Email ເກັບ ແມ່ນກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍອັດຕະໂນມັດຂອງການຍາດເອົາ, ປົກປັກຮັກສາແລະການຈັດປະເພດເຂົ້າຊົມ email ຮັບຫຼືສົ່ງໂດຍບຸກຄົນ, ອົງການຈັດຕັ້ງຫຼືບໍລິການສະຫມັກ. ການປະຕິບັດນີ້ໄດ້ຖືກຍາວໄດ້ຮັບຮອງເອົາໂດຍອົງກອນ - ພະນັກງານເຫັນວ່າມັນງ່າຍທີ່ຈະດຶງຂໍ້ມູນແລະກູ້ຄືນຂໍ້ມູນຂ່າວສານ relayed ລະຫວ່າງອີທຸລະກິດ, ຜູ້ບໍລິຫານເຫັນວ່າມັນງ່າຍໃນການຊອກຫາຂໍ້ມູນຂ່າວສານສໍາລັບການກວດສອບປະຈໍາປີແລະທະນາຍຄວາມເຫັນວ່າມັນງ່າຍທີ່ຈະປົກປັກຮັກສາການສົນທະນາອີເມລ໌ເປັນຄວາມລັບທີ່ສາມາດໄດ້ຮັບການນໍາໃຊ້ ເພື່ອຊ່ວຍການສືບສວນພາຍໃນແລະຂໍ້ຂັດແຍ່ງພາຍນອກ.
ໃນສັ້ນ, archiving ອີເມລ໌ໃຫ້ inbox ຂອງທ່ານສະອາດແລະງ່າຍຕໍ່ການຈັດການ. ມັນເປັນບອກວ່າເປັນຫຍັງບໍ່ມີຫຼາຍຄົນປະຊາຊົນເຮັດໃຫ້ມັນປະຕິບັດເພື່ອເກັບອີສ່ວນບຸກຄົນຂອງເຂົາເຈົ້າໄດ້. ໃນຂະນະທີ່ເກັບອີເມວຂອງອົງກອນປົກກະຕິແລ້ວຈະຖືກເກັບໄວ້ໃນເທບແລະທິວແຜ່ນແມ່ເຫຼັກ, ເກືອບທັງຫມົດຮວບຮວມອີເມວສ່ວນຕົວແມ່ນເກັບຮັກສາໄວ້ໃນການຟັງໄດ້. ອີກໍາລັງຈັດດັດສະນີເປັນລະບົບໃນການຮວບຮວມເຫຼົ່ານີ້ດັ່ງນັ້ນມັນອາດຈະເປັນໄວທີ່ຈະຄົ້ນຫາສໍາລັບຂໍ້ມູນສະເພາະໃດຫນຶ່ງ.
ມີຫຼາຍສິ່ງທີ່ທ່ານສາມາດສໍາເນົາຄຽງຄູ່ກັບຂໍ້ຄວາມອີເມລ໌ແມ່ນ. ສໍາຄັນທີ່ສຸດຈະເປັນໄຟລ໌ແນບອີເມລ໌ແລະ metadata ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຂອງຕົນ. ນອກຈາກນີ້, ທ່ານສາມາດເຮັດໄດ້ປະຕິທິນຍັງເກັບຊື່, ບັນທຶກແລະຂໍ້ຄວາມ.
