Email Archiving ne sarrafa kansa yi na kamawa, tsare da categorizing imel zirga-zirga samu ko aika ta mutum, kungiyar ko shiga sabis. Wannan aiki ya dade da aka soma da mutane da yawa kungiyoyi - ma'aikata sami sauki shi zuwa ga mai da kuma mai da bayanai relayed tsakanin kasuwanci imel, manajoji sami sauki shi don neman bayanai ga shekara-shekara audits da kuma lauyoyi sami sauki shi wajen adana sirri email tattaunawa da za a iya amfani da don taimakon ciki da bincike da kuma waje rigingimu.
A takaice, email archiving rike da akwatin sažo mai shiga tsabta da kuma sauki a sarrafa. Amma abin mamaki me ya sa ba mutane da yawa sanya shi mai yi wa Amsoshi su na sirri imel. Duk da yake kamfanoni imel archives yawanci adana a kan Magnetic kaset da faifai iri-iri, mafi sirri email archives ana sa a cikin girgije. Emails ake fihirisa tsare a cikin wadannan archives haka da cewa zai zama sauri don bincika wani takamaiman bayani.
Akwai da yawa abubuwa da za ka iya Amsoshi tare da saƙonnin email. A mafi muhimmanci zai zama email haše-haše da kuma ta hade metadata. Bugu da ƙari, za ka iya Rumbun kalandarku, Lambobin, bayanin kula da sakonni nan take.
Part 1: Me kana bukatar ka ajiye Your Email tam An ajiye Kuma saukake Hanyoyin
Akwai yalwa da dalilan da ya sa ya kamata ka yi email archiving a gida da kuma aiki. Ga mu saman 5 dalilai:
- Storage: adireshin imel akwatin sažo mai shiga ne mahadar da kullum kasuwanci da kuma na sirri sadarwa - musamman ma yanzu da shi zai iya Sync da yawa daga gare ku dijital da sabis misali kafofin watsa labarun asusun, kalandarku, lambobin sadarwa, aikin management manajan da dai sauransu Archiving iya inganta your dijital ajiya sarari sabõda haka, kana za su iya yi bincike a kan email inboxes yadda ya kamata.
- Yarda: gano bayanai a cikin akwatin sažo mai shiga za a iya taxing da kuma lokaci-cinyewa. Ga wasu kamfanoni, da gwamnati na bukatar ma'aikata zuwa Amsoshi su lantarki sadarwa sabõda haka sũ, za a iya dawo da na'urar da sauƙi a lokacin da ake bukata a cikin wani bincike. Mutane za su sami wannan amfani a lokacin da haraji jerawa kakar mirgina ta.
- Email Management: automating da adanar da Indexing aiwatar da shigowa da masu fita imel zai ba kawai ajiye sarari a kan asusun imel amma kuma sa akwatin sažo mai shiga sabta. Yana da wani babban hanya don rarrabesu tattaunawa game da wani takamaiman aikin (misali Project X) ko manufa (misali Travel Takardu). Wannan hanyar, za ka nan take san inda ya dubi da takamaiman email a.
- Kara Yawan aiki: da ciwon imel farraba tsare, za ka iya halarci wa muhimmanci wadanda na farko da kuma magance da kalla muhimmanci a duk lokacin da kake free. Samun wadannan imel ta atomatik ana jerawa ne ma dace ga mutane da yawa kamar yadda rage matsala na yin shi da hannu.
- Bala'i farfadowa da na'ura: kamata ka bazata shafe duk na imel, za ka iya tabbatar da cewa za ka iya samun muhimmanci wadanda baya daga adireshin imel archive. Yana da wani da quickest kuma mafi sauki hanyar mayar da data.
Part 2: Yaya kiyaye ka Email Archiving
An your Microsoft Outlook ba zato ba tsammani ragae saukar zuwa wani excruciating ja jiki da kuma sauki imel daukan lokaci mai tsawo aika fita? Wannan shi ne mai yiwuwa saboda akwatin gidan waya ya zama muhimmanci mutum. Don duba da yadda m your akwatin gidan waya ne, duk kana bukatar ka yi an je Fayil> Jaka> Kayan> Storage - a madadin, danna-dama wani daga cikin manyan fayiloli kuma danna kan Properties a lokacin da jerin zaɓuka zabin bayyana.
