E-mail-arkivering er den automatiserede handling opfange, bevare og kategorisere e-mail trafik modtaget eller sendt af en person, organisation eller abonneret tjeneste. Denne praksis har længe været vedtaget af mange organisationer - medarbejderne har lettere ved at hente og gendanne oplysninger viderebragt mellem erhvervslivet emails, ledere finde det lettere at søge information for den årlige revision og advokater finder det lettere at bevare fortrolige e-mail-samtaler, der kan bruges at hjælpe de interne undersøgelser og eksterne konflikter.
Kort sagt, e-mail arkivering holder din indbakke ren og lettere at administrere. Det er en underligt, hvorfor ikke mange mennesker gør det til en praksis at arkivere deres personlige e-mails. Mens virksomhedens e-arkiver normalt er gemt på magnetiske bånd og disk arrays, er de fleste personlige e-mail-arkiver opbevares i skyen. E-mails er indekseret systematisk i disse arkiver, så det ville være hurtigere at søge efter en bestemt information.
Der er flere ting, du kan arkivere sammen med e-mails. Det vigtigste ville være vedhæftede filer og dens tilhørende metadata. Derudover kan du også arkivere kalendere, kontakter, noter og chatbeskeder.
Del 1: Hvorfor skal du holde din e-mail Sikker arkiveret og let tilgængelig
Der er masser af grunde til, at du skal udføre email-arkivering i hjemmet og arbejdspladsen. Her er vores top 5 grunde:
- Opbevaring: din indbakke er centrum for din daglige forretning og personlig kommunikation - især nu, at det er i stand til at synkronisere med mange af jer digitale tjenester, f.eks sociale medier konto, kalendere, kontakter, projektledelse leder osv arkivering kan optimere dit digital lagring plads, så du vil være i stand til at foretage søgninger på din e-mail indbakker effektivt.
- Overholdelse: at finde oplysninger i din indbakke kan beskatte og tidskrævende. For nogle virksomheder, at regeringen kræver medarbejdere til at arkivere deres elektroniske kommunikation, så de kan hentes nemt når det er nødvendigt i en undersøgelse. Enkeltpersoner vil finde denne nyttige, når skat arkivering sæson ruller forbi.
- Email Management: automatisere lagring og indekseringen af indgående og udgående e-mails vil ikke kun spare plads på din e-mail-konto, men også gøre din indbakke renere. Det er en fantastisk måde at kategorisere samtaler vedrørende et bestemt projekt (fx Project X) eller formål (f.eks Rejsedokumenter). På denne måde vil du straks vide hvor man kan se den specifikke e-mail på.
- Øge produktiviteten: ved at have e-mails sorteres systematisk, vil du være i stand til at varetage de vigtigste først og beskæftige sig med det mindst vigtige, når du er fri. Under disse e-mails automatisk sorterede er også praktisk for mange mennesker, da det reducerer besværet med at gøre det manuelt.
- Disaster Recovery: bør du ved et uheld udslette alle dine e-mails, kan du være sikker på at du kan få de vigtigste tilbage fra din e-mail-arkiv. Det er en den hurtigste og nemmeste måde at gendanne dine data.
Del 2: Sådan holder du din e-mail-arkivering
Er din Microsoft Outlook pludselig bremset ned til en ulidelig crawl og en simpel e-mail tager lang tid at sende ud? Det er sandsynligvis fordi din postkasse er blevet væsentligt tungere. For at kontrollere, hvor oppustet din postkasse er, er alt du skal gøre at gå til File> Mappe> Egenskaber> Opbevaring - alternativt højreklikke på en af dine mapper, og klik på Egenskaber , når dropdown indstilling vises.
Som standard holder Microsoft Outlook automatisk e-mail arkivering dine Slettet post , Sendt post , samt udløbet Opgaver og Kalender poster. Men hvis du modtager hundredvis af e-mails dagligt, kan du ønsker at oprette e-mail-arkivering kommandoer til at styre din Microsoft Outlook-postkasse.
Her er de fem trin for at opsætte din Auto Arkiv indstillinger:
- Opret nye lokale mapper til at dirigere ny Arkiveret Mail
Find på min computer og højreklik på den. Vælg ny mappe og navngive det korrekt. Hvis du ikke kan finde det, kan du have en ældre version af Microsoft Outlook - i dette tilfælde, skal du vælge Filer> Arkiver og ændre datoen under Arkiv poster ældre end ... mulighed.
- Opret ny arkivering Regel
At etablere en ny regel, skal du klikke på Værktøjer> Regler og vælg Exchange fra på min computer segment. Find den + knappen nederst i vinduet, og klik på den. Navngiv den nye arkivering Regel korrekt.
- Bestem tidsperioden og destinationsmapperne
Klik på Når en ny meddelelse fane og definere Dato modtaget og gør følgende handlingerderfor. Klik på Aktiveret afkrydsningsfeltet og klikke på OK . Hvis du har en ældre version af Microsoft Outlook, skal du gå til Funktioner> Indstillinger> Andre> Auto Arkiv til at gøre disse ændringer.
- Påfør den nye regel om eksisterende e-mail-mapper
Nu hvor du har oprettet denne nye arkivering Regel for nye meddelelser, anvende den til dine gamle e-mails så godt. For at gøre dette, skal du fremhæve postmappe og gå til Beskeder > R REGLER at aktivere en bestemt regel.
- Få adgang til de arkiverede e-mails
Du skulle nu være i stand til at bemærke, at der er mere lagerplads på din postkasse. For at komme til din e-mail-arkiv, bare kigge efter dem på den venstre kolonne, hvor mapperne er. De skulle nu være under på min computer mappe.
Del 3: Tips & Tricks til e-mail-arkivering
Her er nogle tips og tricks til at gøre e-mail-arkivering fungere bedre for dig:
- Tilpas din registreringssystem. Det betyder ikke, hvis et system virker for din ven, vil det arbejde for dig, fordi der er tre typer af mennesker i denne verden: Searchers , Filers og Taggers . Searchers ikke gøre meget organisering, fordi de tror søgeværktøjet er deres bedste ven. Folk, der mener, at alt har sin bestemt sted kaldes Filers . Taggers er kærligheden barn af både - de sætter e-mails i mere generelle filer og foretrækker at søge derfra.
- Organiser dine Sendt post , så du nemt kan finde den e-mail, at afsenderen er overbevist om, at du ikke har sendt.
- Gør dine Arkivering Regler arbejde for dig. Du skulle nu kender mønsteret af indgående og udgående e-mails - bruge denne viden til at tilpasse dine regler. Dette vil minimere mængden af manuelt arbejde, du bliver nødt til at gøre.
- Navngiv dine mapper så klar som muligt. Det skyldes, at du ikke glemmer, hvad du rent faktisk har spurgt din e-mail for at sortere og arkivere i hver mappe.
- Slet uønskede e-mails, så snart det ankommer. Endnu bedre, afmelde nyhedsbreve, der ikke længere af interesse for dig.
Som du kan se, organisere din elektroniske postkasse er et stykke kage. Sure, det er besværligt først at opsætte din e-mail-udbyder for at holde e-mail-arkivering for dig. Men når du har det op at køre, vil det være super nyttig og vil spare dig rigelige mængde tid.