ສ່ວນທີ 1: ເປັນຫຍັງທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ອີເມວຂອງທ່ານຢ່າງປອດໄພເກັບແລະເຂົ້າເຖິງໄດ້ງ່າຍ
ບໍ່ມີພໍສົມຂອງເຫດຜົນວ່າເປັນຫຍັງທ່ານຄວນຈະປະຕິບັດເກັບ email ຢູ່ເຮືອນແລະການເຮັດວຽກແມ່ນ. ທີ່ນີ້ເທິງ 5 ເຫດຜົນຂອງພວກເຮົາແມ່ນ:
- ການເກັບຮັກສາ: inbox ອີເມລ໌ຂອງທ່ານແມ່ນສູນກາງຂອງທຸລະກິດປະຈໍາວັນຂອງທ່ານແລະການສື່ສານສ່ວນບຸກຄົນ - ໂດຍສະເພາະໃນປັດຈຸບັນວ່າມັນແມ່ນສາມາດ sync ກັບຈໍານວນຫຼາຍຂອງທ່ານການບໍລິການດິຈິຕອນເຊັ່ນບັນຊີສັງຄົມສື່ມວນຊົນ, ປະຕິທິນ, ຕິດຕໍ່ພົວພັນ, ຜູ້ຈັດການບໍລິຫານໂຄງການແລະອື່ນໆເກັບສາມາດເພີ່ມປະສິດທິເກັບຮັກສາດິຈິຕອນຂອງທ່ານ ພື້ນທີ່ດັ່ງນັ້ນທ່ານຈະສາມາດປະຕິບັດການຊອກຫາຕ່າງໆກ່ຽວກັບອີເມວຂອງທ່ານ inboxes ປະສິດທິພາບ.
- ປະຕິບັດຕາມ: ຊອກຫາຂໍ້ມູນໃນ inbox ຂອງທ່ານສາມາດໄດ້ຮັບການຍື່ນແລະໃຊ້ເວລາຫຼາຍ. ສໍາລັບບາງບໍລິສັດ, ລັດຖະບານໄດ້ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ພະນັກງານທີ່ຈະຈັດເກັບການສື່ສານເອເລັກໂຕຣນິກຂອງເຂົາເຈົ້າດັ່ງນັ້ນເຂົາເຈົ້າສາມາດດຶງມາໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍໃນເວລາທີ່ຈໍາເປັນໃນການສືບສວນ. ບຸກຄົນທີ່ຈະພົບເຫັນນີ້ເປັນປະໂຫຍດໃນເວລາທີ່ລະດູການຍື່ນພາສີມ້ວນໂດຍ.
- ການຄຸ້ມຄອງອີເມລ໌: automating ການເກັບມ້ຽນແລະການຈັດດັດສະນີຂະບວນການຂອງອີລາຍຮັບແລະລາຍຈ່າຍຈະບໍ່ພຽງແຕ່ຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ໃນບັນຊີອີເມວຂອງທ່ານແຕ່ຍັງເຮັດໃຫ້ສະອາດ inbox ຂອງທ່ານ. ມັນເປັນວິທີທີ່ຍິ່ງໃຫຍ່ກັບການຕັດສິນການສົນທະນາທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບໂຄງການສະເພາະໃດຫນຶ່ງ (ຕົວຢ່າງ: ໂຄງການ X) ຫຼືຈຸດປະສົງ (ຕົວຢ່າງ: ເອກະສານການເດີນທາງ). ວິທີການດັ່ງກ່າວນີ້, ທ່ານໄດ້ທັນທີຈະຮູ້ບ່ອນທີ່ຈະຊອກຫາທີ່ອີເມລ໌ສະເພາະໃດຫນຶ່ງຢູ່.
- ເພີ່ມຜົນຜະລິດ: ໂດຍມີອີຮຽງອອກເປັນລະບົບ, ທ່ານຈະສາມາດທີ່ຈະເຂົ້າຮ່ວມການທີ່ສໍາຄັນຄັ້ງທໍາອິດແລະຈັດການກັບຄວາມສໍາຄັນຫນ້ອຍທຸກຄັ້ງທີ່ທ່ານມີອິດສະຫຼະ. ມີອີເມວເຫຼົ່ານີ້ຮຽງອັດຕະໂນມັດຍັງສະດວກສໍາລັບການຈໍານວນຫຼາຍປະຊາຊົນເປັນຈະຊ່ວຍລົດຄວາມຍຸ່ງຍາກຂອງການດໍາເນີນການດ້ວຍຕົນເອງໄດ້.
