E-mail archiválás az automatizált cselekmény rögzítése, megőrzése és kategorizálása e-mail forgalom által elküldött vagy fogadott egy személlyel, szervezettel vagy előfizetett szolgáltatás. Ez a gyakorlat már régóta elfogadott számos szervezet - a munkavállalók könnyebben letölteni és vissza közvetített információk között üzleti e-mailek, a vezetők könnyebben kereshet információkat az éves ellenőrzések és a jogászok könnyebben megőrizzék bizalmas e-mail beszélgetésekkel, hogy lehet használni hogy segítse a belső vizsgálatok és a külső viták.
Röviden, e-mail archiválás megóvja postaládáját tiszta és könnyebben kezelhető. Ez egy csoda, hogy nem sok ember, hogy ez egy gyakorlat, hogy archiválja a személyes e-maileket. Míg a vállalati e-mail archívumokat általában tárolt mágneses szalagok és lemeztömbökkel legtöbb személyes e-mail archívumokat tartják a felhő. E-mailek indexelése szisztematikusan ezek a dokumentumok úgy, hogy gyorsabb lenne, hogy keressen egy konkrét információk.
Van néhány dolog, amit archiválni együtt az e-mail üzeneteket. A legfontosabb lenne az e-mail mellékletek és hozzá tartozó metaadatokat. Továbbá, akkor is archív naptárak, névjegyek, jegyzetek és azonnali üzeneteket.
1. rész: Miért kell mailjei biztonságosan archivált és könnyen hozzáférhető
Rengeteg olyan ok, amiért érdemes elvégezni az e-mail archiválás otthon és a munkahelyen. Itt vannak a top 5 okokból:
- Tárolás: postafiókjában van a központja a napi üzleti és személyes kommunikáció - különösen most, hogy képes szinkronizálni sokatok digitális szolgáltatások, például a szociális média veszi, naptárak, névjegyek, projekt menedzsment vezető stb archiválás optimalizálja a digitális tárolás helyet, így képes lesz arra, hogy kereséseket végrehajtani e-mailjei között hatékonyan.
- Compliance: információk megtalálása a postaládájába lehet megadóztatása és időigényes. Egyes vállalatok, a kormányzat elvárja dolgozóitól archiválására az elektronikus kommunikáció, hogy azok könnyen visszaállíthatók, hogy szükség esetén a vizsgálatot. Magánszemélyek fogja találni ezt a hasznos, ha adóbevallási szezon tekercsek által.
- Email Management: automatizálásával tárolására és indexelési folyamatot a bejövő és kimenő e-maileket nem csak helyet takaríthat meg az e-mail fiók, hanem, hogy a beérkező levelek tisztító. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy kategorizálja beszélgetések vonatkozó konkrét projekt (pl Project X) vagy cél (pl úti okmányok). Ily módon, akkor azonnal tudja, hol keresse az adott e-mail címen.
- A termelékenység növelése: azáltal, hogy az e-maileket rendezni rendszeresen, akkor képes lesz arra, hogy részt vegyen a legfontosabbak első és foglalkozik a legkevésbé fontos, ha te is ingyen. Miután ezeket a leveleket automatikusan rendezve is kényelmes sokan, mivel csökkenti a szóváltás csinálja kézzel.
- Disaster Recovery: Ha véletlenül törölje ki az összes e-maileket, akkor biztos lehet benne, hogy lehet kapni a legfontosabbak vissza az e-mail archívum. Ez egy a leggyorsabb és legegyszerűbb módja annak, hogy az adatok visszaállításához.
2. rész: Hogyan tartsuk a mail archiválás
Az Ön Microsoft Outlook hirtelen lelassult a kínzó csúszás, és egy egyszerű email hosszú időt vesz igénybe, hogy küldjön ki? Ez valószínűleg azért, mert a postaláda vált lényegesen nehezebbek. Annak ellenőrzésére, hogy milyen dagadt a postaláda, csak annyit kell tennie, hogy menjen a Fájl> Mappa> Tulajdonságok> Storage - másodlagosan, a jobb gombbal bármelyik mappát, majd kattintson a Tulajdonságok , ha a legördülő menüből jelenik meg.
