E-pasta arhivēšana ir automatizēta akts uztvert, saglabāt un kvalificējot pasta satiksmes saņemti vai nosūtīti ar indivīdu, organizāciju vai parakstītā pakalpojumu. Šī prakse jau sen ir pieņemts daudzās organizācijās - darbiniekiem vieglāk iegūt un atgūt informāciju jokus starp biznesa e-pastus, vadītāji vieglāk meklēt informāciju par ikgadējo auditu un juristiem vieglāk saglabāt konfidenciālu e-pasta sarakstes, ko var izmantot lai palīdzētu iekšējo izmeklēšanu un ārējo strīdus.
Īsāk sakot, e-pasta arhivēšanas saglabā iesūtni tīru un vieglāk pārvaldīt. Tas ir brīnums, kāpēc daudzi cilvēki padara prakse arhivēt savu personīgo e-pastu. Kaut korporatīvo e-pasta arhīvus parasti tiek glabāti magnētiskās lentes un disku masīvus, lielākā personīgā e-pasta arhīvi tiek glabāti mākonī. E-pasti tiek indeksētas sistemātiski šajos arhīvos, lai tā būtu ātrāk, lai meklētu konkrētu informāciju.
Ir vairākas lietas, ko jūs varat arhivēt kopā ar e-pasta ziņojumus. Svarīgākais būtu e-pasta pielikumus, un ar to saistīto metadatu. Bez tam, jūs varat arī arhīva kalendāri, kontakti, piezīmes un tūlītējos ziņojumus.
1.daļa: Kāpēc jums ir nepieciešams saglabāt e-pasta Droši arhivēts un viegli pieejamu
Ir daudz iemeslu, kāpēc jums vajadzētu veiktu e-pasta arhivēšanu mājās un darbā. Te ir mūsu top 5 iemesli:
- Uzglabāšana: jūsu e-pasta iesūtne ir centrs jūsu ikdienas biznesa un personīgo komunikāciju - it īpaši tagad, kad tas ir iespējams sinhronizēt ar daudziem no jums digitālie pakalpojumi, piemēram, sociālo mediju kontu, kalendārus, kontaktpersonas, projektu vadības vadītājs utt arhivēšana var optimizēt savu digitālo krātuvi telpu tā, ka jums būs iespēja veikt meklēšanu savā e-pasta mapes efektīvāk.
- Atbilstība: atrast informāciju iesūtnē var aplikt ar nodokli, un laikietilpīga. Dažiem uzņēmumiem, valdība prasa darbinieku arhivēt to elektroniskās saziņas, lai viņi var iegūt viegli, ja nepieciešams, izmeklēšanas. Privātpersonas būs atrast šo noderīga, Nodokļu deklarācijas iesniegšanas sezona ruļļos ar.
- E-pārvaldība: automatizējot uzglabājot un indeksēšanas procesu ienākošo un izejošo e-pastus ne tikai ietaupīt vietu uz jūsu e-pasta kontu, bet arī padarīt jūsu iesūtni tīrāku. Tas ir lielisks veids, kā kategorizēt sarunas, kas attiecas uz konkrētu projektu (piemēram, Project X) vai mērķa (piem ceļošanas dokumentu). Tādā veidā, jūs uzreiz zināt, kur meklēt konkrētu e-pastu.
- Palieliniet produktivitāti: ar kuru e-pasta sakārtoti sistemātiski, jums būs iespēja ierasties uz svarīgākajiem tiem pirmais un tikt galā ar mazāk svarīgi, kad jūs esat brīvi. Ņemot šos e-pasta automātiski sakārtoti, ir arī ērta daudziem cilvēkiem, jo tas samazina problēmu darīt to manuāli.
- Katastrofu atgūšana: ja jūs nejauši noslaucīt visu jūsu e-pastu, jūs varat būt pārliecināti, ka jūs varat iegūt svarīgus tiem atpakaļ no sava e-pasta arhīvu. Tas ir ātrākais un vienkāršākais veids, lai atjaunotu datus.
2.daļa: Kā saglabāt e-pasta arhivēšana
Vai jūsu Microsoft Outlook pēkšņi palēninājās līdz mokošas rāpot un vienkārša e-pasta nepieciešams ilgs laiks, lai izsūtīt? Tas ir iespējams tāpēc, ka jūsu pastkaste ir kļuvis ievērojami lielāks. Lai pārbaudītu, cik uzpūsts jūsu pastkaste ir, viss, kas jums jādara, ir doties uz File> Mapes> Properties> Storage - pakārtoti, ar peles labo pogu noklikšķiniet jebkurā no jūsu mapes un noklikšķiniet uz Properties , kad parādās nolaižamo variants.