- Recovery ໄພພິບັດ: ທ່ານຄວນບັງເອີນເຊັດອອກທັງຫມົດຂອງອີເມວຂອງທ່ານ, ທ່ານສາມາດຫມັ້ນໃຈໄດ້ວ່າທ່ານສາມາດໄດ້ຮັບທີ່ສໍາຄັນກັບຄືນໄປບ່ອນຈາກເກັບອີເມວຂອງທ່ານ. ມັນເປັນວິທີການທີ່ໄວທີ່ສຸດແລະງ່າຍທີ່ສຸດໃນການຟື້ນຟູຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.
ສ່ວນທີ 2: ວິທີການຮັກສາອີເມວຂອງທ່ານເກັບ
ແມ່ນ Microsoft Outlook ຂອງທ່ານທັນທີທັນໃດການກົດຫນ່ວງການລົງກັບລວບລວມຂໍ້ມູນແສນສາຫັດແລະອີເມລງ່າຍດາຍໃຊ້ເວລາເປັນເວລາດົນນານເພື່ອສົ່ງອອກ? ນີ້ອາດຈະແມ່ນຍ້ອນວ່າ mailbox ຂອງທ່ານໄດ້ກາຍເປັນທີ່ສໍາຄັນຫນັກ. ການກວດສອບວິທີການ bloated mailbox ຂອງທ່ານແມ່ນ, ທັງຫມົດທີ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ເຮັດຕໍ່ໄປກໍ່ໄປ File> Folder> ຄຸນສົມບັດ> Storage - ທາງເລືອກ, ຈັດລໍາດັບຂອງແຟ້ມຂອງທ່ານແລ້ວໃຫ້ຄລິກໃສ່ ຄຸນສົມບັດ ໃນເວລາທີ່ເລືອກເລື່ອນລົງປະກົດວ່າ.
ຕັ້ງແຕ່ຕອນຕົ້ນ, Microsoft Outlook ອັດຕະໂນມັດເຮັດໃຫ້ອີເມລ໌ຂອງທ່ານເກັບ ລາຍລຶບ , ລາຍການສົ່ງ , ເຊັ່ນດຽວກັນກັບຫມົດອາຍຸ ວຽກ ແລະ ປະຕິທິນ ລາຍການ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ຖ້າຫາກວ່າທ່ານໄດ້ຮັບຫຼາຍຮ້ອຍຄົນຂອງອີປະຈໍາວັນ, ທ່ານອາດຈະຕ້ອງການທີ່ຈະສ້າງຕັ້ງຂຶ້ນຄໍາສັ່ງອີເມລ໌ເກັບໃນການຄຸ້ມຄອງ mailbox Microsoft Outlook ຂອງທ່ານ.
ເຄື່ອງມືທີ່ເປັນຫ້າຂັ້ນຕອນການຕັ້ງຄ່າການຕັ້ງຄ່າ Archive ອັດຕະໂນມັດຂອງທ່ານແມ່ນ:
- ສ້າງແຟ້ມທ້ອງຖິ່ນໃຫມ່ກັບບັນດາທິດໃຫມ່ Archived Mail
ຫາ ໃນຄອມພິວເຕີຂອງຂ້າພະເຈົ້າ ແລະມີສິດຄລິກໃສ່ມັນ. ເລືອກ Folder ໃຫມ່ ແລະຊື່ມັນຢ່າງເຫມາະສົມ. ຖ້າຫາກວ່າທ່ານບໍ່ສາມາດຊອກຫານີ້, ທ່ານອາດຈະມີສະບັບພາສາອາຍຸຂອງ Microsoft Outlook - ໃນກໍລະນີດັ່ງກ່າວນີ້, ເລືອກ File> Archive ແລະມີການປ່ຽນແປງວັນທີພາຍໃຕ້ ລາຍການຮວບຮວມອາຍຸກ່ວາ ... ທາງເລືອກ.