By tsoho, Microsoft Outlook ta atomatik rike email archiving your Sharewa Items , Sent Items , kazalika da kare Ɗawainiya kuma Calendar abubuwa. Duk da haka, idan ka sami daruruwan imel kullum, kana iya kafa email archiving dokokin domin gudanar da Microsoft Outlook akwatin gidan waya.
A nan ne biyar matakai don kafa your Auto Amsoshi ta saituna:
- Ƙirƙiri manyan fayiloli sabon gida don kaitsaye sabon ajiye Mail
Nemo A My Computer da kuma danna-dama a kan shi. Zabi New Jaka kuma suna da shi ayi kasafi. Idan ba za ka iya samun wannan, za ka iya samun wani mazan version of Microsoft Outlook - a cikin wannan harka, zaɓi fayil> Taskar Amsoshi da kuma canja kwanan karkashin Amsoshi abubuwa girmi ... zaɓi.
- Create new Archiving Rule
Don tsayar da wani sabon mulkin, danna kan Tools> Dokokin kuma zaɓi Exchange daga On My Computer kashi. Nemo + button a kasa na taga da kuma danna kan shi. Name cikin sabon Archiving Rule ayi kasafi.
- Ƙayyade da lokaci lokaci da kuma tashar manyan fayiloli
Danna Lokacin da wani sabon sakon ya isa shafin kuma ayyana Kwanan Samu kuma yi da wadannan ayyukadaidai da. Danna kunna rajistan shiga akwatin da kuma danna OK . Idan kana da wani mazan version of Microsoft Outlook, je Tools> Zabuka> Sauran> Auto Amsoshi yi wadannan canje-canje.
- Aiwatar da sabon mulkin kan data kasance email manyan fayiloli
Yanzu da ka kafa wannan sabon Archiving Rule don sababbin saƙonni, yi amfani da shi zuwa ga tsohon imel da. Don yin wannan, haskaka da mail fayil kuma je Saƙonni > R ules don kunna wani takamaiman mulki.
- Shiga ajiye saƙonnin imel
kamata ka yanzu su iya lura cewa akwai karin ajiya sarari a kan akwatin gidan waya. Don samun to your email archive, kamar duba a gare su a kan hagu-hand shafi inda manyan fayiloli ne. Su ya kamata a yanzu a karkashin On My Computer fayil.
Sashe na 3: Tips & Tricks Domin Email Archiving
Ga wasu tukwici da dabaru yi email archiving aiki mafi alhẽri a gare ku:
- Kanka jerawa tsarin. Shi ba ya nufin idan wani tsarin aiki na abokinka, shi zai aiki a gare ku, domin akwai iri uku mutane a wannan duniya: binciken , Filers da Taggers . Binciken ba yi yawa shirya domin sun yi ĩmãni da search kayan aiki ne da aboki. Mutanen da suka yi imani da cewa duk abin da yana da takamaiman wuri ana kira Filers . Taggers ne soyayya yaro na biyu - da suka sa imel a cikin mafi janar fayiloli da kuma fi son zuwa bincika daga can.
- Tsara Sent Items sabõda haka, kana iya samun imel ɗin da cewa aikawa ne gamsu da cewa, ba ku yi aiki.
- Make your Archiving Dokokin aiki a gare ku. Ya kamata ka yanzu san juna na shigowa da masu fita imel - yi amfani da wannan ilimi don siffanta your dokoki. Wannan zai rage adadin manual aiki za ka bukatar ka yi.
- Name your manyan fayiloli bayyanannu kamar yadda zai yiwu. Wannan shi ne domin ba ka manta da abin da ka zahiri tambayi adireshin imel sabis don warware da kuma Rumbun a kowane fayil.
- Share imel da zaran ya iso. Better har yanzu, daina samun wasiku zuwa wasiƙun labarai da suke da ba na wani ba ka sha'awa.
Kamar yadda ka gani, shirya your lantarki akwatin gidan waya ne wani yanki na cake. Tabbas, shi ne mai matsala a farko zuwa saitin baka email don ci gaba da email archiving a gare ku. Duk da haka, da zarar kana da shi sama da gudu, shi zai zama super amfani da zai cece ku copious adadin lokaci.
