ელ არქივირების არის ავტომატური აქტი აღების, შენახვისა და კატეგორიზაცია ელ მოძრაობის მიიღო ან იგზავნება ინდივიდუალური, ორგანიზაციის ან გამოწერილი მომსახურება. ეს პრაქტიკა უკვე დიდი ხანია მიღებული მრავალი ორგანიზაციების - თანამშრომლები გაუადვილდება ვიღებ და ფეხზე ინფორმაციას გაცვლა შორის ბიზნეს ელ, მენეჯერები გაუადვილდება მოძებნოთ ინფორმაცია წლიური აუდიტი და ადვოკატები ის ადვილად შეინარჩუნოს კონფიდენციალური ელ საუბრები, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ დაეხმაროს შიდა გამოძიება და გარე დავები.
მოკლედ, ელ არქივირების ინარჩუნებს თქვენი შემომავალი სუფთა და ადვილი მართვა. ეს არის გასაკვირი, თუ რატომ არ ბევრი ადამიანი, რომ ეს პრაქტიკა არქივი მათი პირადი ელ. მიუხედავად იმისა, კორპორატიული ელ არქივები, როგორც წესი, ინახება მაგნიტური ფირები და დისკური მასივების, საუკეთესო პირადი ელ არქივებში ინახება ღრუბელი. ელ ინდექსირებული სისტემატურად ამ არქივში ისე, რომ ეს იქნება უფრო სწრაფად მოძებნოთ კონკრეტულ ინფორმაციას.
არსებობს რამდენიმე რამ, რომ თქვენ შეგიძლიათ არქივი ერთად ელექტრონული ფოსტის მესიჯები. ყველაზე მნიშვნელოვანი იქნება ელ attachments და მასთან დაკავშირებული მეტადატის. გარდა ამისა, შეგიძლიათ ასევე საარქივო კალენდარი, კონტაქტები, შენიშვნები და მყისიერი შეტყობინებები.
ნაწილი 1: რატომ უნდა თქვენი Email უსაფრთხოდ დაარქივებულია და ადვილად ხელმისაწვდომი
არსებობს უამრავი მიზეზი, რის გამოც თქვენ უნდა შეასრულოს ელ არქივირების სახლში და მუშაობა. აქ ჩვენი მთავარი 5 მიზეზი:
- შენახვის პირობები: თქვენი ელ არის კერა თქვენი ბიზნესისა და პირადი ურთიერთობა - მით უმეტეს, რომ მას შეუძლია სინქრონიზაციის ბევრ თქვენგანს ციფრული მომსახურება მაგალითად სოციალური მედიის ანგარიშზე, კალენდარი, კონტაქტები, პროექტის მართვის მენეჯერი და ა.შ. არქივირების შეუძლია ოპტიმიზაცია თქვენი ციფრული შენახვის სივრცეში, ასე რომ თქვენ შეძლებთ შეასრულოს ძიება თქვენი ელ inboxes ეფექტურად.
- შესაბამისობა: ინფორმაციის მოძიება თქვენს შემომავალი შეიძლება დაბეგვრის და შრომატევადი. ზოგიერთი კომპანიები, მთავრობა მოითხოვს თანამშრომლები არქივი მათი ელექტრონული საკომუნიკაციო ისე, რომ ისინი შეიძლება მოძიებული მარტივად, როდესაც საჭიროა გამოძიება. ფიზიკურ პირებს, ამ სასარგებლო, როდესაც საგადასახადო შეტანის სეზონში გამოჩნდა.
- ელ-ფოსტის გაგზავნა მართვა: ავტომატიზირების შენახვა და ინდექსირებას პროცესი შემომავალი და გამავალი წერილების არა მარტო გადარჩენა სივრცე თქვენს ელ ანგარიშის არამედ შემოსულებში სუფთა. ეს არის დიდი გზა categorize საუბარი, რომელიც დაკავშირებულია კონკრეტული პროექტის (მაგ Project X) ან მიზნისთვის (მაგალითად სამგზავრო დოკუმენტები). ამ გზით, თქვენ მომენტალურად ვიცი სად უნდა გამოიყურებოდეს კონკრეტული ელ დროს.
