ઇમેઇલ આર્કાઇવ , કબજે જાળવવા અને કક્ષા ઇમેઇલ ટ્રાફિક પ્રાપ્ત અથવા વ્યક્તિગત, સંસ્થા અથવા સબ્સ્ક્રાઇબ સેવા દ્વારા મોકલવામાં સ્વયંચાલિત કાર્ય છે. આ પ્રથા લાંબા અનેક સંસ્થાઓ દ્વારા સ્વીકાર કરવામાં આવ્યો છે - કર્મચારીઓ તેને સરળ પુનઃપ્રાપ્ત અને બિઝનેસ ઇમેઇલ્સ વચ્ચે પ્રસારણ બતાવાયું માહિતી પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે શોધવા માટે, સંચાલકો તેને સરળ વાર્ષિક ઓડિટમાં અને વકીલો માટે માહિતી શોધવા માટે શોધી તેને સરળ ગુપ્ત ઇમેઇલ વાતચીત વાપરી શકાય જાળવી રાખવા માટે શોધી આંતરિક તપાસ અને બાહ્ય વિવાદો મદદ કરે છે.
ટૂંકમાં કહીએ તો, ઇમેઇલ આર્કાઇવ સ્વચ્છ અને મેનેજ કરવા માટે સરળ તમારા ઇનબૉક્સમાં રાખે છે. તે અજાયબી શા માટે ઘણા લોકો તેને તેમની વ્યક્તિગત ઇમેઇલ્સ આર્કાઇવ પર એક અભ્યાસ કરે છે. જ્યારે કોર્પોરેટ ઇમેઇલ આર્કાઇવ્સ સામાન્ય ચુંબકીય ટેપ અને ડિસ્ક સંગ્રહ પર સંગ્રહિત થાય છે, મોટા ભાગના વ્યક્તિગત ઇમેઇલ આર્કાઇવ્સ વાદળ રાખવામાં આવે છે. ઇમેઇલ્સ આ આર્કાઇવ્સ માં વ્યવસ્થિત અનુક્રમિત આવે છે કે જેથી તે એક ચોક્કસ માહિતી શોધવા માટે ઝડપી હશે.
ઘણા વસ્તુઓ છે કે જે તમે ઇમેઇલ સંદેશાઓ સાથે આર્કાઇવ કરી શકો છો. સૌથી મહત્વપૂર્ણ ઇમેઇલ જોડાણો અને તેના સંકળાયેલા મેટાડેટાને હશે. વધુમાં, તમે પણ કરી શકો છો આર્કાઇવ કૅલેન્ડર્સ, સંપર્કો, નોંધો અને ઇન્સ્ટન્ટ સંદેશાઓ.
ભાગ 1: તમે શા માટે તમારા ઇમેઇલ રાખવાની જરૂર સુરક્ષિત આર્કાઇવ અને સરળતાથી સુલભ
કારણો શા માટે તમે ઘર અને કાર્યાલય પર ઇમેઇલ આર્કાઇવ કરવા જોઈએ પુષ્કળ હોય છે. અહીં અમારી ટોચની 5 કારણો છે:
- સ્ટોરેજ: તમારા ઇમેઇલ ઇનબૉક્સ તમારા દૈનિક બિઝનેસ અને વ્યક્તિગત સંચાર કેન્દ્ર છે - ખાસ કરીને હવે તે તમને ઘણા ડિજિટલ સેવાઓ સામાજિક મીડિયા એકાઉન્ટ, કેલેન્ડર્સ, સંપર્કો, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ વ્યવસ્થાપક વગેરે દા.ત. સાથે સમન્વય કરવા માટે આર્કાઇવ તમારા ડિજિટલ સંગ્રહ પ્રભાવશાળી કરી શકો છો સક્ષમ છે જગ્યા કે જેથી તમે તમારા ઇમેઇલ પર શોધ કરવા માટે સમર્થ હશે અસરકારક રીતે ઇન્બોક્સેસને.
- પાલન: તમારા ઇનબૉક્સમાં માહિતી શોધવા કરની કરી શકાય છે અને સમય માંગી લે તેવી. કેટલીક કંપનીઓ માટે, સરકાર તેમના ઇલેક્ટ્રોનિક સંચાર આર્કાઇવ જેથી તેઓ સરળતાથી જ્યારે તપાસ જરૂરી પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય છે કર્મચારીઓ જરૂરી છે. વ્યક્તિઓ આ ઉપયોગી છે જ્યારે ટેક્સ ભરવાના મોસમ દ્વારા ચાલે છે મળશે.
