דוא"ל לארכיון הוא המעשה האוטומטי של לכידה, שמירה ומיון הדוא"ל תנועה שהתקבלה או נשלחה על ידי שירות מסוים, ארגון או מנוי. פרקטיקה זו אומצה ארוכה של ארגונים רבים - עובדים קלים יותר לאחזר ולשחזר מידע שנמסר בין מיילים עסקיים, מנהלים קלים יותר לחפש מידע לביקורת שנתית ועורכי דין קלים יותר לשמר התכתבויות בדוא"ל סודיות שיכול לשמש כדי לסייע בחקירות פנימיות ומחלוקות חיצוניות.
בקיצור, בארכיון הדוא"ל שומר הדואר הנכנס שלכם נקי וקל יותר לניהול. זהו פלא מדוע לא הרבה אנשים עושים את זה בפועל לארכיון המיילים האישיים שלהם. בעוד בארכיון הדוא"ל ארגוני בדרך כלל מאוחסן על קלטות מגנטיות מערכי דיסקים, ארכיוני הדוא"ל האישי ביותר נשמרים בענן. הודעות דוא"ל באינדקס שיטתית בארכיונים אלה, כך שזה יהיה מהר לחפש מידע ספציפי.
ישנם מספר דברים שאתה יכול לאחסן יחד עם הודעות דואר אלקטרוני. הכי חשוב יהיה מצורפים להודעות דואר אלקטרוני ומטא נתונים המשויכים אליו. בנוסף, אתה יכול גם לוחות שנת ארכיון, אנשי קשר, פתקים והודעות מיידיות.
חלק 1: למה אתה צריך לשמור על הדואר האלקטרוני שלך מאובטח בארכיון בקלות נגיש
יש המון סיבות מדוע כדאי לבצע בארכיון הדוא"ל בבית ובעבודה. הנה הסיבות העיקריות 5 שלנו:
- אחסון: בתיבת הדואר הנכנס שלך הוא המוקד של העסק היומי שלך ותקשורת אישית - במיוחד עכשיו כי הוא מסוגל לסנכרן עם רבים מכם השירותים דיגיטליים כגון חשבון מדיה חברתי, לוחות שנה, אנשי קשר, מנהל ניהול פרויקטים וכו 'לארכיון יכול לייעל אחסון הדיגיטלי חלל כך תוכל לבצע חיפושים על תיבות הדואר הנכנס ביעילות.
- תאימות: מציאת מידע בתיבת הדואר הנכנס שלך יכול להיות מפרכת וזמן רב. עבור חברות מסוימות, הממשלה דורשת עובדים לארכיון התקשורת האלקטרונית שלהם, כך שהם יכולים להישלף בקלות בעת הצורך בחקירה. אנשים ימצאו את זה שימושי כאשר מס הגשת עונה מתגלגלת ידי.
- ניהול דוא"ל: מיכון תהליך האחסון וארגון באינדקס של מיילים נכנסים ויוצאים לא רק לחסוך מקום על חשבון הדוא"ל שלך, אלא גם להפוך את מנקה את תיבת הדואר הנכנס שלך. זוהי דרך מצוינת לסווג שיחות שקשורות לפרויקט ספציפי (למשל פרויקט X) או מטרה (למשל מסמכי נסיעה). בדרך זו, תוכלו מיד לדעת איפה לחפש את הדוא"ל מסוים.
- הגדל את הפרודוקטיביות: על ידי בעל מיילים מיינו שיטתי, תוכל להשתתף לחשובות הראשונות ולהתמודד עם פחות חשוב מתי אתה חופשי. לאחר מיילים אלה ממוינים באופן אוטומטי הוא גם נוח עבור אנשים רבים, שכן הוא מפחית את הטרחה של עושה את זה באופן ידני.
- התאוששות מאסון: כדאי בטעות למחוק את כל האימיילים שלכם, אתם יכולים להיות בטוחים כי אתה יכול לקבל חשובים בחזרה מארכיון הדוא"ל שלך. זוהי דרך מהירה וקלה ביותר לשחזר את הנתונים.
חלק 2: איך לשמור על ארכוב הדואר האלקטרוני שלך
היא Microsoft Outlook שלך האט פתאום בזחילה עזה אימייל פשוט לוקח הרבה זמן לשלוח? זה כנראה בגלל תיבת הדואר שלך הפכה כבדה יותר באופן משמעותי. כדי לבדוק עד כמה נפוח תיבת הדואר שלך, כל מה שאתה צריך לעשות זה ללכת קובץ> Folder> מאפיינים> אחסון - לחילופין, לחץ לחיצה ימנית כל התיקיות שלך ולחץ על מאפיינים כאשר האפשרות הנפתחת מופיעה.