Alapértelmezés szerint a Microsoft Outlook automatikusan nyomon email archiválása Törölt elemek , Elküldött elemek , valamint a lejárt feladatok és naptár terméket. Azonban, ha kap több száz e-maileket naponta, érdemes lehet beállítani az e-mail archiválás parancsokat kell kezelni a Microsoft Outlook postafiókot.
Íme az öt lépést, hogy beállítsa a Auto Archive beállításait:
- Új helyi mappák közvetlen új archivált Mail
Find On My Computer és a jobb gombbal rá. Válassza az Új mappa , és adjon neki megfelelő nevet. Ha nem találja ezt, akkor lehet, hogy egy régebbi változata a Microsoft Outlook - ebben az esetben válasszuk a Fájl> Archívum és módosítsa a dátumot az ennél korábbi elemek archiválása ... opciót.
- Új archiválás szabály
, hogy egy új szabályt, kattintson az Eszközök> Szabályok és válassza ki az Exchange a Be My Computer szegmensben. Keresse meg a + gombot az alján az ablakon, és kattintson rá. Nevezze el az új archiválási szabály megfelelően.
- Határozzuk meg azt az időszakot és célmappájának
Kattintson az Amikor egy új üzenet érkezik lapot, és meghatározzák a kézbesítés dátuma és tegye a következőket akciókEszerint. Kattintson az Engedélyezve jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra . Ha van egy régebbi változata a Microsoft Outlook, az menjen a Tools> Options> Egyéb> Auto Archive csinálni ezeket a változásokat.
- Alkalmazza az új szabály a meglévő e-mail mappák
Most, hogy már létrehozott új archiválás szabály az új üzeneteket, alkalmazza azt a régi e-maileket is. Ehhez jelölje ki az e-mail mappa, és menj az Üzenetek > R Ülés elindíthatja a speciális szabály.
- Kapcsolódás az archivált e-mail üzeneteket
Most már képesek észrevenni, hogy van több tárhelyet a postaláda. Ahhoz, hogy az e-mail archívum, csak nézd őket a bal oldali oszlopban, ahol a mappák. Ők most már az On My Computer mappát.
3. rész: Tippek és trükkök mail archiválás
Íme néhány tipp és trükk, hogy e-mail archiválás jobban működik az Ön számára:
- Tegye egyedivé nyilvántartó rendszer. Ez nem azt jelenti, ha a rendszer működik a barátja, hogy működni fog az Ön számára, mert van három fajta ember van a világon: Searchers , Filers és Taggers . A keresők nem sokat szervező, mert úgy vélik, a keresési eszköz az ő legjobb barátja. Emberek, akik úgy véli, hogy mindennek megvan a maga sajátos helye nevezzük Filers . Taggers a szeretet gyermeke egyaránt - raktak e-maileket általánosabb fájlokat, és inkább keressen onnan.
- Szervezze meg az Elküldött elemek , így könnyen megtalálhatja az e-mail, hogy a feladó győződve arról, hogy nem küldött.
- Tedd archiválás szabályai működni. Most már tudom, a minta a bejövő és kimenő e-maileket - használja ezt a tudást, hogy testre a szabályokat. Ez minimálisra csökkenti a kézimunka mennyiségét meg kell tennie.
- Nevezze el mappák lehető legvilágosabban. Ez azért van így, hogy ne felejtsük el, amit valójában azt kéri az e-mail szolgáltatás keresést és archív mappánként.
- Törölje a nem kívánt e-mailek, amint megérkezik. Még jobb, leiratkozni a hírlevelek, hogy már nem olyan érdekes az Ön számára.
Mint látható, szervező az elektronikus postaláda egy szelet tortát. Persze, ez egy szóváltás először beállítani az e-mail szolgáltató, hogy e-mail archiválás az Ön számára. Azonban, ha van ez, és fut, akkor szuper hasznos és menteni bőséges időt.
