メールアーカイブは、キャプチャ保存および電子メールトラフィックを受信または個人、団体または購読サービスによって送信された分類の自動化された行為です。この練習は長い多くの組織で採用されている-従業員はそれが簡単にビジネスの電子メールとの間で中継された情報を検索し、回復するために見つけ、管理者は、それが簡単にそれが簡単に使用することができ、機密メールの会話を維持するために見つける年次監査や弁護士のための情報を検索するために見つけます内部調査や外部の紛争を支援します。
要するに、電子メールのアーカイブは清潔で管理が容易、あなたの受信トレイを保持します。それは多くの人々がそれ彼らの個人的な電子メールをアーカイブする練習作る理由不思議です。企業の電子メールアーカイブは通常、磁気テープやディスクアレイに格納されていますが、ほとんどの個人的な電子メールのアーカイブはクラウドに保存されています。特定の情報を検索するために速くなるように電子メールはこれらのアーカイブに体系的にインデックス化されています。
あなたは電子メールメッセージと一緒にアーカイブすることができますいくつかあります。最も重要なのは、電子メールの添付ファイルとそれに関連するメタデータになります。また、あなたはまた、アーカイブカレンダー、連絡先、メモやインスタントメッセージをすることができます。
パート1：あなたは確実にアーカイブされ、容易にアクセスあなたの電子メールを維持する必要がある理由
あなたが自宅や職場での電子メールのアーカイブを行う必要がある理由がたくさんあります。ここに私たちのトップ5の理由は以下のとおりです。
- ストレージ：あなたの電子メールの受信トレイには、あなたの日常業務や個人的なコミュニケーションのハブである-特に今、あなたの多くのデジタルサービスと同期することが可能であることをソーシャルメディアアカウントを、たとえば、予定表、連絡先、プロジェクト管理マネージャなどのアーカイブはあなたのデジタルストレージを最適化することができますスペースあなたは効果的にあなたの電子メールの受信トレイに検索を実行することができるようになりますように。
- コンプライアンス：あなたの受信トレイ内の情報を見つけるには、課税と時間がかかることができます。いくつかの企業のために、政府は調査に必要なとき、彼らは容易に検索できるように、自分の電子通信をアーカイブするために、従業員が必要です。個人がすることで、この便利な時に納税申告シーズンロールがあります。
- 電子メールの管理：着信および発信電子メールの保存とインデックス作成プロセスを自動化すると、メールアカウント上のスペースを節約するだけでなく、あなたの受信トレイクリーナーを作るだけでなく。これは、特定のプロジェクト（例えばプロジェクトX）や目的（例えば旅行書類）に関連する会話を分類するための素晴らしい方法です。このように、あなたは即座に特定の電子メールを見て場所を知るでしょう。
- 生産性の向上：電子メールが体系的に整理させることによって、あなたは最初に重要なものに出席し、あなたがフリーでいつでも少なくとも重要に対処することができるようになります。それは手動でそれを行うの手間を減らすように自動的に並べ替えられ、これらの電子メールを持つことも、多くの人々のために便利です。
- 災害復旧：あなたが誤ってあなたの電子メールのすべてを一掃する必要があり、あなたが戻ってあなたの電子メールのアーカイブから重要なものを得ることができることを保証することができます。それはあなたのデータを復元するために迅速かつ簡単な方法です。
パート2：あなたの電子メールのアーカイブを維持する方法
あなたのMicrosoft Outlookが突然耐え難いほどのクロールに鈍化し、簡単な電子メールが送信に時間がかかるていますか？あなたのメールボックスが大きく重くなってきたためと考えられます。メールボックスがどのように肥大化を確認するには、すべてを行う必要がために行くされて[ファイル]> [フォルダ]> [プロパティ]> [ストレージは -あるいは、あなたのフォルダのいずれかを右クリックし、をクリックして[プロパティドロップダウンオプションが表示されたら。
