Wéi Deng Email Archivéieren ze halen

Email Archivéieren ass de automatiséiert Akt vun aus, konservativ an categorizing Mail Verkéier scho oder vun enger Privatpersoun, Organisatioun oder abonnéiert Service geschéckt. Dës Praxis ass laang vun villen Organisatiounen adoptéiert goufen - Mataarbechter fannen et einfach ze Informatiounen relayed tëscht Affär Mailen ze recuperéieren an opgebaut, Manager fannen et méi einfach fir Informatiounen fir alljährlechen audits zu Sich an Affekote fannen et einfach vertraulech Mail Gespréicher ze erhaalen dass benotzt gin kann intern Ënnersich an extern Meenungsverschiddenheeten zu Hëllef.

Bref, Email Archivéieren hält Är Inbox propper a méi einfach ze managen. Et ass e Wonner, firwat net vill Leit et eng Praxis maachen hir perséinlech Mailen ze Archiv. Iwwerdeems juristescher Mail Archiver normalerweis op Magnéitfeld Bänner an Scheif flamenden Ofgrond, stäerkste perséinlech Mail Archiver gespäichert gi sinn an der Wollek huet. Mailen sinn systematesch an dësen Archiver indexéiert sou datt et séier ginn hätt fir eng spezifesch Informatiounen ze sichen.

Et ginn e puer Saachen, déi Dir mat der Email Messagen Archiv kann. Déi wichtegst géif Mail Uschlëss an hir verbonne Metadate ginn. Ausserdeem, du kanns och Archiv Kalenner, Kontakter, Notizen a Direktnoriichten.

Deel 1: Firwat Dir braucht Är Email ze halen sécher universitär An accessible besonnesch

Et gi vill Grënn firwat Dir Mail Archivéieren doheem an Aarbecht Leeschtunge soll. Hei sinn eis Top 5 Grënn:

1. Stockage: Är Mail Inbox ass de Punkt vun daagdeeglechen Betrib a perséinlech Kommunikatioun - grad elo, datt et méiglech ass mat ze synchroniséiert vill vun Iech digital Servicer zB soziale Medien Kont, Kalenner, Kontakter, Projet Gestioun Manager asw Archivéieren Är digital Stockage optimiséieren kann Raum fir datt Dir gebass ginn Recherchen iwwert Är Email inboxes wierksam ze Leeschtunge.
   
   
2. Anhale: Informatiounen an Ärem Inbox fannen kann bestéieren an Zäit-opwänneg. Fir e puer Betriber, verlaangt d'Regierung Mataarbechter hir elektronescher Kommunikatioun ze Archiv fir datt kann se einfach Sensor gin wann an enger Enquête waren. Persounen fannt dës nëtzlech wann Steier Areeche Saison vun Pechpabeier.
   
   
3. Email Management: de raumen an chen, hiert Prozess vun Entréeën an erausginn Mailen automating wäert net nëmmen Plaz op Är E-Mail-Kont retten mee och Är Inbox propper maachen. Et ass eng flott Manéier Gespréicher zu Kategorie zu engem spezifesche Projet Liewewiesen (zB Project X) oder Zweck (zB Travel Dokumenter). Dës Aart a Weis, Iech direkt wëssen, wou de spezifeschen Mail Wanterschlof op.
   
   
4. Produktivitéit méi: duerch eng Mailen systematesch zortéiert eraus, wäert Dir gebass gin éischt un de wichtege mannste ze déplacéieren a mat der mannst wichteg vill wann Dir gratis sinn. Dësen Mailen automatesch zortéiert no ass och praktesch fir vill Leit wéi et de Stress vun mécht et manuell reduzéiert.
   
   
5. Katastroph geheelt: sollt Dir zoufälleg all är Emailen wëschen eraus, kënnt Dir Grondsteen ginn dass Dir de wichteg déi erëm aus Är Email Archiv kréien kann. Et ass eng déi also normal an einfachsten Är Donnéeën ze restauréieren.

Deel 2: Wéi Deng Email Archivéieren ze halen

Ass Äre Microsoft Ausbléck op eemol op eng blouf Gläichgesënnter aner Emstänn verwandelt an engem einfache Email ass eng laang Zäit eraus ze schécken? Dat ass wahrscheinlech well Är Mailbox vill ich ginn huet. Ze kontrolléieren, wéi bloated Är Mailbox ass, all dir musst ass bei Fichier> Dossier> Properties> Spëntchen - alternativ, riets-klickt all vun Ärer Classeure a klickt op Properties wann der Ausklapplëscht Optioun schéngt.

