba hanasokajiana-dresaka mikasika tetikasa iray manokana (ohatra Tetikasa X) na ny tanjona (oh: Travel Documents). Izany, dia ho avy hatrany mahalala ny toerana hitadiavana ny manokana amin'ny mailaka.
- Ampitomboy Famokarana: , rehefa nandamina avy amin'ny fomba mailaka, ianareo dia ho afaka ny hanatrika ny olona manan-danja voalohany sy hiatrika zava-dehibe raha ny kely indrindra Afaka ianao. Ny fananana ireo nandamina mailaka ho azy ihany koa mety ho an'ny olona maro araka ny mampihena ny manahirana ny mba hanao zavatra tanana.
- Voina Recovery: tokony nahy handripaka ny mailaka rehetra, dia afaka mahazo antoka fa afaka mahazo ny zava-dehibe olona indray amin'ny mailaka tahiry. Izy io dia ny fomba haingana sy tsotra indrindra mba hamerina ny tahirin-kevitra.
Fizarana 2: Ahoana no hitandrina ny Email Archiving
Moa ny Microsoft Outlook nihena tampoka ho amin'ny nanaintaina nandady sy tsotra mailaka maka ela handefa hiala? Izany angamba, satria ny mailbox lasa mavesatra be. Hijery ny fomba bloated ny mailbox dia ianareo rehetra tokony hataonao dia handeha File> Folder> Properties> Storage --tsy izany, marina-tsindrio misy ny lahatahiry ary tsindrio eo amin'ny Properties rehefa miseho ny dropdown safidy.
Ny toerana misy anao, Microsoft Outlook mailaka archiving mitandrina hatrany ny Fafao Items , Sent Items , niala aina ary koa ny asa sy ny Calendar zavatra. Na izany aza, raha mandray mailaka-jatony isan'andro, dia azonao atao ny hanorina mailaka archiving didy amin'ny fitantanana ny Microsoft Outlook mailbox.
Ireto ny dimy dingana mba hanangana ny Auto Archive ny toe-javatra:
- Hamorona lahatahiry vaovao eo an-toerana mba hitarika voatahiry vaovao Mail
Find eo an-tanako Computer sy hanindry bokotra havanan'ny totozy eo amboniny. Mifidiana New Folder sy anarana izany araka ny tokony. Raha toa tsy afaka mahita izany, dia mety manana zokiolona Microsoft Outlook dikan-- amin'ity tranga ity, voafantina File> Archive sy hanova ny daty ambanin'ny Archive zavatra zokiko ... safidy.
- Hamorona Archiving vaovao Fitsipika
Mba mametraka fitsipika vaovao, tsindrio eo amin'ny Tools> Fitsipika sy mifidy Exchange avy amin'ny eo an-tanako Computer ampahany. Tadiavo ireo + bokotra eo amin'ny farany ambany ny varavarankely, ary tsindrio eo amin'ny izany. Anarana ny vaovao araka ny tokony ho Archiving Fitsipika.
- Mamaritra ny vanim-potoana sy ny toerana lahatahiry
Tsindrio ny Rehefa tonga vaovao hafatra kiheba sy hamaritra ny Date Nahazo ary ve ireto manaraka ireto asamifanaraka amin'izany. Tsindrio ny nanampy maso boaty ary tsindrio OK . Raha manana dikan-Microsoft be taona fomba fijery, ka mankanesa any Tools> Options> hafa> Auto Archive hanao ireo fiovana.
- Ampiharo ny fitsipika vaovao amin'ny mailaka efa misy lahatahiry
Koa satria efa nanangana io Fitsipika Archiving vaovao ho an'ny vaovao hafatra, mampihatra azy io ny mailaka taloha koa. Mba hanaovana izany, manasongadina ny namany Sary fampirimana ka mankanesa any Messages > R ules hampavitrika ny fitsipika manokana.
- Miditra ny mailaka hafatra arsiva
Tokony izao ho afaka mahita fa misy zavatra hafa eo amin'ny toerana fitehirizana mailbox. Mba hahazoana ny mailaka tahiry, mitady fotsiny eo amin'ny ankaviany-tanana tsanganana misy ny lahatahiry ireo. Tokony ho eo ambany izao ny amin'ny Computer ny fampirimana.
Fizarana 3: Tips & Tricks Fa Email Archiving
Ireto misy soso-kevitra sy tetika mba hanao asa archiving mailaka tsara ho anao:
- Personalize ny famenoana rafitra. Tsy hoe raha misy rafitra miasa ho an'ny namanao, dia hataony ho anareo, satria misy karazany telo ny olona eto amin'ity tontolo ity: Searchers , Filers sy Taggers . Searchers tsy manao fandaminana be satria mino ny fitaovam-pikarohana ny tsara indrindra no namana. Ny olona izay mino fa ny zavatra rehetra dia manana ny toerany manokana dia antsoina hoe Filers . Taggers dia ny fitiavana zaza roa - napetrany mailaka ao amin'ny antontan-taratasy ankapobeny kokoa, ary naleony nitady niala teo.
- Arindrao ny Sent Items mba afaka mahita mora foana ny mailaka fa ny mpandefa dia resy lahatra fa tsy naniraka.
- Ataovy ny Archiving Fitsipika miasa ho anareo. Tokony ankehitriny dia fantatrao ny lamin 'ny Narahi sy sariaka mailaka - mampiasa izany fahalalana izany mba ampanjifaina ny fitsipikao. Izany dia hampihena ny habetsaky ny asa boky fampianarana dia mila hatao.
- Anarana ny lahatahiry araka izay mazava araka izay azo atao. Ny antony dia mba tsy manadino ny zavatra efa tena nangataka ny mailaka fanompoana ny manatsara sy Archive isaky ny fampirimana.
- Delete tsy ilaina mailaka raha vao tonga. Mbola tsara kokoa, serasera amin'ny Newsletters izay intsony ny liana ho anao.
Araka ny hitanareo, ny elektronika fandaminana mailbox dia tapa-mofo. Antoka, dia manahirana tamin'ny voalohany ny fanefena ny mailaka mpamatsy mba mailaka archiving ho anareo. Na izany aza, indray mandeha izany ianao ka nihazakazaka, dia ho faran'izay mahasoa sy hamonjy anao copious fe-potoana.
