E-mail arhiviranje je automatizirana čin hvatanja, čuvanja i kategoriziranje e-mail prometa primljene ili poslane od strane pojedinca, organizacije ili upisanog usluge. Ova praksa je odavno usvojen od strane mnogih organizacija - zaposlenici lakše dohvatiti i vratiti podatke prenose između poslovnih e-mailova, menadžeri lakše tražiti informacije za godišnje revizije i odvjetnici lakše sačuvati povjerljivost e-mail razgovore koji se mogu koristiti za pomoć interne istrage i vanjske sporova.
Ukratko, e-mail arhiviranje čuva vaš inbox čist i lakše upravljati. To je čudo zašto mnogi ljudi ne to praksa arhivirati svoje osobne e-pošte učiniti. Dok korporativni e-mail arhive obično su pohranjeni na magnetske trake i disk polja, većina osobne arhive e-pošte čuvaju se u oblaku. E-poruke su indeksirani sustavno u tim arhivima, tako da bi bilo brže tražiti određene informacije.
Postoji nekoliko stvari koje možete arhivirati zajedno s porukama e-pošte. Najvažnije bi bilo privitke e-pošte i njegova povezana metapodataka. Osim toga, možete također arhiva kalendare, kontakte, bilješke i instant poruka.
Dio 1: Zašto vam je potrebna kako bi Vaše Pošaljite sigurno Arhivirano i lako dostupne
Postoji mnogo razloga zašto bi trebali obavljati arhiviranje e-pošte kod kuće i na poslu. Ovdje su naši top 5 razloga:
- Skladištenje: Vaš e-mail inbox središte vaše dnevne poslovne i osobne komunikacije - pogotovo sada kada je u stanju sinkronizirati s mnogi od vas digitalne usluge, npr društveni mediji računa, kalendarima, kontaktima, menadžer za upravljanje projektima i sl Arhiviranje može optimizirati svoju digitalnu pohranu prostor, tako da ćete biti u mogućnosti to obaviti pretrage na vaš e-mail inbox učinkovito.
- Usklađenost: pronalaženje informacija u vaš poštanski sandučić može biti oporezivanja i dugo trajati. Za neke tvrtke, vlada traži zaposlenike za arhiviranje svoju elektronsku komunikaciju, tako da oni mogu dohvatiti lako kada je to potrebno u istrazi. Pojedinci će se naći ovaj koristan kada se porez na podnošenje sezone role strane.
- E-Uprava: automatizacijom skladištenje i indeksiranje proces dolazne i odlazne e-pošte ne samo da će uštedjeti prostor na račun e-pošte, ali i učiniti vaš inbox čistač. To je sjajan način da se kategorizirati razgovore koji se odnose na određeni projekt (npr Projekt X) ili namjenu (npr putnih isprava). Na taj način, vi ćete odmah znati gdje tražiti određenu e-mail na.
- Povećanje produktivnosti: tako da e-mail izdvojiti sustavno, od vas će biti u mogućnosti da prisustvuju važnim one prve i nositi se s najmanje važno kad god su besplatni. Imajući ove poruke e-pošte automatski razvrstane je također pogodan za mnoge ljude jer smanjuje gnjavažu radi ručno.
- Disaster Recovery: treba li slučajno izbrisati sve svoje e-mailove, možete biti sigurni da možete dobiti važne one vratio sa svog e-arhive. To je najbrži i najlakši način za vraćanje podataka.
Dio 2: Kako bi Vaše e-mail arhiviranje
Je li vaš Microsoft Outlook iznenada usporio na bolan puzati i jednostavan e-mail potrebno dugo vremena da pošalje? To je vjerojatno zato što se vaš poštanski sandučić je postao znatno teži. Za provjeru koliko je proširio svoj poštanski sandučić, sve što trebate učiniti je otići na Datoteka> Mapa> Nekretnine> Skladištenje - alternativno, desni klik bilo koji od svoje mape i kliknite na Properties , kada se pojavi opcija padajući.
