Paštas archyvavimas yra automatizuotas veiksmas užfiksuoti, išsaugoti ir kvalifikavo siųsti eismo gavo arba siunčiami individualiai, organizacijos ar pasirašyto paslaugų. Ši praktika jau seniai priimta daug organizacijų - darbuotojai lengviau gauti ir atkurti informaciją, susietą tarp verslo laiškus, vadybininkai lengviau ieškoti informacijos metinio audito ir teisininkų lengviau išsaugoti konfidencialią elektroninio pašto pokalbius, kurie gali būti naudojami pagalba vidaus tyrimų ir išorės ginčus.
Trumpai tariant, siųsti archyvavimo išlaiko savo pašto dėžutę švarus ir lengviau valdyti. Tai nenuostabu, kodėl nėra daug žmonių, kad ji taptų praktika archyvuoti savo asmeninius laiškus. Nors įmonių Siųsti archyvai paprastai saugomi magnetinėse juostose ir disko matricos, dauguma asmeninis elektroninio pašto archyvai saugomi debesyje. Parašyta sistemingai indeksuojami šių archyvuose taip, kad jis būtų greičiau ieškoti konkrečios informacijos.
Yra keletas dalykų, kad jūs galite archyvuoti kartu su elektroninio pašto pranešimus. Svarbiausia būtų elektroninio pašto priedus ir jos susijusi metaduomenys. Be to, taip pat galite archyvas kalendoriai, kontaktai, pastabos ir momentiniai pranešimai.
1 dalis: Kodėl jums reikia išlaikyti savo el Saugiai archyvuojami ir lengvai prieinamos
Yra daug priežasčių, kodėl jūs turėtumėte atlikti elektroninio pašto archyvavimo namuose ir darbe. Čia yra mūsų viršų 5 priežastys:
- Laikymas: Jūsų elektroninio pašto dėžutę yra jūsų kasdienį verslo ir asmeninio bendravimo centru - ypač dabar, kai ji gali sinchronizuoti su daugeliu iš jūsų skaitmeninių paslaugų, pvz socialinės žiniasklaidos sąskaitos, kalendoriai, kontaktai, projektų valdymo vadybininkas ir tt archyvavimas gali optimizuoti savo skaitmeninį saugojimą vietos, kad jūs galės atlikti paieškas savo elektroninio pašto dėžutes efektyviai.
- Atitikimas: rasti informaciją savo pašto dėžutę gali būti apmokestinti ir laiko. Kai kurios bendrovės, vyriausybė reikalauja darbuotojų archyvuoti savo elektroninę komunikaciją, kad jie gali būti grąžinami lengvai, kai to reikia atliekant tyrimą. Asmenys rasite tai naudinga, kai mokesčių padavimo sezono ritininis iki.
- Paštas valdymas: automatizuoti saugoti ir indeksavimo procesą įeinančius ir išeinančius laiškus bus ne tik sutaupyti vietos ant jūsų pašto dėžutę, bet taip pat padaryti savo dėžutę švaresnis. Tai puikus būdas kategorizuoti pokalbius, susijusius su konkrečiu projektu (pvz Project X) arba paskirtį (pvz Kelionės dokumentai). Tokiu būdu, jums bus iš karto žinoti, kur ieškoti konkretaus elektroninio pašto adresu.
- Padidinkite produktyvumą: turėdami laiškus sutvarkyti sistemingai, jums bus suteikta galimybė lankyti į svarbius tie pirmasis ir kovoti su mažiausiai svarbu, kai jūs esate laisvas. Atsižvelgdama į šiuos laiškus automatiškai rūšiuojami taip pat patogu daugeliui žmonių, nes ji sumažina daro rankiniu vargo.
- Disaster Recovery: turėtų netyčia sunaikinti visus savo laiškus, galite būti tikri, kad jūs galite gauti svarbiausi atgal iš savo elektroninio pašto archyvą. Tai greičiausias ir paprasčiausias būdas atkurti jūsų duomenis.
2 dalis: Kaip išlaikyti savo el archyvavimo
Ar jūsų "Microsoft Outlook staiga sulėtėjo į nepakeliamas nuskaitymo ir paprastas siųsti ilgai užtrunka išsiųsti? Tai tikriausiai todėl, kad jūsų pašto dėžutė tapo žymiai sunkesnis. Patikrinti, kaip ištinęs jūsų pašto dėžutė yra viskas, ko jums reikia padaryti, tai eiti į File> Aplankas> Nekilnojamasis turtas> Sandėliavimo - alternatyviai, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį iš savo aplankus ir spustelėkite Properties , kai atsiras išskleidžiamajame variantas.
