Email Arşîvkirina çalakiya xweber de dîlgirtina, parastina û categorizing trafîkê email standiye an şandin ji aliyê kesekî ve, rêxistin yan jî xizmetê subscribed e. Ev kiryar, demeke dirêj ji aliyê gelek rêxistinên pejirandin - karmendên hêsantir bo çone û rêgirtina li agahî ser şeqam û di navbera emails business, birêvebirên hêsantir ji bo lêgerînê bike bo zaniyarîy ji bo peyitandina û parêzerên salane hêsantir ji bo parastina axaftinên email nepenî ku dikarin bên bikaranîn bi hawara lêkolînên navxweyî û nakokiyên ji derve.
Bi kurtî, arşîvkirin email digire inbox we paqij û hêsantir bi rê ve. Ev sosretî çima gelek ne xelkê ew pratîkê de ji bo arşîvkirina mailên xwe yên şexsî bikin e. Gava ku arşîvên email şîrketan de bi piranî li ser qaset û array dîskê magnetic profîlek, herî arşîvên email şexsî bi di ewr de girt. Emails bi awayekî sîstematîk di van arşîvên hesabkirin, da ku ew dê zûtir ji bo ku agahîyên taybet.
çend tiştên ku tu bi mesajên email arşîvê ligel hene. Ya herî girîng jî dê bibe attachments email û metadata têkildarî wê ye. Herweha, tu dikarî bi calendars jî archive, têkilî, notes û mêvanî.
Part 1: Çima divê tu Keep Email te dermanê Archived û meriv bi hêsanî
in, gelek sedemên ku çima tu divê arşîvên email li mala xwe û karê pêkanîna hene. Here top 5 sedemên me hene:
- Depokirin: li inbox email te hub yên bazirganî rojane te û pêwendîyên şexsî ye - bi taybetî niha, ku ew karibin bi senkronîze bi gelek ji we xizmetên dîjîtal wek account civakî medya, calendars, têkilî, rêveberê rêveberiya projeya hwd. Arşîvkirina dikarin depo dîjîtal te optimize e space da ku hûn bikarin ji bo pêkanîna lêgerînan li ser email we wê bibe inboxes bi bandor.
- Compliance: peydakirina agahiyên di qutîka xwe dikare hilda û dem-bixwe. Ji bo hinek şîrketan, hikûmeta pêwîstî bi karmendên ji bo arşîvkirina ragihandinê elektronîk wan, da ku ew dikare bi hêsanî hatiye standin gava ku di lêpirsîna pêwîst. Kes vê, wê baş bibîne dema ku demsala dirustiya bac û pelika by.
- Management Email: biking hilanîn û di pêrista pêvajoya emails höndör û Rebbanî ne bi tenê dikarî wê xilas bike space li ser hesabekî email te di heman demê de jî cleaner qutîka xwe bikin. Ev bi awayekî mezin de kategorîze axaftinên di heqê projeyeke taybet (wek nimûne Project X) an armanca (nimûne: Belge Travel) e. Bi vî awayî, hûn di şevekê de wê bizanin ku ji bo binêrin li email taybet at.
- Zêdekirina Productivity: by ku emails çareserkirin bi awayekî sîstematîk, hûn nikarin tevli ji yên herî girîng yekem û bi DYA'yê re li girîng nebe gava ku tu azad bibe. Hebûna van emails automatically herî serî ye jî musaît ji bo gelek kes wek ku acizîyê kirina wê bi destan kêm dike.
- Recovery karesata: divê ku tu bi şaşîtî, Paqij bike hemû ji mailên te, tu dikarî bê temînkirin ku tu yên girîng ji arşîva email xwe bistînin. Ev a herî zû û hêsan ji bo restorekirina daneyên te ye.
Part 2: How To Keep Email te Arşîvkirina
Ma Outlook Microsoft xwe ji nişkê ve daket an crawl excruciating kêmbûye û a email danê digire demeke dirêj bişîne derve? Dibe ku ev ji ber posteyê te bûye girîng hebs. To kontrol bikin, ka bikewînin û posteyê te de ye, hemû divê hûn ji bo çi ye, ku here File> Folder> Properties> Storage - alternatîv, tu peldankan xwe rastê bitikîne û click on Properties dema option dropdown de xuya dike.