Pēc noklusējuma Microsoft Outlook automātiski saglabā e-pasta arhivēšanas savu Izdzēstie vienumi , Nosūtītie vienumi , kā arī beidzies uzdevumi un Kalendārs priekšmetus. Tomēr, ja jūs saņemat simtiem e-pastu katru dienu, jūs varat izveidot e-pasta arhivēšanas komandas, lai pārvaldītu jūsu Microsoft Outlook pastkastes.
Šeit ir pieci soļi, lai iestatītu savu Automātiskā arhivēšana iestatījumus:
- Izveidojiet jaunas lokālās mapes virzīt jaunu Arhivēts pasts
Atrast On My Computer un peles labo pogu noklikšķiniet uz tā. Izvēlieties Jauna mape un nosaukt to pienācīgi. Ja jūs nevarat atrast to, jums var būt vecāku versiju Microsoft Outlook - šajā gadījumā, izvēlieties File> arhīvu un mainīt datumu saskaņā ar arhīva priekšmetiem, kas vecāki par ... iespēju.
- Izveidot jaunu arhivēšana kārtulu
Lai izveidotu jaunu kārtulu, noklikšķiniet uz Rīki> Noteikumi un izvēlieties Exchange no laukuma On My Computer segmentā. Atrast + pogu apakšā loga, un noklikšķiniet uz tā. Nosaukums jaunu arhivēšana kārtulu pareizi.
- Noteikt laika periodu un mērķa mapes
noklikšķiniet uz Kad jauna ziņa cilni un noteikt saņemšanas datumu un veikt šādas darbībasattiecīgi. Noklikšķiniet Enabled rūtiņu un noklikšķiniet uz Labi . Ja jums ir vecāka versija, Microsoft Outlook, dodieties uz Tools> Options> Citi> Auto arhīvs darīt šīs izmaiņas.
- Piesakies jauno noteikumu par esošo e-pasta mapēm
Tagad, ka jums ir izveidot šo jauno arhivēšana kārtulu jaunus ziņojumus, piemērot to uz jūsu veco e-pastus, kā arī. Lai to izdarītu, iezīmējiet pasta mapi un doties uz Messages > R üles lai aktivizētu īpašu noteikumu.
- Piekļūstiet arhivētos e-pasta ziņojumus,
Jūs tagad vajadzētu būt iespējai pamanīt, ka ir vairāk vietas jūsu pastkastē. Lai nokļūtu jūsu e-pasta arhīvu, paskatieties uz viņiem kreisajā kolonnā, kur mapes ir. Viņi tagad būtu zem On My Computer mapē.
3.daļa: Padomi un triki Par e-pasta arhivēšanas
Šeit ir daži padomi un viltības, lai padarītu e-pasta arhivēšanas strādāt labāk, lai jūs:
- Personalizējiet savu kartotēkas. Tas nenozīmē, ka, ja sistēma darbojas savu draugu, tas darbosies jums, jo ir trīs veidu cilvēki šajā pasaulē: Meklētāji , Fīlers un taggers . Meklētājiem nedariet daudz organizēšanai, jo viņi uzskata, ka meklēšanas rīks ir viņu labākais draugs. Cilvēki, kuri uzskata, ka viss ir sava īpaša vieta tiek saukta Fīlers . Taggers ir mīlestība bērns gan - viņi liek e-pastus vispārīgākiem failus un izvēlas, lai meklētu no turienes.
- Kārtojiet Nosūtītie vienumi , lai jūs varētu viegli atrast e-pastu, ka sūtītājs ir pārliecināts, ka jums nav nosūtīts.
- Padariet savu arhivēšana Noteikumi strādāt jums. Tagad Jums jāzina modeli jūsu ienākošo un izejošo e-pastu - izmantot šīs zināšanas, lai pielāgotu savus noteikumus. Tas samazinātu summu, roku darbu, jums būs nepieciešams darīt.
- Nosauciet mapes, kā skaidrs, cik vien iespējams. Tas ir tā, ka jums nav aizmirst to, kas jums ir faktiski lūgusi savu e-pasta pakalpojumu, lai kārtotu un arhīvu katrā mapē.
- Dzēst nevēlamu e-pastu, tiklīdz tas pienāk. Vēl labāk, atrakstīties jaunumus, kas vairs nav no jūs interesēt.
Kā jūs varat redzēt, organizējot savu elektronisko pastkasti, ir gabals kūka. Protams, tas ir problēmu sākumā, lai setup savu e-pasta pakalpojumu sniedzēja, lai saglabātu e-pasta arhivēšanu jums. Tomēr, ja esat to uz augšu un darbojas, tas būs super noderīga un ietaupīt lielu daudzumu laiku.
