E-bost Archifo yw'r weithred awtomataidd o gipio, cadw a chategoreiddio derbyniodd traffig e-bost neu ei anfon gan unigolyn, sefydliad neu wasanaeth tanysgrifio. Mae'r arfer hwn wedi ei hen fabwysiadu gan nifer o sefydliadau - gweithwyr yn ei chael yn haws i adfer ac adfer gwybodaeth throsglwyddo rhwng negeseuon e-bost busnes, rheolwyr yn ei chael yn haws i chwilio am wybodaeth am archwiliadau blynyddol a chyfreithwyr yn ei chael yn haws i gadw sgyrsiau e-bost cyfrinachol y gellir eu defnyddio i gynorthwyo ymchwiliadau mewnol ac anghydfodau allanol.
Yn fyr, anfonwch e-bost archifo yn cadw eich mewnflwch yn lân ac yn haws i'w reoli. Mae'n meddwl tybed pam nad yw llawer o bobl yn ei wneud yn arfer i archifo eu negeseuon e-bost personol. Er archifau e-bost corfforaethol yn cael eu storio fel arfer ar dapiau a araeau disg magnetig, y rhan fwyaf o archifau e-bost personol yn cael eu cadw yn y cwmwl. Negeseuon e-bost yn cael eu mynegeio yn systematig mewn archifau hyn er y byddai'n gyflymach i chwilio am wybodaeth benodol.
Mae nifer o bethau y gallwch archifo ynghyd â'r negeseuon e-bost. Byddai'r mwyaf pwysig yn atodiadau e-bost a'i metadata cysylltiedig. Yn ogystal, gall calendrau hefyd archif, cysylltiadau, nodiadau a negeseuon gwib i chi.
Rhan 1: Pam Angen I Cadwch Eich E-bost archif ddiogel ac yn hawdd Hygyrch
Mae digon o resymau pam y dylech chi berfformio e-bost archifo yn y cartref a'r gwaith. Dyma yw ein 5 prif reswm:
- Storio: eich mewnflwch e-bost yw canolbwynt eich busnes o ddydd i ddydd a chyfathrebu personol - yn enwedig gan ei fod yn gallu i cydamseru gyda nifer ohonoch gwasanaethau digidol ee cyfrif cymdeithasol cyfryngau, calendrau, cysylltiadau, rheolwr rheoli prosiectau ac ati Gall Archifo wneud y mwyaf o'ch storfa ddigidol lle fel y byddwch yn gallu perfformio chwiliadau ar eich e-bost inboxes effeithiol.
- Cydymffurfiaeth: Gall dod o hyd i wybodaeth yn eich mewnflwch yn cael ei drethu ac yn llafurus. Ar gyfer rhai cwmnïau, mae'r llywodraeth yn gofyn i weithwyr i archifo eu cyfathrebu electronig fel y gellir eu hadalw yn hawdd pan fo angen mewn ymchwiliad. Bydd unigolion yn cael hyn yn ddefnyddiol pan tymor ffeilio treth rholiau gan.
- Rheoli E-bost: Bydd awtomeiddio'r broses storio a mynegeio o negeseuon e-bost sy'n dod i mewn ac yn mynd allan, nid yn unig yn arbed lle ar eich cyfrif e-bost, ond hefyd yn gwneud eich lanach mewnflwch. Mae'n ffordd wych i gategoreiddio sgyrsiau sy'n ymwneud â phrosiect penodol (ee Prosiect X) neu ddiben (ee Dogfennau Teithio). Fel hyn, byddwch yn syth yn gwybod ble i edrych yr e-bost penodol ar.
- Cynyddu Cynhyrchiant: trwy gael negeseuon e-bost datrys yn systematig, byddwch yn gallu bod yn bresennol ar y rhai pwysig yn gyntaf ac yn delio â'r lleiaf pwysig pryd bynnag y byddwch yn rhydd. Mae cael negeseuon e-bost hyn didoli yn awtomatig hefyd yn gyfleus i lawer o bobl gan ei fod yn lleihau'r drafferth o wneud hynny â llaw.