- ສ້າງກົດລະບຽບການເກັບໃຫມ່
ເພື່ອສ້າງຕັ້ງກົດລະບຽບໃຫມ່, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ Tools> ກົດລະບຽບ ແລະເລືອກ Exchange ຈາກ ໃນຄອມພິວເຕີຂອງຂ້າພະເຈົ້າ ຕອນ. ຊອກ + ປຸ່ມຢູ່ທາງລຸ່ມຂອງປ່ອງຢ້ຽມດັ່ງກ່າວແລະໃຫ້ຄລິກໃສ່ມັນ. ຊື່ກົດລະບຽບເກັບໃຫມ່ຢ່າງເຫມາະສົມ.
- ກໍານົດໄລຍະເວລາທີ່ໃຊ້ເວລາແລະແຟ້ມຈຸດຫມາຍປາຍທາງ
ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ໃນເວລາທີ່ຂໍ້ຄວາມໃຫມ່ມາຮອດ ແຖບແລະກໍານົດການ ວັນທີ່ໄດ້ຮັບ ແລະ ເຮັດໄດ້ປະຕິບັດຕາມ ການປະຕິບັດຕາມຄວາມເຫມາະສົມ. ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ເປີດ ກ່ອງກາເຄື່ອງຫມາຍແລະຄິກ OK . ຖ້າຫາກວ່າທ່ານມີສະບັບພາສາອາຍຸຂອງການຄາດຄະເນຂອງ Microsoft, ໄປ Tools> Options> ອື່ນ ໆ > Auto Archive ຈະເຮັດການປ່ຽນແປງເຫຼົ່ານີ້.
- ສະຫມັກຂໍເອົາລະບຽບໃຫມ່ກ່ຽວກັບແຟ້ມອີເມລ໌ທີ່ມີຢູ່ແລ້ວ
ໃນປັດຈຸບັນທີ່ທ່ານໄດ້ສ້າງຕັ້ງຂຶ້ນ Rule ເກັບນີ້ໃຫມ່ສໍາລັບຂໍ້ຄວາມໃຫມ່, ສະຫມັກຂໍເອົາມັນກັບອີອາຍຸຂອງທ່ານເຊັ່ນດຽວກັນ. ເພື່ອເຮັດສິ່ງນີ້, ຍົກໃຫ້ເຫັນໂຟເດີຈົດຫມາຍແລະໄປ ຂໍ້ຄວາມ > R ເຄດິດ ເພື່ອກະຕຸ້ນລະບຽບສະເພາະໃດຫນຶ່ງ.
- ເຂົ້າຂໍ້ຄວາມອີເມວການຮັກສາໄວ້
ໃນປັດຈຸບັນທ່ານຄວນຈະສາມາດທີ່ຈະສັງເກດເຫັນວ່າມີພື້ນທີ່ເກັບຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບ mailbox ຂອງທ່ານ. ເພື່ອໃຫ້ໄດ້ຮັບການເກັບອີເມວຂອງທ່ານ, ພຽງແຕ່ຊອກຫາໃຫ້ເຂົາເຈົ້າຢູ່ໃນຖັນເບື້ອງຊ້າຍມືທີ່ແຟ້ມແມ່ນ. ພວກເຂົາເຈົ້າໃນປັດຈຸບັນຄວນຈະຢູ່ພາຍໃຕ້ການ ກ່ຽວກັບຄອມພິວເຕີຂອງຂ້າພະເຈົ້າ ໂຟນເດີ.
