Email Արխիվային է ավտոմատացված ակտը capturing, պահպանման եւ categorizing Փոստի երթեւեկության ստացել կամ ուղարկել անհատ, կազմակերպության կամ տեղաբաշխված ծառայությունից: Այս պրակտիկան վաղուց արդեն ընդունվել են բազմաթիվ կազմակերպություններ - ի աշխատակիցները գտնում են, որ ավելի հեշտ է վերստանալ եւ վերականգնել տեղեկատվություն relayed միջեւ գործարար նամակներ, կառավարիչներ գտնել այն ավելի հեշտ է որոնել տեղեկությունների համար ամենամյա ստուգումների եւ իրավաբանների գտնել այն ավելի հեշտ է պահպանել գաղտնի էլփոստով խոսակցությունները, որ կարող է օգտագործվել օգնություն ներքին հետաքննություն եւ արտաքին վեճերը:
Կարճ ասած, էլեկտրոնային արխիվացման պահում ձեր ներարկղ մաքուր է եւ ավելի հեշտ է կառավարել: Դա զարմանալի է, թե ինչու շատ մարդիկ այն դարձնել մի պրակտիկա է արխիվացնել իրենց անձնական նամակներ: Իսկ կորպորատիվ էլփոստով արխիվները սովորաբար պահվում է մագնիսական ժապավեններ եւ Disk arrays, մեծ մասը անհատական էլեկտրոնային փոստի արխիվներ պահվում են ամպի. Նամակներ են ինդեքսավորվում սիստեմատիկ այդ արխիվներում, այնպես որ դա կլինի ավելի արագ որոնման համար կոնկրետ տեղեկատվություն:
Կան մի քանի բաներ, որ դուք կարող եք արխիվացնել հետ միասին էլեկտրոնային հաղորդագրությունների. Առավել կարեւոր կլիներ էլփոստով կցորդներ եւ դրա հետ կապված մետատվյալները: Բացի այդ, դուք կարող եք նաեւ արխիվային օրացույցներ, կոնտակտներ, նոտաներ եւ ակնթարթային հաղորդագրություններ:
Մաս 1: Ինչու Դուք պետք է պահել ձեր Email Ապահով Ծանուցումներ եւ դյուրամատչելի
Կան բազմաթիվ պատճառներ, թե ինչու դուք պետք է կատարել էլեկտրոնային արխիվացման տանը եւ աշխատանքի. Այստեղ են մեր լավագույն 5 պատճառներ:
- Storage: Ձեր փոստի է հանգույց ձեր ամենօրյա բիզնեսի եւ անհատական կապի, հատկապես հիմա, որ դա կարող է sync հետ ձեզանից շատերը թվային ծառայությունների, օրինակ, սոցիալական լրատվամիջոցների հաշիվը, օրացույցներ, շփումները, Ծրագրի կառավարում մենեջեր եւ այլն արխիվացում կարող է օպտիմալացնել ձեր թվային պահեստավորման տարածք, այնպես որ դուք պետք է ի վիճակի է կատարել որոնումները ձեր էլ inboxes արդյունավետ:
- Համապատասխանության: գտնելով տեղեկատվություն ձեր ներարկղ կարող է հետք թողնել եւ ժամանակատար. Որոշ ընկերությունների, կառավարությունը պահանջում աշխատակիցներին արխիվացնել իրենց էլեկտրոնային հաղորդակցության, այնպես, որ նրանք կարող են առաքվել հեշտ է, երբ անհրաժեշտ է, հետաքննության: Անհատները, կարող եք գտնել այս օգտակար է, երբ հարկային ներկայացման մրցաշրջանում գլանափաթեթներ է:
- Email կառավարում: automating պահելու եւ ինդեքսավորման գործընթացը մուտքային եւ ելքային նամակներ կլինի ոչ միայն պահպանել տարածք Ձեր էլփոստի հաշիվը, այլեւ կատարել ձեր ներարկղ մաքուր. Դա մի մեծ ճանապարհ է դասակարգումը խոսակցությունները վերաբերում են կոնկրետ ծրագրի (օրինակ `Ծրագրի X) կամ նպատակի (օրինակ ճամփորդական փաստաթղթերի): Այս կերպ, Դուք կարող եք ակնթարթորեն իմանալ, թե որտեղ պետք է նայել կոնկրետ նամակ է:
- Բարձրացնել արտադրողականությունը: ունենալով նամակներ տեսակավորված համակարգված, դուք կկարողանաք հաճախել կարեւոր նորերը առաջին եւ զբաղվել առնվազն կարեւոր, երբ դուք ազատ. Ունենալով այս նամակներ ինքնաբերաբար Դասակարգել հարմար է նաեւ շատերի համար, քանի որ այն նվազեցնում է ջանքերը անում է այն ձեռքով.