デフォルトでは、Microsoft Outlookが自動的にアーカイブしたメールを保持して削除済みアイテム、送信済みアイテムだけでなく、期限切れのタスクや予定表のアイテムを。あなたは、毎日のメールの数百を受けた場合は、そのMicrosoft Outlookのメールボックスを管理するために、電子メールアーカイブコマンドを設定することもできます。
ここにあなたの自動アーカイブの設定をセットアップする5つのステップは以下のとおりです。
- 新しいアーカイブメールを指示するために、新しいローカルフォルダを作成し
て下さいマイコンピュータで、それを右クリックします。選択して新規フォルダを、適切に名前を付けます。この場合には、選択-あなたはこれを見つけることができない場合は、Microsoft Outlookの以前のバージョンを有することができる[ファイル]> [アーカイブと下の日付を変更するよりも...古いアーカイブアイテムオプション。
- 新しいアーカイブルールの作成
をクリックして、新しいルールを確立することをツール>ルールを選択取引所からのマイコンピュータ上セグメント。検索+のウィンドウの下部にあるボタンをし、それをクリックします。適切に新しいアーカイブルールに名前を付けます。
- 期間を決定し、先のフォルダは、
クリックして新しいメッセージが到着すると、タブをと定義受信した日付をし、次の手順を実行したアクションをそれに応じて。クリックして有効にする]チェックボックスをクリックし、[OK]を。あなたは、Microsoftの見通しの古いバージョンを持っている場合は、に進みますツール>オプション>その他>自動アーカイブこれらの変更を行うこと。
- 既存の電子メールフォルダに新しいルールを適用し
、今は新しいメッセージのためにこの新しいアーカイブルールを設定していることだけでなく、あなたの古い電子メールに適用します。これを行うには、メールフォルダを強調表示しに行くのメッセージ > Rのules特定のルールをアクティブにします。
- アーカイブされた電子メールメッセージにアクセス
あなたが今、あなたのメールボックスに複数のストレージ・スペースがあることに気づくことができるはずですが。電子メールのアーカイブを取得するには、フォルダだけである左側の列でそれらを探します。彼らは今、下にあるべき自分のコンピュータ上のフォルダ。
パート3：メールアーカイブのためのTips＆Tricks
ここでは、電子メールのアーカイブはあなたのためのより良い動作させるためにいくつかのヒントやトリックは、次のとおりです。
- あなたのファイリングシステムをパーソナライズ。：それは、システムがあなたの友人のために働く場合は、この世界の人々の3種類があるので、それはあなたのために働くという意味ではありませんサーチャー、ファイラーとタガーが。サーチャーは、彼らが検索ツールは、彼らの親友であると考えているので、多くの組織化をしません。すべてがその特定の場所を持っていると信じている人が呼び出されファイラー。タガーは、両方の愛の子である-彼らはより一般的なファイルに電子メールを入れて、そこから検索することを好みます。
- あなたの整理送信済みアイテムをあなたは簡単に送信者があなたが送信されていなかったと確信して電子メールを見つけることができるようにします。
- あなたの作るアーカイブルールがあなたのために働きます。今、あなたの着信および発信メールのパターンを知っている必要があります-あなたのルールをカスタマイズするためにこの知識を使用しています。これは、あなたが行う必要があります手動で作業量を最小限に抑えることができます。
- できるだけ明確にあなたのフォルダに名前を付けます。あなたが実際に各フォルダにソートし、アーカイブするメールサービスを求めているものを忘れてはいけないようにするためです。
- すぐにそれが到着すると、不要なメールを削除します。まだよく、あなたに興味のあるされなくなりましたニュースレターの購読を中止。
あなたが見ることができるように、自分の電子メールボックスを整理することは朝飯前です。確かに、あなたのための電子メールのアーカイブを維持するためにセットアップする最初のメールプロバイダで面倒です。あなたがそれを設定および稼動後しかし、それは超有用であろうと、あなたの時間のおびただしい量を節約します。