- ઇમેઇલ મેનેજમેન્ટ: ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ ઇમેઇલ્સ સંગ્રહવા અને ઈન્ડેક્ષિંગ પ્રક્રિયા સ્વયં માત્ર તમારા ઇમેઇલ એકાઉન્ટ પર જગ્યા સાચવવા કરશે પણ તમારા ઇનબૉક્સમાં ક્લીનર બનાવે છે. તે એક મહાન માર્ગ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ (દા.ત. પ્રોજેક્ટ એક્સ) અથવા હેતુ (દા.ત. યાત્રા દસ્તાવેજો) ને લગતી વાતચીત શ્રેણીબદ્ધ કરવા માટે છે. આ રીતે, તમે તરત અંતે ચોક્કસ ઇમેઇલ જોવા માટે જ્યાં ખબર પડશે.
- ઉત્પાદકતા વધારો: ઇમેઇલ્સ વ્યવસ્થિત ઉકેલ હોવાના, તમારે પ્રથમ મહત્વપૂર્ણ વ્યક્તિઓ હાજરી આપી અને ઓછામાં મહત્વપૂર્ણ સાથે વ્યવહાર જ્યારે તમે મફત છે માટે સમર્થ હશે. આ ઇમેઇલ્સ આપમેળે સૉર્ટ હોવા તરીકે તે જાતે કરી જોયા ઘટાડે પણ ઘણા લોકો માટે અનુકૂળ છે.
- હોનારત પુનઃપ્રાપ્તિ: જો તમે આકસ્મિક તમારા ઇમેઇલ્સ તમામ નાશ જોઈએ, તમે ખાતરી કરી શકાય છે કે જે તમે મહત્વપૂર્ણ વ્યક્તિઓ તમારા ઇમેઇલ આર્કાઇવ પરથી પાછા મેળવી શકો છો. તે તમારા ડેટા પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે એક ઝડપી અને સરળ માર્ગ છે.
ભાગ 2: તમારા ઇમેઇલ કેવી રીતે આર્કાઇવ રાખો કરવા માટે
તમારા Microsoft Outlook અચાનક એક અત્યંત તીવ્ર ક્રોલ કરવા માટે નીચે ધીમી છે અને સરળ ઇમેઇલ મોકલવા માટે એક લાંબા સમય લે છે? આ કદાચ કારણ કે તમારા મેઇલબોક્સમાં નોંધપાત્ર ભારે બની ગયું છે. કેવી રીતે ફૂલેલું તમારા મેઇલબોક્સમાં છે તે ચકાસવા માટે, બધા તમે શું કરવાની જરૂર છે માટે જાઓ છે ફાઇલ> ફોલ્ડર> ગુણધર્મો> સંગ્રહ - વૈકલ્પિક રીતે, તમારા ફોલ્ડર્સ કોઈપણ રાઇટ-ક્લિક કરો અને પર ક્લિક કરો ગુણધર્મો જ્યારે ડ્રોપડાઉન વિકલ્પ દેખાય છે.
મૂળભૂત રીતે, માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુક આપોઆપ ઇમેઇલ તમારી આર્કાઇવ રાખે કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ , મોકલેલ આઇટમ્સ , તેમજ સમયસીમા સમાપ્ત થઈ ગઈ કાર્યો અને કૅલેન્ડર વસ્તુઓ. જો કે, જો તમે ઇમેઇલ્સ સેંકડો દૈનિક પ્રાપ્ત કરે છે, તમે તમારા Microsoft Outlook મેઇલબોક્સમાંથી મેનેજ કરવા ઇમેઇલ આર્કાઇવ આદેશો સુયોજિત કરી શકો છો.
અહીં તમારા ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સ સેટ કરવા માટે પાંચ પગલાંઓ છે:
- સીધા કરવા માટે નવા આર્કાઇવ મેલ નવા સ્થાનિક ફોલ્ડર્સ બનાવો
શોધો મારા કમ્પ્યુટર પર અને તે પર જમણું ક્લિક કરો. પસંદ નવું ફોલ્ડર અને તે યોગ્ય નામ આપો. તમે આ શોધી શકતા નથી, તો તમે માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુક ના જૂના સંસ્કરણનો હોઈ શકે છે - આ કિસ્સામાં, પસંદ ફાઇલ> આર્કાઇવ અને હેઠળ તારીખ બદલી આર્કાઇવ આઇટમ્સ કરતા ... જૂની વિકલ્પ.
- નવી આર્કાઇવ નિયમ બનાવો
એક નવો નિયમ સ્થાપિત કરવા માટે, તેના પર ક્લિક કરો સાધનો> નિયમો અને પસંદ એક્સચેન્જ પાસેથી મારા કમ્પ્યુટર પર સેગમેન્ટ. શોધો + વિન્ડોની તળિયે બટન અને તેના પર ક્લિક કરો. યોગ્ય નામ નવી આર્કાઇવ નિયમ.