- Աղետների վերականգնման: պետք պատահաբար սրբել դուրս ձեր բոլոր նամակները, դուք կարող եք համոզված լինել, որ դուք կարող եք ստանալ կարեւորները ետ Ձեր էլփոստի արխիվից. Դա մի quickest եւ ամենահեշտ ճանապարհը վերականգնել ձեր տվյալները.
Մաս 2-Ինչպես պահել ձեր էլեկտրոնային արխիվացման
Արդյոք ձեր Microsoft Outlook հանկարծ դանդաղել է սարսափելի տարածման եւ պարզ էլփոստի տեւում է երկար ժամանակ է ուղարկել դուրս. Սա, թերեւս, այն պատճառով, որ Ձեր փոստարկղը դարձել զգալիորեն ավելի ծանր: Ստուգել, թե փքված ձեր փոստարկղը, բոլոր դուք պետք է անեք է գնալ Պատկեր> Folder> Properties> Storage - Այլապես, աջ սեղմեք ցանկացած ձեր թղթապանակների եւ սեղմեք Properties , երբ dropdown տարբերակը հայտնվում:
Ըստ նախնականի, Microsoft Outlook ավտոմատ կերպով պահում էլեկտրոնային արխիվացման Ձեր ջնջված էք , հղել իրեր , ինչպես նաեւ ժամկետանց Խնդիրներն ու Օրացույց կետերը: Սակայն, եթե դուք ստանում հարյուրավոր նամակներով ամեն օր, դուք կարող եք սահմանել մինչեւ էլեկտրոնային արխիվացման հրամաններ է կառավարել ձեր Microsoft Outlook փոստարկղը:
Այստեղ են հինգ քայլերը պետք է ստեղծել Ձեր Auto-ի արխիվ կարգավորումները:
- Ստեղծել նոր տեղական թղթապանակների ուղղել նոր Արխիվային Փոստ
Գտնել իմ համակարգչի եւ աջ սեղմեք դրա վրա: Ընտրեք Նոր Թղթապանակ եւ անվանել այն պատշաճ կերպով. Եթե դուք չեք կարող գտնել այս, դուք կարող եք ունենալ մի հին տարբերակը Microsoft Outlook - ի այս դեպքում, ընտրել ֆայլը> Արխիվ եւ փոխել ամսաթիվը տակ Արխիվ իրերի ավելի հին է, քան ... տարբերակը:
- Ստեղծել նոր արխիվացման կանոն
հաստատել է նոր կանոն, սեղմեք Գործիքներ> Կանոնների եւ ընտրեք բորսան է, որ իմ համակարգչի հատվածում: Գտնել + կոճակը ներքեւի մասում պատուհանից եւ սեղմեք դրա վրա: Անվանեք նոր արխիվացման Կանոն համապատասխանաբար.
