ईमेल संग्रहीत कर रहा है , पर कब्जा करने के संरक्षण और श्रेणीबद्ध ईमेल यातायात प्राप्त या एक व्यक्ति, संगठन या सदस्यता ली सेवा से भेजे गए के स्वचालित कार्य है। इस अभ्यास में लंबे समय के कई संगठनों द्वारा अपनाया गया है - कर्मचारियों यह आसान निकालते हैं और व्यापार ईमेल के बीच प्रसारित जानकारी ठीक करने के लिए करने के लिए मिल जाए, प्रबंधकों यह आसान वार्षिक लेखा-परीक्षण और वकीलों के लिए जानकारी के लिए खोज करने के लिए यह आसान गोपनीय ईमेल वार्तालापों कि इस्तेमाल किया जा सकता संरक्षित करने के लिए लगता है आंतरिक जांच और बाह्य विवादों सहायता करने के लिए।
संक्षेप में, ईमेल संग्रहण स्वच्छ और प्रबंधन में आसान अपने इनबॉक्स रहता है। यह एक आश्चर्य क्यों कई लोग यह उनकी व्यक्तिगत ईमेल संग्रह करने के लिए एक अभ्यास करते हैं। जबकि कॉर्पोरेट ईमेल अभिलेखागार आमतौर पर चुंबकीय टेप और डिस्क सारिणी पर जमा हो जाती है, सबसे अधिक व्यक्तिगत ईमेल अभिलेखागार बादल में रखा जाता है। ईमेल इन अभिलेखागार में व्यवस्थित ढंग से अनुक्रमित हैं इतना है कि यह एक विशेष जानकारी के लिए खोज करने के लिए तेजी से होगा।
वहाँ कई चीजें हैं जो आप ई-मेल संदेश के साथ संग्रह कर सकते हैं कर रहे हैं। सबसे महत्वपूर्ण ईमेल संलग्नक और उससे संबद्ध मेटाडेटा होगा। साथ ही, आप भी कर सकते हैं संग्रह कैलेंडर, संपर्क, नोट्स और त्वरित संदेश।
भाग 1: आप क्यों अपने ईमेल रखने के आवश्यकता को सुरक्षित रूप से संग्रहीत और आसानी से सुलभ
कारणों से आप घर और काम पर ईमेल संग्रहण प्रदर्शन करना चाहिए के बहुत सारे हैं। यहाँ हमारे शीर्ष 5 कारण हैं:
- संग्रहण: अपने ईमेल इनबॉक्स अपने दैनिक व्यवसाय और निजी संचार का केंद्र है - विशेष रूप से अब है कि यह आप में से कई डिजिटल सेवाओं सामाजिक मीडिया खाता, कैलेंडर, संपर्क, परियोजना प्रबंधन प्रबंधक आदि जैसे के साथ सिंक करने संग्रहीत कर रहा है अपने डिजिटल भंडारण अनुकूलन कर सकते हैं सक्षम है अंतरिक्ष इतना है कि आप अपने ईमेल पर खोज कर सकेंगे प्रभावी रूप से इनबॉक्स।
- अनुपालन: अपने इनबॉक्स में जानकारी पाने चुंगी जा सकता है और समय लेने वाली। कुछ कंपनियों के लिए सरकार उनके इलेक्ट्रॉनिक संचार संग्रह करने के लिए इतना है कि वे आसानी से जब एक जांच में जरूरत प्राप्त किए जा सकें कर्मचारियों की आवश्यकता है। व्यक्तियों इस उपयोगी जब कर दाखिल मौसम के आधार पर रोल मिल जाएगा।
- ईमेल प्रबंधन: इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल के भंडारण और अनुक्रमण प्रक्रिया को स्वचालित न केवल अपने ईमेल खाते पर अंतरिक्ष की बचत होगी, लेकिन यह भी अपने इनबॉक्स क्लीनर बनाते हैं। यह एक शानदार तरीका एक विशेष परियोजना (जैसे परियोजना एक्स) या उद्देश्य (जैसे यात्रा दस्तावेज़) के संबंध में बातचीत को वर्गीकृत करने के लिए है। इस तरह, आप तुरन्त पर विशिष्ट ईमेल देखने के लिए जहां पता चल जाएगा।
- उत्पादकता बढ़ाएँ: ईमेल व्यवस्थित हल होने से, आपको पहले महत्वपूर्ण लोगों के भाग लेने और कम से कम महत्वपूर्ण से निपटने के लिए जब भी आप स्वतंत्र हैं करने के लिए सक्षम हो जाएगा। इन ईमेल अपने आप क्रमबद्ध होने के रूप में यह इसे मैन्युअल रूप से कर की परेशानी को कम कर देता भी कई लोगों के लिए सुविधाजनक है।
- आपदा वसूली: आप गलती से अपने सभी ईमेल का सफाया करना चाहिए, आप आश्वासन दिया जा सकता है कि आप महत्वपूर्ण हैं अपने ईमेल संग्रह से वापस मिल सकता है। यह अपने डेटा को पुनर्स्थापित करने के लिए एक तेज और आसान तरीका है।
भाग 2: कैसे अपने ईमेल संग्रह करने रखने के
अपने Microsoft Outlook अचानक एक कष्टदायी क्रॉल को धीमा है और एक सरल ईमेल भेजने के लिए एक लंबा समय लगता? ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके मेलबॉक्स में काफी भारी हो गया है। कैसे फूला हुआ अपने मेलबॉक्स है की जाँच करने के लिए, तुम सब करने की जरूरत है के लिए जाना जाता है फ़ाइल> फ़ोल्डर> गुण> भंडारण - वैकल्पिक रूप से, अपने फ़ोल्डरों में से किसी राइट क्लिक करें और पर क्लिक करें गुण जब लटकती विकल्प दिखाई देता है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक स्वचालित रूप से ईमेल अपने संग्रह रहता हटाए गए आइटम , भेजे गए आइटम , साथ ही समाप्त हो गई कार्य और कैलेंडर आइटम नहीं है। हालांकि, अगर आप सैकड़ों ईमेल दैनिक प्राप्त करते हैं, आप अपने Microsoft Outlook मेलबॉक्स का प्रबंधन करने के ईमेल संग्रहण आदेशों की स्थापना कर सकते हैं।