כברירת מחדל, Microsoft Outlook באופן אוטומטי שומר הדוא"ל בארכיון שלך פריטים שנמחקו , פריטים שנשלחו , וכן פג משימות ו לוח פריטים. עם זאת, אם אתה מקבל מאות הודעות דוא"ל יומי, מומלץ להגדיר פקודות בארכיון הדוא"ל לנהל את תיבת הדואר שלך ב- Microsoft Outlook.
הנה חמשת השלבים להגדרת הגדרות של Auto ארכיון שלך:
- יצירת תיקיות מקומיות חדשות לכוון חדש בארכיון דואר
מצא במחשב שלי ולחץ לחיצה ימנית על זה. בחר תיקייה חדשה בשם כראוי. אם אתה לא יכול למצוא את זה, אולי יש לך גרסה ישנה יותר של Microsoft Outlook - במקרה זה, בחר קובץ> ארכיון ושנה את התאריך תחת פריטי הארכיון מבוגרים ... אפשרות.
- יצירת כלל לארכיון חדש
כדי להקים שלטון חדש, לחץ על כלים> כללים ובחר Exchange מן במחשב שלי קטע. מצא את + כפתור בתחתית החלון לחץ על זה. שם לכלל לארכיון החדש כראוי.
- קביעת תקופת הזמן ותיקיות יעד
לחצו על כאשר מגיעה הודעה חדשה כרטיסייה ולהגדיר את תאריך קבלה ו לבצע את הפעולות הבאות הפעולותבהתאם לכך. לחץ על מופעל תיבת הסימון ולחץ על OK . אם יש לך גרסה ישנה יותר של Microsoft Outlook, ללכת על כלים> אפשרויות> אחר> ארכיון אוטומטי לעשות את השינויים הללו.
- להחיל את הכלל החדש על תיקיות הדוא"ל הקיימים
עכשיו שיש לך להגדיר כלל לארכיון החדש להודעות חדשות, ולהחיל אותו על הדוא"ל הישן שלך היטב. כדי לעשות זאת, מדגיש את תיקיית הדואר וללכת הודעות > R ules להפעיל חוק ספציפי.
- גש הודעות דואר אלקטרוניות בארכיון
כעת אתה אמור להיות מסוגל להבחין כי יש מקום אחסון נוסף על תיבת הדואר שלך. כדי להגיע לארכיון הדוא"ל שלך, פשוט לחפש אותם על הטור השמאלי שבו התיקיות. הם צריכים עכשיו להיות תחת במחשב שלי תיקייה.
חלק 3: טיפים וטריקים שיעזרו לך דוא"ל לארכיון
הנה כמה טיפים וטריקים כדי להפוך בארכיון הדוא"ל לעבוד טוב יותר עבורך:
- התאמה אישית של מערכת התיוק שלך. זה לא אומר שאם מערכת עובדת עבור החבר שלך, זה יעבוד בשבילך, כי ישנם שלושה סוגים של אנשים בעולם הזה: למחפשים , Filers ו Taggers . המחפש לא עושה הרבה מארגנת משום שהם מאמינים באפשרות החיפוש הוא החבר הכי הטוב שלהם. אנשים שמאמינים כי לכל דבר יש המקום הספציפי שלה נקראים Filers . Taggers הוא פרי אהבה של שני - הם שמו הודעות דוא"ל וקבצים כלליים יותר ומעדיף לחפש משם.
- ארגן שלך פריטים שנשלחו , כך שאתה יכול בקלות למצוא את הדוא"ל שהשולח משוכנע שלא שלחת.
- הפוך שלך חוקי לארכיון לעבוד בשבילך. כעת אתה אמור לדעת את התבנית של הודעות דוא"ל נכנסות ויוצאות שלך - להשתמש בידע זה כדי להתאים אישית את הכללים. זה יהיה למזער את כמות עבודת כפיים תצטרך לעשות.
- שם ותיקיות להיות ברור ככל האפשר. זהו, כך שאתה לא שוכח מה אתה בעצם בקשת שירות הדוא"ל שלך כדי למיין וארכיון בכל תיקייה.
- מחק אימיילים לא רצויים ברגע שהוא מגיע. יתרה מכך, לבטל את המנוי על עלונים כי הם כבר לא של עניין בך.
כפי שניתן לראות, ארגון תיבת הדואר האלקטרוני שלך היא חתיכת עוגה. בטח, הוא טרח בהתחלת התקנת ספק הדוא"ל שלך כדי לשמור בארכיון הדוא"ל בשבילך. עם זאת, ברגע שיש לך את זה ולהפעלתו, זה יהיה סופר שימושי יחסוך לכם שופע כמות הזמן.