- Որոշելու ժամանակահատվածը եւ նպատակակետ թղթապանակներ
Սեղմեք Երբ նոր հաղորդագրությունը էջանշանը եւ սահմանել Ստացման ամսաթիվ եւ անել հետեւյալը գործողություններըհամապատասխանաբար. Սեղմեք միացված վանդակը եւ սեղմեք OK : Եթե դուք ունեք մի հին տարբերակը, Microsoft Outlook, գնալ Գործիքներ> Ընտրք> Այլ> Auto արխիվի է անել այդ փոփոխությունները:
- Դիմել է նոր կանոն վրա առկա նամակները թղթապանակների
Այժմ, որ դուք ստեղծել այս նոր արխիվացման կանոնը նոր հաղորդագրություններից, կիրառել այն Ձեր հին նամակները, ինչպես նաեւ: Որպեսզի դա անել, կարեւորում փոստի թղթապանակը եւ գնալ Messages > R ules ակտիվացնելու համար կոնկրետ կանոն:
- Մուտք գործել արխիվացվում էլփոստով հաղորդագրությունները
Դուք պետք է կարողանա նկատել, որ կա ավելի պահեստային տարածք ձեր փոստարկղում. Է ստանալ Ձեր էլեկտրոնային փոստի արխիվի, պարզապես նայեք նրանց համար ձախ սյունակում, որտեղ թղթապանակների են: Նրանք պետք է լինի տակ իմ համակարգչի թղթապանակում:
Մաս 3: Tips եւ հնարքներ համար էլեկտրոնային արխիվացման
Այստեղ կան մի քանի խորհուրդներ եւ հնարքներ, որպեսզի էլեկտրոնային արխիվացման աշխատել ավելի լավ է ձեզ համար:
- Անհատականացրեք Ձեր ներկայացման համակարգ. Դա չի նշանակում, որ եթե մի համակարգ աշխատում է ձեր ընկերոջը, այն կաշխատի ձեզ համար, քանի որ կան երեք տեսակի մարդիկ այս աշխարհում. Searchers , Filers եւ Taggers : Searchers չեն անում շատ կազմակերպումը, քանի որ նրանք կարծում են, որ որոնման գործիք է նրանց լավագույն ընկերը: Մարդիկ, ովքեր գտնում է, որ ամեն ինչ ունի իր ուրույն տեղն են կոչվում Filers : Taggers է սերը երեխան, այնպես էլ, նրանք դրել նամակներ ավելի ընդհանուր ֆայլերը եւ նախընտրում է որոնման այնտեղից:
- Կազմակերպեք ձեր հղել իրեր , այնպես որ դուք կարող եք հեշտությամբ գտնել այն նամակը, որ ուղարկողը համոզված է, որ դուք չեք ուղարկվել:
- Կատարել ձեր Արխիվացման Օրենքները աշխատում է ձեզ համար. Դուք պետք է իմանա, որ օրինակը Ձեր մուտքային եւ ելքային նամակների օգտագործել այդ գիտելիքները հարմարեցնել Ձեր կանոնները: Սա կլինի նվազագույնի հասցնել ֆիզիկական աշխատանք, դուք պետք է անել.
- Անվանեք ձեր թղթապանակների, ինչպես պարզ է, որքան հնարավոր է. Սա այն է, որ դուք չեք մոռանա այն, ինչ դուք իրականում խնդրեց Ձեր էլեկտրոնային փոստի ծառայություն է տեսակավորել եւ արխիվում յուրաքանչյուր թղթապանակում.
- Ջնջել անցանկալի նամակները շուտ, քանի որ գալիս. Ավելի լավ է, դուրս գրվել տեղեկագրեր, որոնք այլեւս մեծ հետաքրքրություն է ձեզ:
Ինչպես դուք կարող եք տեսնել, կազմակերպելու Ձեր էլեկտրոնային փոստարկղը մի կտոր թխվածք: Իհարկե, դա է hassle է նախ setup Ձեր էլեկտրոնային փոստի մատակարարից է պահել էլեկտրոնային արխիվացման ձեզ համար. Սակայն, երբ դուք պետք է այն մինչեւ ու վազում, դա կլինի գերծանրքաշային օգտակար եւ փրկել ձեզ առատ քանակությամբ ժամանակ.