ສ່ວນທີ 3: ສິ່ງທີ່ຄວນຮູ້ແລະ Tricks ສໍາລັບອີເມວເກັບ
ທີ່ນີ້ຄໍາແນະນໍາບາງຢ່າງແລະ tricks ເພື່ອເຮັດໃຫ້ການເກັບ email ເຮັດວຽກທີ່ດີກວ່າສໍາລັບທ່ານແມ່ນ:
- ປັບລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ. ມັນບໍ່ໄດ້ຫມາຍຄວາມວ່າຖ້າຫາກວ່າລະບົບການເຮັດວຽກສໍາລັບການຫມູ່ເພື່ອນຂອງທ່ານ, ມັນຈະເຮັດວຽກສໍາລັບທ່ານເພາະວ່າມີສາມປະເພດຂອງປະຊາຊົນໃນໂລກນີ້: Searchers , ໄຟລ໌ ແລະ Taggers . Searchers ບໍ່ເຮັດການຈັດຫຼາຍເນື່ອງຈາກວ່າພວກເຂົາເຈົ້າເຊື່ອວ່າເຄື່ອງມືຄົ້ນຫາເປັນຫມູ່ທີ່ດີທີ່ສຸດຂອງເຂົາເຈົ້າ. ປະຊາຊົນຜູ້ທີ່ເຊື່ອວ່າທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງມີສະຖານທີ່ສະເພາະໃດຫນຶ່ງຂອງຕົນໄດ້ຖືກເອີ້ນວ່າ ໄຟລ໌ . Taggers ເປັນລູກຮັກຂອງທັງສອງ - ພວກເຂົາເຈົ້າເຮັດໃຫ້ອີເມວເປັນໄຟລ໌ໂດຍທົ່ວໄປແລະມັກໃນການຊອກຫາຈາກມີ.
- ຈັດລະບຽບຂອງທ່ານ ລາຍການທີ່ສົ່ງ ເພື່ອໃຫ້ທ່ານໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍສາມາດຊອກຫາອີເມລ໌ທີ່ຜູ້ສົ່ງເປັນໃຈວ່າທີ່ທ່ານບໍ່ໄດ້ຖືກສົ່ງໄປ.
- ເຮັດໃຫ້ທ່ານ ກົດລະບຽບການເກັບ ເຮັດວຽກສໍາລັບທ່ານ. ໃນປັດຈຸບັນທີ່ທ່ານຄວນຮູ້ຮູບແບບຂອງອີລາຍຮັບແລະລາຍຈ່າຍຂອງທ່ານ - ການນໍາໃຊ້ຄວາມຮູ້ນີ້ເພື່ອປັບກົດລະບຽບຂອງທ່ານ. ນີ້ຈະຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຈໍານວນເງິນຂອງການເຮັດວຽກຄູ່ມືທີ່ທ່ານຈະຕ້ອງໄດ້ເຮັດ.
- ຊື່ໂຟເດີຂອງຄຸນເປັນທີ່ຈະແຈ້ງເທົ່າທີ່ເປັນໄປ. ນີ້ແມ່ນເພື່ອວ່າທ່ານບໍ່ລືມສິ່ງທີ່ທ່ານໄດ້ຮ້ອງຂໍໃຫ້ຕົວຈິງບໍລິການອີເມວຂອງທ່ານເພື່ອຈັດຮຽງແລະເກັບໃນໂຟນເດີແຕ່ລະຄົນ.
- ລົບອີທີ່ບໍ່ຕ້ອງການໃນທັນທີທີ່ມັນມາຮອດ. ດີກວ່າຍັງ, ຍົກເລີກການຈົດຫມາຍຂ່າວທີ່ບໍ່ມີຕໍ່ໄປອີກແລ້ວມີຄວາມສົນໃຈກັບທ່ານ.
ຂະນະທີ່ທ່ານສາມາດເບິ່ງ, ການຈັດ mailbox ເອເລັກໂຕຣນິກຂອງທ່ານແມ່ນເປັນການສິ້ນຂອງ cake. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ, ມັນເປັນຄວາມຍຸ່ງຍາກໃນຄັ້ງທໍາອິດການຕັ້ງຄ່າໃຫ້ບໍລິການອີເມວຂອງທ່ານເພື່ອຮັກສາການເກັບອີເມວສໍາລັບທ່ານ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ເມື່ອທ່ານມີມັນແລະເຮັດວຽກ, ມັນຈະເປັນປະໂຫຍດ Super ແລະຈະຊ່ວຍປະຢັດທ່ານຈໍານວນຫນຽວຂອງທີ່ໃຊ້ເວລາ.
