Email Pengarsipan adalah tindakan otomatis menangkap, melestarikan dan mengkategorikan lalu lintas email yang diterima atau dikirim oleh seorang individu, organisasi atau layanan berlangganan. Praktek ini telah lama diadopsi oleh banyak organisasi - karyawan merasa lebih mudah untuk mengambil dan memulihkan informasi yang disampaikan antara email bisnis, manajer merasa lebih mudah untuk mencari informasi untuk audit tahunan dan pengacara merasa lebih mudah untuk melestarikan percakapan email rahasia yang dapat digunakan untuk membantu penyelidikan internal dan perselisihan eksternal.
Singkatnya, pengarsipan email membuat kotak masuk Anda bersih dan lebih mudah untuk mengelola. Ini adalah heran mengapa tidak banyak orang membuat praktek untuk arsip email pribadi mereka. Sementara arsip email perusahaan biasanya disimpan di kaset dan disk array magnetik, kebanyakan arsip email pribadi disimpan di awan. Email diindeks sistematis dalam arsip tersebut sehingga akan lebih cepat untuk mencari informasi spesifik.
Ada beberapa hal yang dapat Anda arsip bersama dengan pesan email. Yang paling penting akan lampiran email dan metadata yang terkait. Selain itu, Anda bisa kalender juga arsip, kontak, catatan dan pesan instan.
Bagian 1: Mengapa Anda Perlu Perlu Email Anda Aman Arsip Dan Mudah Diakses
Ada banyak alasan mengapa Anda harus melakukan pengarsipan email di rumah dan bekerja. Berikut adalah top 5 alasan:
- Penyimpanan: inbox email Anda adalah pusat dari bisnis sehari-hari Anda dan komunikasi pribadi - terutama sekarang bahwa ia mampu melakukan sinkronisasi dengan banyak dari Anda layanan digital misalnya akun sosial media, kalender, kontak, manajer manajemen proyek dll Pengarsipan dapat mengoptimalkan penyimpanan digital Anda ruang sehingga Anda akan dapat melakukan pencarian di email Anda inbox efektif.
- Kepatuhan: mencari informasi di kotak masuk Anda dapat mengenakan pajak dan memakan waktu. Untuk beberapa perusahaan, pemerintah membutuhkan karyawan untuk arsip komunikasi elektronik mereka sehingga mereka dapat diambil dengan mudah bila diperlukan dalam penyelidikan. Individu akan menemukan ini berguna ketika musim pengajuan pajak gulungan oleh.
- Email Management: mengotomatisasi penyimpanan dan pengindeksan proses email masuk dan keluar tidak hanya akan menghemat ruang pada akun email Anda tetapi juga membuat inbox Anda bersih. Ini adalah cara yang bagus untuk mengkategorikan percakapan yang berkaitan dengan proyek tertentu (misalnya Project X) atau tujuan (misalnya Dokumen Perjalanan). Dengan cara ini, Anda akan langsung tahu di mana mencarinya email tertentu pada.
- Meningkatkan Produktivitas: dengan memiliki email diurutkan secara sistematis, Anda akan dapat hadir untuk orang-orang penting pertama dan berurusan dengan yang paling penting setiap kali Anda bebas. Memiliki email ini otomatis diurutkan juga nyaman bagi banyak orang karena mengurangi kerumitan melakukannya secara manual.
- Disaster Recovery: harus Anda secara tidak sengaja menghapus semua email Anda, Anda dapat yakin bahwa Anda bisa mendapatkan orang-orang penting kembali dari arsip email Anda. Ini adalah cara tercepat dan termudah untuk mengembalikan data Anda.
Bagian 2: Cara Tetap Email Anda Pengarsipan
Apakah Anda Microsoft Outlook tiba-tiba melambat ke merangkak menyiksa dan email sederhana membutuhkan waktu yang lama untuk mengirim? Hal ini mungkin karena kotak surat Anda telah menjadi signifikan lebih berat. Untuk memeriksa bagaimana kembung kotak surat Anda, semua yang perlu Anda lakukan adalah pergi ke File> Folder> Properties> Storage - alternatif, klik kanan salah satu folder Anda dan klik Properti ketika pilihan dropdown muncul.
