Email Argivearje is de Automated die fan fêstlizzen, behâld en categorizing e-ferkear krigen of stjoerd troch in yndividu, organisaasje of yntekene tsjinst. Dit praktyk is al lang oannommen troch in protte organisaasjes - meiwurkers fine it makliker om te heljen en better ynformaasje relayed tusken saaklike-mails, managers fine it makliker om te sykje ynformaasje foar jierlikse audits en abbekaten fine it makliker te behâlden fertroulik e-petearen dy't brûkt wurde kin te helpen ynterne ûndersiken en eksterne skelen.
Koartsein, e-argivearring hâldt jo Postfek skjin en makliker te beheare. It is in wûnder wêrom net folle minsken meitsje is in praktyk nei argyf harren persoanlike emails. Wylst Corporate e-argiven wurde meastal opslein op magnetyske Tapes en skiif rigen, meast persoanlike e-argiven wurde bewarre yn 'e wolk. E-mailberjochten wurde yndeksearre systematysk yn dizze argiven sadat it soe wêze flugger om te sykje nei in spesifike ynformaasje.
Der binne ferskate saken dy't jo kinne argyf tegearre mei de e-berjochten. De meast wichtige soe wêze email taheaksels sels, of de metadata. Dêrneist kinne jo ek argyf kalinders, kontakten, notysjes en direkte berjochten.
Diel 1: Wêrom moatst Hâld jo e-mail feilich Archived En leechdrompelich
Der binne genôch redenen wêrom't jo moatte útfiere e-argivearring thús en wurk. Hjir binne ús top 5 redenen:
- Storage: jo e inbox is de hub fan jo deistige saken en persoanlike kommunikaasje - benammen no't dat it by steat is foar de syngronisaasje mei in protte fan jimme digitale tsjinsten ûnder oaren sosjale media account, kalinders, kontakten, projektmanagement manager ensfh Argivearje kin optimaal jo digitale opslach romte sadat jo sille wêze kinne om te fieren searches op jo e-mail inboxes effektyf.
- Compliance: it finen fan ynformaasje yn jo postfak kin taxing en tiidslinend. Foar guon bedriuwen, de oerheid freget meiwurkers nei argyf harren elektroanyske kommunikaasje, sadat se kinne ophelle wurde maklik as nedich yn in ûndersyk. Partikulieren sille fine dizze handich as belesting filing seizoen rôlet troch.
- Email Management: automating de storing en yndeksearjend proses fan ynkommende en útgeande e-mails sille net allinnich besparje romte op jo e-post akkount mar ek meitsje jo postfak skjinner. It is in goede manier om te kategory petearen oangeande in spesifyk projekt (bygelyks Project X) of doel (bgl reisdokuminten). Dizze manier, dan sille direkt witte wêr't te sjen de spesifike e-mail by.
- Fergrutsje Produktiviteit: troch it hawwen fan mailtsjes op út systematysk, do silst kinne by te wenjen oan de wichtige lju earst en omgean mei de minste wichtich as jo bist frij. It hawwen fan dizze mailtsjes automatysk sortearre is ek handich foar in soad minsken as it fermindert it gedoch fan dwaan mei de hân.
- Disaster Recovery: moatte jo by ûngelok wipe út al jo e-mails, kinne jo der wis dat jo kinne krije de wichtige lju werom út jo e-argyf. It is in 'e koartste en maklikste manier om te herstellen jo gegevens.
Diel 2: How To Hâld jo e-mail Argivearje
Is jo Microsoft Outlook ynienen rêstich oan in excruciating crawl en in ienfâldige e-mail kostet in lange tiid te stjoeren út? Dit komt nei alle gedachten om't jo postfak hat wurden gâns swierder. Te kontrolearjen hoe opswollen jo postfak is, al jim hoege te dwaan is gean nei Triem> map> Eigenskippen> Storage - alternatively, rjochts-klik ien fen dyn mappen en klik op ' Eigenskippen as de dellûk opsje ferskynt.