Wekî standard, Microsoft Outlook bixweber digire email arşîvên xwe babetî Deleted , Nawy şandin , herweha ruhê Peywir û Calendar tomar. Lê eger tu bi sedan emails rojane bistîne, dibe ku hûn dixwazin ji bo avakirina emrên arşîvkirin email ji bo birêvebirina mailbox Microsoft Outlook xwe.
Here pênc gavên ji bo avakirina mîhengên Archive Auto te in:
- Create peldankên herêmî ji bo derhênana nû Archived Mail
Find On My Computer û mafê-bitikîne. Hilbijartina Peldanka Nû û navê ev tasnîfkirin. Eger tu vê nedît, tu dikarî versiyoneke kevn ya Microsoft Outlook heye - di vê rewşê de, select File> Archive û roja di bin biguherîne Archive tomar kevintir e ji ... option.
- Create Rule nû Arşîvkirina
ji bo damezrandina desthilata nû, klîk le Tools> Rules û hilbijêre Exchange ji On My Computer , mot'acê. Find + button li jêrî di pencerê de û bitikîne. Navê Rule nû Arşîvkirina tasnîfkirin.
- Biryarê li ser wextê û peldankên destination
Click ya Dema peyamek nû tab û define li Date pêşwazî û Do li jêr çalakiyêngorvî. Click ya çalake , zeviya erękirinę û click OK . Ger tu versiyoneke kevn ya outlook Microsoft, ku here Tools> Options> Other> Archive Auto ji bo ku ez van guhertinan de.
- Apply desthilata nû ya li ser peldankên email heyî
Now ku hûn set up ev Rule nû Arşîvkirina ji bo peyamên nû, serî lê ew ji bo emails old te wek baş. Ji bo vê jî, h'emű peldanka mail û herin Messages > R ules çalak a desthilatdarîya taybet.
- Gîhîştina messages email arşîvkirin
Tu niha divê bikaribin ji xwedanê e ku depo zêdetir li ser posteyê te ji wê derê be. Ji bo ji arşîva email te, tenê ji bo wan binêrin li ser stûna çepê-destê ku peldankan in. Ew niha divê di bin be ser My Computer folder.
Part 3: Tips & Tricks Ji bo Email Arşîvkirina
Li vir, hinek tips û tricks ji bo arşîvkirin email kar ji bo te çêtir in:
- Şexsîkirina sîstema dirustiya xwe. Ev nayê wê wateyê ku eger sîstem ji bo hevalê xwe kar dike, ew ji bo we kar bikin ji ber ku sê cure kes di vê dinyayê de hene: Searchers , Filers û Taggers . Searchers do amadekar çiqasî ne ji ber ku bawer dikin ku ew li tool lêgerîn hevalê baştirîn wan e. Kesên ku bawer dike ku her tişt cihê xwe ya taybet bi navê Filers . Taggers zarok hezkirina hem e - ew emails li files giştî zêdetir kirin û tercîh dike ku lêgerîn ji hene.
- Organize xwe babetî şandin , da ku hûn dikarin bi hêsanî li email ku sender bawer e ku we şand ne bibînin.
- Make xwe Rules Arşîvkirina ji bo we kar. Tu niha divê bizanin ku nimûneya emails höndör û nikarbe xwe - bi kar tînin ku ev zanîn û bo kesanekirina qaîdeyên xwe. Ev wê, çendeya kar manual divê tu to do îhmalkirin.
- Navê peldankên xwe wek gengaz zelal. Ev e, da ku hûn ji bîr nekin ku hûn bi rastî xizmeta email xwe ji bo çareser bike û arşîvê li hev peldanka pirsî.
- Vemirandina nayêxwestin Gava ku gihaşt. Better hê jî, grûpê ji bo bultenên me yên ku êdî ji bo berjewendîya we.
Wek ku hûn dibînin, rêxistin postayek elektronîk xwe jî perçek ji cake e. Baş e, ev aloziyê di destpêkê de ji bo setup provider email xwe biparêze arşîvkirin email ji bo we ye. Lê belê, bi carekê te hene rabe û dixebitin, ev dê bibe super kêrhatî û wê we mîqdara copious ji dem xilas bike.