यहाँ अपने स्वतः संग्रह की सेटिंग्स स्थापित करने के लिए पांच कदम हैं:
- निर्देशित करने के लिए नया संग्रहीत मेल नया स्थानीय फ़ोल्डर बनाएं
खोजें मेरा कंप्यूटर पर और उस पर राइट क्लिक करें। चुनें नया फ़ोल्डर उससे उचित रूप से नाम दें। आप इस खोज नहीं कर सकते हैं, तो आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के एक पुराने संस्करण हो सकता है - इस मामले में, चयन फ़ाइल> पुरालेख और तहत तारीख बदल आर्काइव आइटम से ... बड़े विकल्प।
- नई संग्रहीत कर रहा है नियम बनाएं
एक नया नियम स्थापित करने के लिए, पर क्लिक करें उपकरण> नियम और चुनें एक्सचेंज से मेरा कंप्यूटर पर खंड। खोजें + विंडो के तल पर बटन और उस पर क्लिक करें। उचित रूप से नाम नया संग्रह करने के नियम।
- समय अवधि निर्धारित और गंतव्य फ़ोल्डरों
क्लिक करें नया संदेश आता है टैब और परिभाषित प्राप्ति दिनांक और निम्न कार्य करें कार्रवाईतदनुसार। क्लिक करें सक्षम चेक बॉक्स और क्लिक ठीक । आप Microsoft Outlook के पुराने संस्करण है, तो के लिए जाना उपकरण> विकल्प> अन्य> ऑटो आर्काइव इन परिवर्तनों को करना है।
- मौजूदा ईमेल फ़ोल्डरों पर नया नियम लागू करें
अब जब कि तुम नए संदेशों के लिए इस नए संग्रह करने के नियम की स्थापना की है, अपने पुराने ईमेल करने के लिए यह रूप में अच्छी तरह लागू होते हैं। ऐसा करने के लिए, मेल फ़ोल्डर को उजागर करने और करने के लिए जाना संदेश > आर ules एक विशिष्ट शासन को सक्रिय करें।
- संग्रहीत ई-मेल संदेशों को एक्सेस करें
अब आप अपने मेलबॉक्स पर अधिक संग्रहण स्थान है कि वहाँ की सूचना के लिए सक्षम होना चाहिए। अपने ईमेल संग्रह करने के लिए प्राप्त करने के लिए, बस बाईं ओर के स्तंभ जहां फ़ोल्डर हैं पर उनके लिए देखो। अब वे के तहत होना चाहिए मेरा कंप्यूटर पर फ़ोल्डर।
भाग 3: युक्तियां और सुझाव ईमेल संग्रह करने के लिए
यहाँ कुछ सुझाव और चालें ईमेल संग्रहण को आपके लिए बेहतर बनाने के लिए कर रहे हैं:
- अपने फाइलिंग प्रणाली व्यक्तिगत करें। इसका यह मतलब नहीं करता है, तो एक प्रणाली अपने दोस्त के लिए काम करता है, यह क्योंकि वहाँ इस दुनिया में लोगों के तीन प्रकार हैं आप के लिए काम करेंगे: खोजकर्ताओं , Filers और टैगकर्ताओं । खोजकर्ताओं ज्यादा आयोजन नहीं कर क्योंकि उनका मानना है खोज उपकरण उनके सबसे अच्छा दोस्त है। जो लोग का मानना है कि सब कुछ अपनी विशिष्ट जगह नहीं है कि कहा जाता है Filers । टैगकर्ताओं दोनों के प्यार बच्चा है - वे और अधिक सामान्य फाइलों में ईमेल कर दिया और वहां से खोज करने के लिए पसंद करते हैं।
- अपने को व्यवस्थित भेजे गए आइटम ताकि आप आसानी से ईमेल कि इस आश्वस्त है कि आप नहीं भेजा था पा सकते हैं।
- अपने बनाओ संग्रह करने के नियम आप के लिए काम करते हैं। अब आप अपने इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल के पैटर्न पता होना चाहिए - अपने नियमों को अनुकूलित करने के लिए इस ज्ञान का उपयोग करें। इस मैनुअल काम की राशि है जो आप करने की आवश्यकता होगी कम कर देंगे।
- संभव के रूप में स्पष्ट रूप में अपने फ़ोल्डरों को नाम दें। यह वह जगह है, ताकि आप भूल नहीं है क्या आप वास्तव में प्रत्येक फ़ोल्डर में सॉर्ट करने के लिए अपने ईमेल सेवा और संग्रह के लिए कहा है।
- अवांछित ईमेल हटाएं जैसे ही यह आता है। अभी भी बेहतर है, समाचार पत्र है कि आप करने के लिए एक ब्याज की नहीं रह रहे हैं करने के लिए सदस्यता समाप्त।
आप देख सकते हैं, आपके इलेक्ट्रॉनिक मेलबॉक्स के आयोजन केक का एक टुकड़ा है। बेशक, यह सेटअप आपके ईमेल प्रदाता पहली बार में एक परेशानी आप के लिए ईमेल संग्रहण रखने के लिए है। हालांकि, एक बार आप इसे बनाने और चलाने, यह सुपर उपयोगी हो सकता है और आप समय की प्रचुर मात्रा में बचत होगी।