Standert, Microsoft Outlook automatysk hâldt email Argivearjen jo Wiske Items , ferstjoerde items , likegoed as ferrûn Tasks en Calendar items. Lykwols, as jo ûntfange hûnderten mails alle dagen, jo miskien wol te setten email argivearring kommando te ienfâldich jins Microsoft Outlook brievebus.
Hjir binne de fiif stappen te setten jimme Auto Argyf fan ynstellings:
- Nije lokale mappen te direkte nije Archived Mail
Find On My Computer en rjochts-klik derop. Kies Nije map en it mar adekwaat. As jo jo net fine kinne, kinne jo in âldere ferzje fan Microsoft Outlook - yn dit gefal, selektearje Triem> Argyf en feroarje de datum ûnder de Argyf items âlder dan ... opsje.
- Meitsje nij Argivearje Rule
om in nije regel, klik op Ekstra> Regels en selektearje Exchange út de On My Kompjûter segment. Fine de + knop ûnderoan it finster en klik derop. Name it nije Argivearje Rule adekwaat.
- Bepale de tiid perioade en bestimming mappen
Klik de As in nij berjocht binnenkomt ljepper en beskiede hokker Datum Krige en Doch de folgjende aksjesdêrneffens. Klik op 'e Ynskeakele karfakje en klik OK . As jo in âldere ferzje fan Microsoft Outlook, gean nei Ark> Opsjes> Oare> Auto Argyf te dwaan dizze wizigingen.
- Tapasse de nije regel op besteande e-mappen
No dat jo hawwe opsetten dizze nije Argivearje Regel foar nije berjochten, jilde it oan jo âlde mails ek. Om dit te dwaan, markearje de post map en gean nei Berjochten > R ules te aktivearjen in spesifike regel.
- Tagong ta de Argivearre e-berjochten
Jo moatte no wêze kinne om te merken dat der is mear opslachromte romte op jo postfak. Om nei jo e-argyf, sjoch mar ris foar harren op 'e linker-kolom wêr de mappen binne. Se moatte no wêze ûnder de On My Kompjûter map.
Diel 3: Tips & Tricks For Email Argivearje
Hjir binne in pear tips en trúks om e-mail argivearring wurkje better foar jimme:
- Tourisme jo filing systeem. It betsjut net oft in systeem wurket foar jo freon, dan sil wurkje foar jo omdat der trije soarten fan minsken yn dizze wrâld: Searchers , Filers en Taggers . Searchers net dwaan folle organizing om't hja leauwe it sykjen ark is har bêste freon. Minsken dy't fynt dat alles hat syn spesifike plak wurde neamd Filers . Taggers is de leafde bern fan beide - hja sette e-mails yn mear algemiene triemmen en it leafst te sykjen dêrwei.
- Organize jo ferstjoerde items , sadat jo kinne maklik fine de email dat de stjoerder is oertsjûge, dat jo net stjoerd.
- Meitsje dyn Argivearje reglemint wurkje foar dy. Jo moatte no kenne it patroan fan jo ynkommende en útgeande e-mails - brûke dizze kennis te passen jo regels. Dat sil sa min mooglik it bedrach fan hânmjittich wurk dan moatte jo dwaan.
- Namme jo mappen sa dúdlik mooglik. Dit is sa dat jo net ferjitte wat jo hawwe eins frege jo e tsjinst te sortearjen en argyf yn eltse map.
- Wiskjen winske mails sa gau as it komt. Better noch, unsubscribe oan nijsbrieven dy't net mear fan in foar jo ynteressant.
Sa't jo sjen kinne, it organisearjen fan jo elektroanyske postfak is in stikje koeke. Wis, it is in gedoe at earst fluch jo e-provider te hâlden email argivearring foar dy. Mar ien kear jim hawwe it op en rint, dan sil wêze super brûkber en sille besparje jo copious bedrach fan tiid.