- સમય નક્કી અને ગંતવ્ય ફોલ્ડર્સ
ક્લિક કરો એક નવો સંદેશ આવે ત્યારે ટેબ અને વ્યાખ્યાયિત તારીખ પ્રાપ્ત અને નીચે પ્રમાણે કરો ક્રિયાઓતે મુજબ. ક્લિક સક્ષમ ચેક બૉક્સ ક્લિક કરો અને OK પર . તમે Microsoft Outlook ના જૂના સંસ્કરણનો હોય તો, પર જાઓ સાધનો> વિકલ્પો> અન્ય> ઓટો આર્કાઇવ આ ફેરફારો કરવા માટે.
- અસ્તિત્વમાંના ઇમેઇલ ફોલ્ડર્સ પર નવા નિયમ લાગુ
હવે તમે નવા સંદેશાઓ માટે આ નવી આર્કાઇવ નિયમ સુયોજિત છે, તમારા જૂના ઇમેઇલ્સ તે તેમજ લાગુ પડે છે. આ કરવા માટે, મેલ ફોલ્ડર પ્રકાશિત અને જવા સંદેશાઓ > આર ules ચોક્કસ નિયમ સક્રિય કરવા.
- આર્કાઇવ ઇમેઇલ સંદેશાઓ ઍક્સેસ
હવે તમે તમારા મેઇલબોક્સમાં પર વધુ સંગ્રહ જગ્યા છે કે ત્યાં નોટિસ કરવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ. તમારા ઇમેઇલ આર્કાઇવ મેળવવા માટે, ફક્ત ડાબી બાજુના સ્તંભમાં જ્યાં ફોલ્ડર્સ પર તેમને માટે જુઓ. તેઓ હવે હેઠળ હોવા જોઈએ મારા કમ્પ્યુટર પર ફોલ્ડર.
ભાગ 3: ટિપ્સ અને યુક્તિઓ ઇમેઇલ આર્કાઇવીંગ માટે
અહીં કેટલીક ટીપ્સ અને યુક્તિઓ ઇમેઇલ આર્કાઇવ તમારા માટે વધુ સારું કામ કરે છે:
- તમારી ફાઇલિંગ સિસ્ટમ વ્યક્તિગત બનાવો. તેનો અર્થ એ નથી જો સિસ્ટમ તમારા મિત્ર માટે કામ કરે છે, કારણ કે ત્યાં આ વિશ્વમાં લોકોના ત્રણ પ્રકારના હોય છે તમારા માટે કામ કરશે: શોધકર્તાઓ , filers અને Taggers . શોધકર્તાઓ ખૂબ આયોજન નથી કારણ કે તેઓ માને શોધ સાધન તેમના શ્રેષ્ઠ મિત્ર હોય. જે લોકો માને છે કે બધું તેના ચોક્કસ સ્થળ છે કે કહેવામાં આવે છે filers . Taggers બંને પ્રેમ બાળક છે - તેઓ વધુ સામાન્ય ફાઇલો ઇમેઇલ્સ મૂકી અને ત્યાંથી શોધવા માટે પસંદ કરે છે.
- તમારા ગોઠવો મોકલેલ આઇટમ્સ જેથી તમે સરળતાથી ઇમેઇલ મોકલનાર ખાતરી છે કે તમે મોકલવામાં આવ્યો ન હતી શોધી શકો છો.
- તમારા મેક આર્કાઇવ નિયમો તમારા માટે કામ કરે છે. તમે હવે તમારા ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ ઇમેઇલ્સ પેટર્ન ખબર હોવી જોઇએ - તમારા નિયમો કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે આ જ્ઞાન ઉપયોગ કરે છે. આ માર્ગદર્શિકા કામ જથ્થો તમે શું કરવાની જરૂર પડશે ઘટાડવા કરશે.
- શક્ય તરીકે સ્પષ્ટ તમારા ફોલ્ડર્સ નામ. આ જેથી તમે ભૂલશો નહિં શું તમે ખરેખર દરેક ફોલ્ડરમાં સૉર્ટ કરવા માટે તમારું ઇમેઇલ સર્વિસ અને આર્કાઇવ પૂછ્યું છે.
- અવાંછિત ઇમેઇલ્સ કાઢી નાખો જલદી કારણ કે તે પહોંચે છે. બેટર હજુ, ન્યૂઝલેટર્સ કે તમને એક રસ લાંબા સમય સુધી છે અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરો.
તમે જોઈ શકો છો, તમારા ઇલેક્ટ્રોનિક મેઇલબોક્સમાંથી આયોજન કેક એક ભાગ છે. ખાતરી, તે સુયોજિત તમારા ઇમેઇલ પ્રદાતા પ્રથમ ખાતે જોયા તમે માટે ઇમેઇલ આર્કાઇવ રાખવા. જોકે, એક વાર તમે તે ઉપર અને ચાલતું, તે સુપર ઉપયોગી હશે અને તમે સમય પુષ્કળ જથ્થો સેવ કરશે.