- გაზარდოს პროდუქტიულობა: რომელსაც წერილებს დახარისხებული out სისტემატურად, თქვენ შეძლებთ დასასწრებად მნიშვნელოვანი პირობა პირველი და გაუმკლავდეთ არანაკლებ მნიშვნელოვანია, როდესაც თქვენ უფასოა. რა ამ წერილებს ავტომატურად დალაგებულია ასევე მოსახერხებელია ბევრი ადამიანი, როგორც ეს ამცირებს hassle of აკეთებს იგი ხელით.
- კატასტროფის აღდგენა: უნდა შემთხვევით wipe out ყველა თქვენს წერილებს, თქვენ შეიძლება დაარწმუნა, რომ შეგიძლიათ მიიღოთ მნიშვნელოვანი პირობა უკან თქვენი ელ არქივი. ეს არის სწრაფი და მარტივი გზა აღდგენას თქვენი მონაცემები.
ნაწილი 2: როგორ შევინარჩუნოთ თქვენი ელ არქივირების
არის თუ არა თქვენი Microsoft Outlook მოულოდნელად შეაფერხა ქვემოთ მტანჯველი crawl და უბრალო ფოსტის დიდი დრო სჭირდება, რომ გაგზავნის out? ეს, ალბათ, იმიტომ, რომ თქვენი საფოსტო ყუთი გახდა მნიშვნელოვნად მძიმე. იმისათვის, რომ ნახოთ, თუ როგორ bloated თქვენი საფოსტო ყუთი არის, ყველა თქვენ უნდა გააკეთოთ წასვლა File> Folder> Properties> შენახვის - გარდა ამისა, მარჯვენა ღილაკით ნებისმიერი თქვენი ფოლდერები და დააწკაპუნეთ Properties როდესაც dropdown ვარიანტი, როგორც ჩანს.
სტანდარტულად, Microsoft Outlook ავტომატურად ინარჩუნებს ელ არქივირების წაშლილების , Sent Items , ისევე, როგორც ვადაგასული ამოცანები და კალენდარი საკითხი. თუმცა, თუ თქვენ მიიღებთ ასობით წერილებს ყოველდღიურად, შეგიძლიათ შეიქმნა ელ არქივირების ბრძანებები მართოთ თქვენი Microsoft Outlook საფოსტო ყუთი.
აქ არის ხუთი ნაბიჯები, რათა შეიქმნას თქვენი Auto არქივი პარამეტრები:
- შექმენით ახალი ადგილობრივი ფოლდერები მიმართული ახალი საარქივო Mail
ძებნა ჩემი კომპიუტერი და მარჯვენა დაწკაპეთ იგი. არჩევა New Folder და ასახელებს მას სათანადოდ. თუ თქვენ ვერ პოულობენ, თქვენ შეიძლება ჰქონდეს ძველი ვერსია Microsoft Outlook - ამ შემთხვევაში, აირჩიეთ ფაილი> არქივი და შეცვლის თარიღი ქვეშ არქივი ნივთები ძველი ვიდრე ... ვარიანტი.
- შექმნა ახალი არქივირების წესის
შექმნას ახალი წესი, დააჭირეთ Tools> წესები და აირჩიეთ გაცვლითი საწყისი On My Computer სეგმენტი. ძებნა + ღილაკს ბოლოში ფანჯარა და დაწკაპეთ იგი. სახელი ახალი არქივირების წესის შესაბამისად.
