Email Pengarsipan iku tumindak otomatis njupuk, dijogo lan kategori lalu lintas email ditampa utawa dikirim dening individu, organisasi utawa layanan langganan. Laku iki wis dawa wis diadopsi dening akeh organisasi - karyawan nemokake iku luwih gampang kanggo njupuk lan waras informasi relayed antarane email bisnis, Managers nemokake iku luwih gampang kanggo nggoleki informasi kanggo audit taunan lan pokrol nemokake iku luwih gampang kanggo ngreksa obrolan email rahasia sing bisa digunakake Aid investigations internal lan musuhan external.
Ing cendhak, ngeker raga email tansah kothak mlebu resik lan luwih gampang kanggo ngatur. Iku wonder apa ora akeh wong wis laku kanggo arsip email pribadi. Nalika arsip email sing biasane disimpen ing kaset lan susunan disk Magnetik, paling arsip email pribadi sing katahan ing méga. Email sing indeks runtut ing arsip iki supaya bakal luwih cepet kanggo nelusuri informasi tartamtu.
Ana saperangan bab kang bisa Arsip bebarengan karo pesen email. Paling penting bakal lampiran email lan metadata sing kagandhèng. Tambahan, sampeyan bisa tanggalan uga arsip, kontak, cathetan lan pesen cepet.
Part 1: Apa Sampeyan kudu Tansah Email Aman arsip Lan Gampang Diakses
Ana kathah kang alasan apa sing kudu nindakake ngeker raga email ing ngarep lan karya. Kene kita ndhuwur 5 alasan:
- Storage: kothak mlebu email iki dadi pusat bisnis dina lan Komunikasi pribadi - utamané saiki bisa nyelarasake karo akeh sing layanan digital eg akun sosial media, tanggalan, kontak, manager project management etc. Pengarsipan bisa ngoptimalake panyimpenan digital papan supaya sampeyan bakal bisa kanggo nindakake nggoleki ing email kothak mlebu èfèktif.
- Compliance: nemokake informasi ing kothak mlebu bisa taxing lan wektu-akeh. Kanggo sawetara perusahaan, pamaréntah mbutuhake karyawan kanggo arsip komunikasi elektronik sing supaya padha bisa njupuk gampang nalika needed ing diselidiki. Individu bakal nemokake iki migunani nalika mangsa key tax nggulung dening.
- Email Management: Automating ing nyimpen lan indeksasi proses mlebu lan metu email ora mung nyimpen papan ing akun email nanging uga nggawe kothak mlebu resik Panjenengan. Iku cara gedhe kanggo nggolongake obrolan hubungane project tartamtu (contone Project X) utawa maksud (eg Documents Travel). Kanthi cara iki, sampeyan bakal enggal ngerti ngendi kanggo katon ing email tartamtu ing.
- Nambah produktivitas: dening gadhah email diurutake metu runtut, sampeyan bakal bisa rawuh kanggo sing gedhe-gedhe penting pisanan lan menehi hasil karo paling penting kapan sampeyan free. Duwe email iki kanthi otomatis diurutake uga trep kanggo wong akeh kang nyuda musuhan kang mengkono iku kanthi manual.
- Recovery bilai: kudu sengaja ngilangke metu kabeh email, sampeyan bisa njamin sing bisa njaluk sing gedhe-gedhe penting bali saka arsip email. Iku cara cepet lan paling gampang kanggo mulihake data.
Part 2: Cara Supaya Email Pengarsipan
Wis Microsoft Outlook dumadakan kalem mudhun menyang nyusup excruciating lan sing prasaja email njupuk wektu dawa kanggo ngirim metu? Iki mbokmenawa amarga kothak layang wis dadi Ngartekno luwih abot. Kanggo mriksa cara abuh kothak layang iku, kabeh sing perlu dilakoni wis pindhah menyang berkas> Folder> Properties> Panyimpenan - Utawa, klik-tengen samubarang folder lan klik ing Properties nalika pilihan molor katon.