Par défaut, Microsoft Ausbléck hält automatesch Email Archivéieren Är Geläscht Artikelen , Iwwermëttelt Artikelen , wéi och ofgelaaf Démarchen an Kalenner heizou. Wann Dir honnerte vu Mailen kréien awer all Dag, vläicht wëllt Dir Mail Archivéieren commandéiert bis ageriicht op Är Microsoft Ausbléck Mailbox managen.

Hei sinn der fënnef Schrëtt Är Auto Archiv d'Astellungen ze Ariichten:

1. Schafen nei lokal Classeure fir nei universitär Mail direkten
   Bléck Op Mäi Computer a riets-klickt op et. Wielt New Dossier an Numm et Macaulay. Wann Dir dëst net fannen kann, kënnt dir eng al Versioun vu Microsoft Ausbléck hunn - an dësem Fall, wielt Fichier> Archiv an der Datum änneren ënnert dem Archiv Saache méi al wéi ... Optioun.
   
   
   
   
2. Schafen neier Archivéieren Rechtsstaat
   Fir eng nei Regel gedoe, klickt op Tools> Regelen a wielt Exchange aus dem Op Mäi Computer Segment. Op ee Bléck de + Knäppchen um ënnen vun der Fënster a klickt op et. Numm vum neie Archivéieren Rechtsstaat Macaulay.
   
   
   
   
3. Bestëmmen der Zäit Period an Destinatioun Classeure
   Klickt der Wann eng nei Message kënnt Reiter an definéieren de Datum Arnaque an Wëllt folgend Aktiounenanere Wierder. Klickt der Ugeschalt kontrolléieren Box a klickt OK . Wann Dir eng al Versioun vu Microsoft Usiichten hun, bei Tools> Optiounen> Aner> Auto Archiv dës Ännerungen ze maachen.
   
   
   
   
4. Gëllen déi nei Regel op bestehend Mail Classeure
   Elo datt Dir dëst neit Archivéieren Rechtsstaat ageriicht hunn fir nei Messagen, gëlle et op Är al Mailen och. Fir dëst ze maachen, Highlight der Mail Dossier an WEIDER Messagen > R ules engem spezifeschen Regel ze aktivéieren.
   
   
   
   
5. Zougang der archivéiert Mail Messagen
   Dir sollt elo konnt ginn zu Notiz, datt et méi Späicherplatz op Är Mailbox ass. Ze kréien op Är E-Mail-Archiv, kuckt just fir se op der rietser-Hand KOLONN wou d'Classeure sinn. Si sollen elo ënnert dem gin Op Mäi Computer Dossier.

Deel 3: Tipps & Tricks fir Email Archivéieren

Hei sinn e puer Tipps an Tricks fir Mail Archivéieren Aarbecht besser maachen fir Iech:

1. Personaliséiert Är Areeche System. Et heescht net wann e System fir Äre Kolleg schafft, ass et fir Iech Aarbecht well et dräi Zorte vu Leit an dëser Welt sinn: Searchers , Filers an Runner . Searchers do net vill Organisatioun well se der Sich Outil ass hir beschte Frënd gleewen. Leit, déi denkt, datt alles seng spezifesch Plaz huet si genannt Filers . Runner ass d'Léift Kand vun zwee - si Mailen Virsprong am méi allgemenge Fichieren a léiwer vun do ze sichen.
   
   
2. Organiséieren Är Iwwermëttelt Artikelen sou datt Dir einfach der Mail, déi um Expéditeur iwwerzeegt fannen kann ass dass Dir net geschéckt huet.
   
   
3. Maacht Äre Archivéieren Regelen fir Iech Aarbecht. Dir sollt elo d'Muster vun Ärer Entréeën an erausginn Mailen wëssen - benotzen dëst Wëssen Är Regelen ze asëtzen. Dëst wäert der Quantitéit vun manuell Aarbecht minimiséieren Dir maachen wäert brauchen.
   
   
   
   
4. Numm Är Classeure sou kloer wéi méiglech. Dat ass esou, datt Dir nët vergiessen, wat Dir gefrot eigentlech Är Email Service an all Dossier ze Zort an Archiv.
   
   
5. Läschen soubal onpassend Mailen wéi et ukënnt. Besser nach, QIBaseResult zu Newslettere dass net méi vun engem Iech interesséieren sinn.

Wéi Dir gesitt kann, Är elektronesch Mailbox Organisatioun ass e Stéck Kuch. Sécher, et ass e Stress um éischte ze charge Är Email Provider fir Iech Mail Archivéieren ze halen. Mä eemol Dir et an Lafen hunn, ass et super nëtzlech ginn a wäert Dir vergeet zevill Zäit retten.