Email geymslu er sjálfvirk athöfn handtaka, varðveita og flokkun tölvupósti umferð móttekin eða send af einstaklingi, stofnun eða áskrift þjónustu. Þetta starf hefur lengi verið samþykkt af mörgum samtökum - starfsmenn auðveldara með að til að sækja og endurheimta upplýsingar gengi milli tölvupósta fyrirtækja, stjórnendur finna það auðveldara að leita að upplýsingum um árlega endurskoðun og lögfræðinga finna það auðveldara að varðveita trúnaðarupplýsingar tölvupósti samtöl sem hægt er að nota til að hjálpa innri rannsóknir og ytri deilur.
Í stuttu máli, email geymslu heldur pósthólfinu þínu hreint og auðveldara að stjórna. Það er furða hvers vegna ekki margir gera það starf að geyma persónulegar tölvupóst þeirra. Þó sameiginlegur tölvupóstur eru yfirleitt geymdar á segulböndum og diskur fylki, eru flestar persónulegar tölvupóstur haldið í skýinu. Póstur er verðtryggð markvisst í þessum skjalasafni svo að það væri hraðari til að leita að tilteknum upplýsingum.
Það eru nokkrir hlutir sem þú getur skjalasafn ásamt email skilaboð. Mikilvægasta væri viðhengi og tengd lýsigögn hennar. Auk þess, getur einnig skjalasafn dagatal, tengiliðir, Skýringar og augnablik skilaboð sem þú.
Part 1: Af hverju þú þarft að hafa Þinn Email Öruggur geymslu og aðgengilegum
Það eru margar ástæður af hverju þú ættir að framkvæma email geymslu heima og vinna. Hér eru okkar toppur 5 ástæður:
- Geymsla: innhólfi tölvupóstsins er miðstöð dagleg viðskipti og persónulegum samskiptum - sérstaklega núna þegar það er hægt að samstilla með mörg ykkar stafræna þjónustu, td félagslega fjölmiðla reikninginn, dagatöl, tengiliði, verkefni stjórnun framkvæmdastjóri osfrv geymslu getur hagrætt stafræna geymslu þinni pláss þannig að þú verður að vera fær um að framkvæma leit á netfangið þitt innanborðs á áhrifaríkan hátt.
- Fylgni: að finna upplýsingar í pósthólfið þitt getur verið erfið og tímafrek. Fyrir sum fyrirtæki, stjórnvöld þarf starfsmenn til geymslu rafræn samskipti þeirra svo að þeir geta sótt auðveldlega þegar þörf er á rannsókn. Einstaklingar vilja finna þetta gagnlegt þegar skattframtali árstíð rúlla með.
- Netfang Stjórnun: sjálfvirkur Geymsla og flokkun ferli komandi og á útleið tölvupóst mun ekki einungis spara pláss á email reikningur þinn, en einnig gera innanborðs hreinni. Það er frábær leið til að flokka samtöl tengjast tiltekið verkefni (td Project X) eða tilgang (td ferðaskilríki). This vegur, þú vilja þegar í stað vita hvar á að líta sérstaka tölvupóst á.
- Auka framleiðni: með því að hafa tölvupósti flokkaður út kerfisbundið, verður þú að vera fær um að mæta þeim mikilvægustu sjálfur fyrst og takast á við minnstu máli þegar þú ert frjáls. Having þessi tölvupóst sjálfkrafa raðað er líka þægilegt fyrir fólk sem það dregur úr þræta um að gera það handvirkt.
- Hörmung Bati: ættir þú að þurrka óvart út af öllum pósti, þú getur verið viss um að þú getur fengið mikilvægar þær til baka frá email safnskrána. Það er fljótlegasta og einfaldasta leiðin til að endurheimta gögn.
Part 2: Hvernig Til Hafðu email geymslu
Er Microsoft Outlook dró skyndilega niður í kvalarfull skríða og einföld tölvupósti tekur langan tíma að senda út? Þetta er líklega vegna þess að pósthólfið hefur orðið verulega þyngri. Til að athuga hversu uppblásinn pósthólfið þitt er, allt sem þú þarft að gera er að fara í File> Folder> Properties> Storage - að öðrum kosti, hægri-smelltu á einhverju möppum og smelltu á Properties þegar fellivalmyndinni valkostur birtist.