Kanthi gawan, Microsoft Outlook otomatis tansah email ngeker raga Panjenengan Item dibusak , dikirim Item , uga kadaluwarsa Tugas lan Calendar item. Nanging, yen sampeyan nampa atusan email dina, sampeyan bisa uga pengin nyetel munggah printah ngeker raga email kanggo ngatur kothak layang Microsoft Outlook.
Kene limang langkah kanggo nyiyapake setelan Auto Arsip kang:
- Nggawe folder lokal anyar kanggo langsung Archived anyar Mail
Golek On My Computer lan klik-tengen ing. Pilih Folder New lan jeneng iku jumbuh. Yen sampeyan ora bisa nemu iki, sampeyan bisa duwe versi lawas saka Microsoft Outlook - ing kasus iki, pilih File> Arsip lan ngganti tanggal ing item Arsip lawas saka ... pilihan.
- Nggawe Aturan Pengarsipan anyar
Kanggo netepake aturan anyar, klik ing Tools> Aturan lan pilih Exchange saka On My Computer babagan. Golek + tombol ing ngisor jendhela lan klik. Jeneng Aturan Pengarsipan anyar jumbuh.
- Nemtokake wektu wektu lan folder tujuan
Klik ing Nalika pesen anyar arrives tab lan netepake tanggal ditampa lan Apa ngisor tumindakpatut. Klik ing Aktif kothak mriksa lan klik OK . Yen sampeyan duwe versi lawas saka wawasan Microsoft, pindhah menyang Tools> Pilihan> Liyane> Arsip Auto apa owah-owahan.
- Aplikasi aturan anyar ing folder email ana
Saiki sing wis nyiyapake iki Aturan Pengarsipan anyar kanggo pesen anyar, aplikasi iku kanggo email lawas uga. Kanggo nindakake iki, nyorot folder mail menyang Pesen > R ules kanggo ngaktifake aturan tartamtu.
- Ngakses pesen email ing diarsipaké
saiki Sampeyan kudu bisa sok dong mirsani sing ana liyane panyimpenan ing kothak layang. Kanggo kanggo arsip email, mung katon kanggo wong-wong mau ing kolom sisih kiwa-tangan endi folder sing. Padha ngirim saiki bakal ing Kula Komputer folder.
Part 3: Tips & Trik Kanggo Email Pengarsipan
Kene sawetara tips lan trik kanggo nggawe ngeker raga email luwih apik kanggo sampeyan:
- Pribadhi sistem pakaryan babagan penyimpanan file. Iku ora ateges yen sistem dianggo kanggo kanca, iku bisa kanggo sampeyan amarga ana telung jinis wong ing donya iki: searchers , Filers lan Taggers . Searchers aja akeh ngatur amarga padha pracaya alat search kanca sing paling apik. Wong sing pracaya sing kabeh wis Panggonan tartamtu sing disebut Filers . Taggers iku anak katresnan saka loro - padha sijine email ing file sing luwih umum lan milih kanggo nggoleki ana.
- Ngatur Panjenengan Item dikongkon supaya sampeyan bisa kanthi gampang nemokake email sing pangirim nggawe percoyo sing durung dikirim.
- Nggawe Aturan Pengarsipan bisa kanggo sampeyan. Sampeyan saiki kudu ngerti pola email mlebu lan metu - nggunakake kawruh iki kanggo ngatur aturan Panjenengan. Iki bakal ngurangi jumlah karya manual sampeyan kudu nindakake.
- Jeneng folder cetha sabisa. Iki supaya sampeyan ora lali apa sing wis bener takon layanan email kanggo Ngurutake lan arsip ing saben folder.
- Mbusak email bayangan sanalika iku arrives. Luwih isih, batal kanggo buletin sing ora ana maneh saka kapentingan kanggo sampeyan.
Nalika sampeyan bisa ndeleng, ngatur kothak layang elektronik punika Piece cake. Manawa, iku musuhan ing kawitan kanggo persiyapan panyedhiya email kanggo tetep ngeker raga email kanggo sampeyan. Nanging, yen sampeyan duwe munggah lan aktif, bakal super migunani lan bakal nyimpen jumlah copious wektu.
