Email Archiving est l'acte automatisé de saisie, de préservation et de catégoriser le trafic message envoyé ou reçu par une personne, une organisation ou un service souscrit. Cette pratique a longtemps été adoptée par de nombreuses organisations - les employés trouvent plus facile à récupérer et récupérer des informations relayées entre courriels d'affaires, les gestionnaires trouvent plus facile de rechercher des informations pour les vérifications annuelles et les avocats il est plus facile de conserver les conversations de messagerie confidentielles qui peuvent être utilisés faciliter les enquêtes internes et les conflits externes.
En bref, l'archivage de courrier électronique permet de maintenir votre boîte de réception propre et plus facile à gérer. Il est une merveille pourquoi pas beaucoup de gens en font une pratique d'archiver leurs e-mails personnels. Alors que les archives de messagerie d'entreprise sont généralement stockées sur des bandes magnétiques et des matrices de disques, la plupart des archives de messagerie personnels sont conservés dans le nuage. Les e-mails sont indexés systématiquement dans ces archives afin qu'il serait plus rapide de rechercher une information spécifique.
Il y a plusieurs choses que vous pouvez archiver ainsi que les messages électroniques. Le plus important serait les pièces jointes et les métadonnées associées. De plus, vous pouvez également archiver les agendas, des contacts, des notes et des messages instantanés.
Partie 1: Pourquoi vous devez garder votre e-mail en toute sécurité archivée et facilement accessible
Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles vous devez effectuer l'archivage de courrier électronique à la maison et le travail. Voici notre top 5 raisons:
- Stockage: votre boîte de réception e - mail est le centre de votre quotidien et de la communication personnelle - surtout maintenant qu'il est capable de se synchroniser avec beaucoup d' entre vous des services numériques , par exemple compte des médias sociaux, calendriers, contacts, directeur de gestion de projet , etc. L' archivage peut optimiser votre stockage numérique l' espace de sorte que vous serez en mesure d'effectuer des recherches sur vos boîtes de réception efficacement.
- Conformité: la recherche d' informations dans votre boîte de réception peut être éprouvante et prend du temps. Pour certaines entreprises, le gouvernement exige que les employés d'archiver leur communication électronique afin qu'ils puissent être récupérés facilement en cas de besoin dans une enquête. Les personnes trouveront ce utile lorsque la saison de dépôt d'impôt roule par.
- Email Management: automatiser le stockage et le processus d' indexation des e - mails entrants et sortants enregistre non seulement l' espace sur votre compte e - mail , mais aussi faire votre propre boîte de réception. Il est un excellent moyen de classer les conversations relatives à un projet spécifique (par exemple le projet X) ou le but (par exemple les documents de voyage). De cette façon, vous saurez instantanément où regarder l'e - mail spécifique à.
- Accroissement de la productivité: en ayant des e - mails classés systématiquement, vous serez en mesure d'assister aux plus importants d' abord et faire face à la moins importante chaque fois que vous êtes libre. Le fait que ces e - mails automatiquement triés est également pratique pour beaucoup de gens , car il réduit les tracas de le faire manuellement.
- Disaster Recovery: si vous essuyer accidentellement tous vos e - mails, vous pouvez être assuré que vous pouvez obtenir les importants retour de vos archives électroniques. Il est le plus rapide et plus simple pour restaurer vos données.
Partie 2: Comment garder votre e-mail d'archivage
Votre soudainement Microsoft Outlook a ralenti à une exploration et un atroce simple e - mail prend beaucoup de temps pour envoyer? Ceci est probablement parce que votre boîte aux lettres est devenu beaucoup plus lourd. Pour vérifier votre boîte aux lettres est pléthorique, tout ce que vous devez faire est d' aller à Fichier> Dossier> Propriétés> Stockage - subsidiairement, clic droit sur l' un de vos dossiers et cliquez sur Propriétés lorsque l'option déroulant apparaît.