Po zadanom, Microsoft Outlook automatski čuva arhiviranje e-pošte vaše izbrisane stavke , Poslane stavke , kao i istekao Zadaci i kalendara stavke. Međutim, ako ste primili stotine e-mailova dnevno, vi svibanj želite postaviti e-mail arhiviranje naredbe za upravljanje Microsoft Outlook poštanski sandučić.
Evo pet koraka za postavljanje postavki Auto arhive:
- Stvaranje novih lokalnih mapa usmjeriti novi Arhivirani Mail
Pronađite na moj računalo i desnim klikom na njega. Odaberite Nova mapa i ime na odgovarajući način. Ako ne možete pronaći ovaj, možda imate stariju verziju programa Microsoft Outlook - u ovom slučaju, odaberite Datoteka> Arhiva i promijeniti datum pod točkama Arhiva starijih od ... opcija.
- Izrada novog arhiviranje pravilo
da se uspostavi novo pravilo, kliknite na Alati> Pravila i odaberite Exchange iz popisa na mom računalu segmentu. Pronađite + gumb na dnu prozora i kliknite na njega. Ime novog arhiviranje pravilo na odgovarajući način.
- Odrediti vremenski period i odredišni mape
Kliknite Kad stigne nova poruka karticu i odrediti datum primljenih i učinite sljedeće akcijeprema tome. Kliknite Omogućeno okvir i kliknite OK . Ako imate stariju verziju Microsoft Outlook, idite na Tools> Options> Ostalo> Auto arhivu učiniti te promjene.
- Nanesite novo pravilo o postojećim e-mail mape
Sada kada ste postavili ovaj novi arhiviranje pravilo za nove poruke, primjenjuju se na svoj stari e-pošte, kao dobro. Da biste to učinili, označite mapu e-pošte i idite na Poruke > R module, za aktiviranje određenom pravilu.
- Pristupite arhivirane poruke e-pošte
Sada bi ste trebali biti u stanju primijetiti da postoji više prostora za pohranu na vašem poštanskom sandučiću. Da biste dobili na svoju e-mail arhive, samo potražite ih na lijevom stupcu gdje su mape. Sada bi trebao biti ispod na moj računalo mapu.
Dio 3: Savjeti i trikovi za arhiviranje e-pošte
Ovdje su neke savjete i trikove kako bi arhiviranje e-pošte raditi bolje za vas:
- Prilagodite svoj sustav arhiviranja. To ne znači da ako sustav radi za svog prijatelja, to će raditi za vas, jer postoje tri vrste ljudi na ovom svijetu: Tragači , filers i taggersa . Tragači ne može učiniti mnogo organizaciju, jer oni vjeruju da je alat za pretraživanje je njihov najbolji prijatelj. Ljudi koji vjeruje da sve ima svoje određeno mjesto se zove filers . Taggersa je ljubav dijete oboje - stavili su e-mailove u više općih datoteke i preferira traži od tamo.
- Organizirajte svoje Poslane stavke , tako da možete lako pronaći e-mail da pošiljatelj je uvjeren da niste poslali.
- Provjerite svoje Pravila arhiviranje raditi za vas. Sada bi ste trebali znati obrazac dolaznih i odlaznih poruka e-pošte - koristiti to znanje kako bi prilagodili pravila. To će smanjiti količinu ručnog rada morat ćete učiniti.
- Ime mape što je jasno što je više moguće. To je zato da se ne zaboravi ono što ste zapravo pitali svoju e-mail uslugu za razvrstavanje i arhiviranje u svakoj mapi.
- Brisanje neželjenih poruka e-pošte čim stigne. Ili još bolje, odjaviti se biltene koji više od interesa za vas nema.
Kao što možete vidjeti, organiziranje elektronski poštanski sandučić je komad torte. Naravno, to je gnjavaža na početku postaviti svoju e-mail usluga kako bi arhiviranje e-pošte za vas. Međutim, nakon što su ga gore i trčanje, to će biti super korisna i da će uštedjeti obilne količine vremena.