Pagal nutylėjimą, "Microsoft Outlook" automatiškai išlaiko laišką archyvavimo savo ištrintus elementus , Išsiųsta , taip pat baigėsi Užduotys ir Kalendorius elementus. Tačiau, jei gauna šimtus laiškų per dieną, galbūt norėsite sukurti elektroninio pašto archyvavimo komandas valdyti savo Microsoft Outlook pašto dėžutę.
Štai penki žingsniai nustatyti automatinį archyvas nustatymus:
- Sukurti naują vietos aplankų nukreipti nauja Archyvas Paštas
Ieškoti Ant My Computer ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį. Pasirinkite Naujas aplankas ir pavadinkite ją tinkamai. Jei negalite rasti tai, jums gali turėti senesnę Microsoft Outlook - šiuo atveju pasirinkite File> Archyvas ir pakeisti datą pagal Archyvas daiktų vyresniems nei ... variantą.
- Kurti naują archyvavimo taisyklė
sukurti naują taisyklę, spauskite ant Tools> Taisyklės ir pasirinkite Exchange iš sąrašo ant mano kompiuterio segmente. Rasti + mygtuką lango apačioje ir paspauskite ant jo. Tinkamai pavadinti naują archyvavimo taisyklė.
- Nustatykite laiką ir paskirties aplankus
Spustelėkite Kai nauja žinutė atvyksta skirtuką ir apibrėžti gavimo data ir atlikite šiuos veiksmusatitinkamai. Spustelėkite Įjungta žymės langelį ir spustelėkite Gerai . Jei turite senesnę versiją "Microsoft Outlook", eikite į Tools> Options> Kita> Auto Archyvas daryti šiuos pakeitimus.
- Taikyti naują taisyklę esamų elektroninio pašto aplankus
Dabar, kad jūs turite sukurti naują archyvavimo taisyklė naujus pranešimus, taikyti jį į savo senus laiškus, taip pat. Norėdami tai padaryti, pažymėkite pašto aplanką ir pereiti prie Žinutės > R üles aktyvuoti specialią taisyklę.
- Prisijunkite prie archyvą elektroninius laiškus
dabar jums turėtų būti suteikta galimybė pastebėti, kad yra daugiau saugojimo vietos jūsų pašto dėžutę. Norėdami patekti į savo elektroninio pašto archyvą, tiesiog jų ieškoti kairėje stulpelyje kur aplankai. Dabar jie turėtų būti pagal mano kompiuteryje aplanke.
3 dalis: Patarimai ir gudrybės EMAIL archyvavimas
Štai keletas patarimų ir gudrybių, kaip padaryti el archyvavimo dirbti geriau už jus:
- Suasmeninkite savo padavimo sistemą. Tai nereiškia, kad jei sistema veikia jūsų draugas, jis bus dirbti jums, nes yra trys tipai žmonių šiame pasaulyje: Searchers , pildytojų ir przywieszek . Ieškotojams nereikia daryti daug organizuoti, nes jie tiki paieškos įrankis yra jų geriausias draugas. Žmonės, kurie tiki, kad viskas turi savo konkrečią vietą vadinami pildytojų . Przywieszek yra meilė vaikas tiek - jie įdėti laiškus bendresnių failus ir pageidauja ieškoti iš ten.
- Tvarkykite savo Išsiųsta taip, kad jūs galite lengvai rasti laišką, kad siuntėjas yra įsitikinęs, kad tu negali išsiųstas.
- Padarykite savo archyvavimas Taisyklės darbą už jus. Dabar jūs turėtumėte žinoti jūsų gaunamus ir siunčiamus laiškus modelis - naudoti šias žinias pritaikyti savo taisykles. Tai bus sumažinti rankinio darbo kiekį, jums reikės daryti.
- Pavadinimas savo aplankus aišku, kaip įmanoma. Taip yra todėl, kad jūs neturite pamiršti, ką jūs iš tikrųjų paprašė savo elektroninio pašto paslaugą rūšiuoti ir archyvą kiekvienoje aplanką.
- Ištrinti nepageidaujamus laiškus, kai jis atvyksta. dar geriau, atsisakyti biuletenius, kurie nebėra kaip jus sudominti.
Kaip matote, organizuoti savo elektroninę pašto dėžutę yra vieni juokai. Žinoma, tai yra ne pirmas, susikurti savo elektroninio pašto teikėjo vargo išlaikyti pašto archyvavimo jums. Tačiau, kai jūs turite jį ir veikia, tai bus super naudinga ir bus jums sutaupyti gausiai laiką.