Par défaut, Microsoft Outlook conserve automatiquement vos e - mail archivage Éléments supprimés , Éléments envoyés , ainsi que expirés tâches et calendrier éléments. Toutefois, si vous recevez des centaines d'e - mails par jour, vous pouvez configurer les commandes d'archivage de courrier électronique pour gérer votre boîte aux lettres Microsoft Outlook.
Voici les cinq étapes pour configurer les paramètres de votre Auto Archive:
- Créer de nouveaux dossiers locaux pour diriger une nouvelle Archivé Courrier
Trouver sur mon ordinateur et faites un clic droit dessus. Choisissez un nouveau dossier et nommez - le correctement. Si vous ne trouvez pas, vous pouvez avoir une ancienne version de Microsoft Outlook - dans ce cas, sélectionnez Fichier> Archive et changer la date en vertu des articles d' archives de plus que ... option.
- Créer une nouvelle règle d' archivage
Pour établir une nouvelle règle, cliquez sur Outils> Règles et sélectionnez Échange de la sur mon ordinateur segment. Trouvez le + bouton en bas de la fenêtre et cliquez dessus. Nom appropriée la nouvelle règle d' archivage.
- Déterminer la période et les dossiers de destination
Cliquez sur le Lorsqu'un nouveau message arrive onglet et définir la date de réception et les stratégies suivantes actionsen conséquence. Cliquez sur la Enabled case à cocher , puis cliquez sur OK . Si vous avez une ancienne version de Microsoft Outlook, allez à Outils> Options> Autres> Auto Archive pour faire ces changements.
- Appliquer la nouvelle règle sur les dossiers de messagerie existants
Maintenant que vous avez mis en place cette nouvelle règle d' archivage pour les nouveaux messages, l' appliquer à vos anciens e - mails aussi bien. Pour ce faire, mettez en surbrillance le dossier de courrier et accédez à Messages > R ules pour activer une règle spécifique.
- Accédez aux messages e - mails archivés
Vous devriez maintenant être en mesure de constater qu'il ya plus d' espace de stockage sur votre boîte aux lettres. Pour accéder à l' archive e - mail, il suffit de regarder pour eux sur la colonne de gauche où les dossiers sont. Ils devraient maintenant être sous la sur mon ordinateur dossier.
Partie 3: Trucs et astuces pour archivage d'emails
Voici quelques conseils et astuces pour faire l'archivage e-mail fonctionne mieux pour vous:
- Personnalisez votre système de classement. Cela ne signifie pas si un système fonctionne pour votre ami, cela fonctionnera pour vous car il y a trois types de personnes dans ce monde: Les chercheurs , Filers et tagueurs . Les chercheurs ne font pas beaucoup d' organisation parce qu'ils croient l'outil de recherche est leur meilleur ami. Les gens qui croit que tout a sa place spécifique sont appelés Filers . Tagueurs est l'enfant de l' amour des deux - ils ont mis des courriels dans des dossiers plus généraux et préfère chercher à partir de là.
- Organisez vos éléments envoyés de sorte que vous pouvez facilement trouver l'e - mail que l'expéditeur est convaincu que vous ne l' avez pas envoyé.
- Faites vos règles d'archivage travaillent pour vous. Vous devriez maintenant savoir le modèle de vos e - mails entrants et sortants - utiliser ces connaissances pour personnaliser vos règles. Cela réduira la quantité de travail manuel , vous devez faire.
- Nommez vos dossiers aussi clairs que possible. Il en est ainsi que vous ne pas oublier ce que vous avez effectivement demandé à votre service de messagerie pour trier et archiver dans chaque dossier.
- Supprimer des e-mails indésirables dès qu'il arrive. Mieux encore, vous désabonner aux bulletins d'information qui ne sont plus d'un intérêt pour vous.
Comme vous pouvez le voir, l'organisation de votre boîte aux lettres électronique est un morceau de gâteau. Bien sûr, il est embêtant d'abord configurer votre fournisseur de messagerie pour garder l'archivage de courrier électronique pour vous. Cependant, une fois que vous avez et en cours d'exécution, il sera super utile et vous permettra d'économiser grande quantité de temps.