Secara default, Microsoft Outlook secara otomatis membuat email pengarsipan Anda Produk Dihapus , Sent Items , serta berakhir Tugas dan Kalender item. Namun, jika Anda menerima ratusan email setiap hari, Anda mungkin ingin mengatur perintah pengarsipan email untuk mengelola kotak surat Microsoft Outlook Anda.
Berikut adalah lima langkah untuk menyiapkan setelan Anda Auto Arsip ini:
- Buat folder lokal baru untuk mengarahkan Arsip baru Mail
Cari Pada My Computer dan klik kanan di atasnya. Pilih New Folder dan beri nama dengan tepat. Jika Anda tidak dapat menemukan ini, Anda mungkin memiliki versi lama dari Microsoft Outlook - dalam hal ini, pilih File> Arsip dan mengubah tanggal di bawah item Arsip lebih tua dari ... pilihan.
- Buat Aturan Pengarsipan baru
Untuk membangun aturan baru, klik Tools> Rules dan pilih Efek dari On My Computer segmen. Menemukan + tombol di bagian bawah jendela dan klik di atasnya. Nama Aturan Pengarsipan baru tepat.
- Tentukan jangka waktu dan folder tujuan
Klik Ketika pesan baru tiba tab dan menentukan Tanggal Diterima dan lakukan hal berikut tindakandemikian. Klik Enabled kotak centang dan klik OK . Jika Anda memiliki versi lama dari Microsoft Outlook, pergi ke Tools> Options> Lainnya> Arsip Auto untuk melakukan perubahan ini.
- Menerapkan aturan baru pada folder email yang ada
Sekarang bahwa Anda telah menyiapkan ini Aturan Pengarsipan baru untuk pesan baru, menerapkannya ke email lama Anda juga. Untuk melakukan hal ini, sorot folder mail dan pergi ke Pesan > R ules untuk mengaktifkan aturan tertentu.
- Mengakses pesan email yang diarsipkan
sekarang Anda harus dapat melihat bahwa ada lebih banyak ruang penyimpanan pada kotak surat Anda. Untuk sampai ke arsip email Anda, hanya mencari mereka di kolom sebelah kiri di mana folder yang. Mereka sekarang harus di bawah Pada My Computer folder.
Bagian 3: Tips & Trik Untuk Email Pengarsipan
Berikut adalah beberapa tips dan trik untuk membuat pengarsipan email bekerja lebih baik untuk Anda:
- Personalisasi sistem pengarsipan Anda. Ini tidak berarti jika sistem bekerja untuk teman Anda, ia akan bekerja untuk Anda karena ada tiga jenis orang di dunia ini: Pencari , pelapor dan Taggers . Pencari tidak berbuat banyak pengorganisasian karena mereka percaya alat pencarian adalah teman terbaik mereka. Orang-orang yang percaya bahwa segala sesuatu memiliki tempat spesifik disebut pelapor . Taggers adalah anak cinta dari kedua - mereka menempatkan email dalam file yang lebih umum dan lebih memilih untuk mencari dari sana.
- Mengatur Anda Terkirim sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan email bahwa pengirim yakin bahwa Anda tidak dikirim.
- Membuat Anda Aturan Pengarsipan bekerja untuk Anda. Sekarang Anda harus mengetahui pola email masuk dan keluar Anda - menggunakan pengetahuan ini untuk menyesuaikan aturan Anda. Ini akan meminimalkan jumlah pekerjaan manual Anda akan perlu melakukan.
- Nama folder Anda sejelas mungkin. Ini agar Anda tidak lupa apa yang telah Anda benar-benar meminta layanan email Anda untuk memilah dan arsip di setiap folder.
- Hapus email yang tidak diinginkan segera setelah tiba. Lebih baik lagi, berhenti berlangganan newsletter yang tidak lagi dari minat untuk Anda.
Seperti yang Anda lihat, mengatur kotak surat elektronik Anda adalah sepotong kue. Tentu, itu adalah kerumitan pada awalnya setup penyedia email Anda untuk menjaga pengarsipan email untuk Anda. Namun, setelah Anda memilikinya dan berjalan, itu akan menjadi super berguna dan akan menghemat jumlah berlebihan waktu.