Sjálfgefið Microsoft Outlook heldur sjálfkrafa email geymslu þínum eytt Items , Sendir hlutir , auk útrunnið Verkefni og dagatal atriði. Hins vegar, ef þú færð hundruð tölvupósta á dag, getur þú vilt að setja upp email geymslu skipanir til að stjórna Microsoft Outlook pósthólf.
Hér eru fimm skref til að setja upp stillingar Auto Archive þinnar:
- Búa til nýjar staðbundnar möppur til að beina nýjum Archived Mail
Finna á My Computer og hægri-smelltu á það. Veldu nýja möppu og nefna það á viðeigandi hátt. Ef þú getur ekki fundið þetta, getur þú með eldri útgáfu af Microsoft Outlook - í þessu tilfelli, velja File> Skjalasafn og breyta dagsetningu undir Archive liðum eldri en ... valkostur.
- Búa til nýja í geymslu reglunni
til að koma á nýrri reglu, smelltu á Tools> Reglur og veldu húsum frá því á tölvunni minni hluti. Finndu + hnappinn neðst í glugganum og smelltu á það. Nefna nýju í geymslu reglu á viðeigandi hátt.
- Ákvarða tímabil og ákvörðunarstaður mappa
Smelltu á þegar ný skilaboð berast flipann og skilgreina móttökudagsetningu og gera eftirfarandi aðgerðirí samræmi við það. Smelltu á Enabled kassann og smelltu á OK . Ef þú ert með eldri útgáfu af Microsoft Outlook, fara í Tools> Options> Annað> Auto Archive að gera þessar breytingar.
- Beita nýrri reglu á þau tölvupósti möppur
Nú þegar þú hefur sett upp þetta nýja í geymslu reglu fyrir ný skeyti, eiga það til gamla tölvupóstinn þinn eins vel. Til að gera þetta, benda á póst möppu og fara Boð > R ules að virkja ákveðna reglu.
- Sjá í geymslu póst
Þú ættir nú að vera fær um að taka eftir því að það er meiri geymslurými á pósthólfinu. Til að fá email skjalasafn, bara að leita að þeim á vinstri dálkinum þar sem möppur eru. Þeir ættu nú að vera undir á tölvunni minni möppu.
Part 3: Kenndur & Bragðarefur Til email geymslu
Hér eru nokkrar ábendingar og bragðarefur til að gera email geymslu virka betur fyrir þig:
- Sérsníða flokkunarkerfi þínu. Það þýðir ekki að ef kerfið virkar fyrir vin þinn, mun það vinna fyrir þig því það eru þrjár gerðir af fólki í þessum heimi: Leitandi , filers og markara . Notendum gera ekki mikið samtakamátt vegna þess að þeir trúa að leita tól er besti vinur þeirra. Fólk sem telur að allt hefur sérstaka stað eru kallaðir filers . Markara er ást barn bæði - þeir setja tölvupóst á almennari skrár og kýs að leita þaðan.
- Vinna með Sendir hlutir þannig að þú getur auðveldlega fundið tölvupóstinn sem sendandi er sannfærður um að þú hafir ekki sent.
- Gerðu þínar Skjalastjórn Reglur vinna fyrir þig. Þú ættir nú að vita mynstri komandi og á útleið tölvupóst þinn - nota þessa þekkingu til að aðlaga reglur þínar. Þetta mun draga úr the magn af handavinnu sem þú þarft að gera.
- Nefna möppur eins skýr og mögulegt er. Þetta er svo að þú gleymir ekki því sem þú hefur í raun spurt email þjónustuna til að flokka og skjalasafn í hverri möppu.
- Eyða óæskilegum tölvupóst um leið og það kemur. Betri enn, að segja upp áskrift að fréttabréfinu sem eru ekki lengur á áhuga þinn.
Eins og þú geta sjá, skipuleggja rafræna pósthólfið er a stykki af köku. Jú, það er a þræta fyrst að skipulag póstþjónustan að halda email geymslu fyrir þig. Hins vegar þegar þú hefur það í gang, það verður frábær gagnlegt og mun spara þér ríflegur magn af tími.