- განსაზღვრა დროის და დანიშნულების ფოლდერები
დაწკაპეთ როდესაც ახალ წერილს tab და განსაზღვროს მიღების თარიღი და გააკეთოთ შემდეგი ქმედებებიშესაბამისად. დააჭირეთ ჩართულია შემოწმების ყუთი და დააჭირეთ OK . თუ თქვენ გაქვთ ძველი ვერსია Microsoft Outlook, წასვლა Tools> Options> სხვა> ავტო არქივი გავაკეთოთ ეს ცვლილებები.
- მიმართვა ახალ წესს არსებული ელ ფოლდერები
ახლა, რომ თქვენ შეიქმნა ახალი არქივირების Rule ახალი შეტყობინებები, გამოიყენოს ეს თქვენი წერილები, ისევე. ამისათვის, ხაზი გავუსვა mail საქაღალდეში და წასვლა შეტყობინებები > R ules გააქტიურება კონკრეტული წესი.
- წვდომის საარქივო ელ გზავნილები
თქვენ უნდა იყოს შეუძლია შეამჩნია, რომ არსებობს უფრო შენახვის სივრცეში თქვენი საფოსტო ყუთი. იმისათვის რომ თქვენი ელ არქივი, უბრალოდ ვეძებთ მათ მარცხენა სვეტში, სადაც ფოლდერები. ისინი უნდა იყოს ქვეშ On My Computer საქაღალდეში.
ნაწილი 3: რჩევები და ხრიკები ამისთვის ელ არქივირების
აქ არის რამოდენიმე რჩევა და ხრიკები, რათა ელ არქივირების თქვენთვის უკეთესი:
- Personalize თქვენი ფაილური სისტემა. ეს არ ნიშნავს, თუ სისტემა მუშაობს თქვენი მეგობარი, ის იმუშავებს თქვენთვის, რადგან არსებობს სამი ტიპის ადამიანები ამ სამყაროში: Searchers , Filers და tagger- ები . Searchers არ გავაკეთოთ საორგანიზაციო რადგან მათ მიაჩნიათ, ძებნის ინსტრუმენტი მათი საუკეთესო მეგობარი. ადამიანი, რომელიც თვლის, რომ ყველაფერს აქვს თავისი კონკრეტული ადგილი ეწოდება Filers . Tagger- ები არის სიყვარული ბავშვის ორივე - ისინი წერილებს უფრო ზოგადი ფაილი და ურჩევნია ძიება იქიდან.
- ორგანიზება თქვენი Sent Items , ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მარტივად მოვძებნოთ ელ, რომ გამგზავნი დარწმუნებულია, რომ თქვენ არ გაიგზავნა.
- გაახარეთ თქვენი არქივირების წესები მუშაობა თქვენთვის. თქვენ ახლა უნდა იცოდეს, ნიმუში თქვენი შემომავალი და გამავალი წერილების - გამოიყენოთ ეს ცოდნა, გე წესები. ეს შეამცირებს ოდენობით სახელმძღვანელო მუშაობა თქვენ უნდა გავაკეთოთ.
- სახელი თქვენი ფოლდერები რაც შეიძლება ნათელი. ეს არის ის, რომ თქვენ არ უნდა დაგვავიწყდეს ის, რაც თქვენ რეალურად სთხოვა ელ მომსახურების ახარისხებს და არქივში თითოეულ საქაღალდეში.
- წაშლა არასასურველი ელ, როგორც კი ჩამოდის. კიდევ უკეთესი, გააუქმოთ ბიულეტენი, რომ აღარ ინტერესი თქვენ.
როგორც ხედავთ, ორგანიზება თქვენი ელექტრონული წერილების ყუთი არის ნაჭერი ტორტი. რა თქმა უნდა, ეს არის hassle თავდაპირველად setup თქვენი ელ პროვაიდერი შენარჩუნება ელ არქივირების თქვენთვის. თუმცა, მას შემდეგ რაც შექმნილია და გამართულად მუშაობს, ეს იქნება სუპერ სასარგებლო და გადაარჩენს თქვენ copious დროის.