- Adfer ar ôl Trychineb: dylech ddamweiniol dileu eich holl negeseuon e-bost, gallwch fod yn sicr y gallwch gael y rhai pwysig yn ôl oddi wrth eich archif e-bost. Mae'n ffordd gyflymaf a hawsaf i adfer eich data.
Rhan 2: Sut i Cadwch Eich E-bost Archifo
A yw eich Microsoft Outlook yn sydyn arafu i cropian dirdynnol a neges e-bost syml yn cymryd amser hir i anfon allan? Mae hyn yn fwy na thebyg oherwydd bod eich blwch post wedi dod yn sylweddol drymach. I wirio pa mor chwyddedig yw eich blwch post yw'r cyfan sydd angen i chi ei wneud yw mynd i File> Folder> Eiddo> Storage - fel arall, de-gliciwch unrhyw un o'ch ffolderi a chliciwch ar Properties pan yr opsiwn ddisgynnol yn ymddangos.
Yn ddiofyn, Microsoft Outlook yn cadw e-bost archifo eich awtomatig Eitemau Deleted , Eitemau Anfonwyd , yn ogystal â dod i ben Tasgau a Calendr eitemau. Fodd bynnag, os ydych yn cael cannoedd o negeseuon e-bost bob dydd, efallai y byddwch am sefydlu gorchmynion e-bost archifo i reoli eich blwch post Microsoft Outlook.
Dyma y pum cam i sefydlu gosodiadau eich Archif Auto yn:
- Creu ffolderi lleol newydd i gyfeirio Mail harchifo newydd
Dod o hyd On My Computer a de-gliciwch arni. Dewiswch Ffolder Newydd ac enwi yn briodol. Os nad ydych yn gallu ddod o hyd i hyn, efallai y bydd gennych fersiwn hŷn o Microsoft Outlook - yn yr achos hwn, dewiswch File> Archifau a newid y dyddiad o dan y eitemau Archif hŷn na ... opsiwn.
- Creu Rheol Archifo newydd
Sefydlu rheol newydd, cliciwch ar Tools> Rheolau a dewiswch Exchange o'r On My Computer segment. Dewch o hyd i'r + botwm ar waelod y ffenestr a chliciwch arno. Enwch y Rheol Archifo newydd yn briodol.
- Penderfynu ar y cyfnod amser a ffolderi cyrchfan
Cliciwch y Pan fydd neges newydd yn cyrraedd tab a diffinio'r Dyddiad Derbyn a gwneud y canlynol camau gweithreduyn unol â hynny. Cliciwch y Galluogi blwch gwirio a chliciwch OK . Os oes gennych fersiwn hŷn o Microsoft rhagolygon, ewch i Offer> Opsiynau> Arall> Archif Auto i wneud y newidiadau hyn.
- Gwneud cais y rheol newydd ar ffolderi e-bost yn bodoli eisoes
Nawr eich bod wedi sefydlu hon Rheol Archifo newydd ar gyfer negeseuon newydd, gymhwyso i'ch hen negeseuon e-bost yn ogystal. I wneud hyn, yn tynnu sylw at y ffolder post a mynd i Negeseuon > R ules at activate rheol benodol.
- Mynediad at y negeseuon e-bost archifo
Dylech nawr yn gallu sylwi bod mwy o le storio ar eich blwch post. I gyrraedd eich archif e-bost, dim ond yn edrych ar eu cyfer ar y golofn ar y chwith lle mae'r ffolderi yn cael eu. Dylent awr fod o dan y On My Computer ffolder.
Rhan 3: Blaenau & Tricks I E-bost Archifo
Dyma rai awgrymiadau a driciau i wneud e-bost archifo weithio'n well i chi:
- Bersonoli eich system ffeilio. Nid yw'n golygu os bydd system yn gweithio ar gyfer eich ffrind, bydd yn gweithio i chi oherwydd mae tri math o bobl yn y byd hwn: Chwilwyr , Filers a tagwyr . Chwilwyr peidiwch â gwneud llawer o drefnu oherwydd eu bod yn credu bod y teclyn chwilio eu ffrind gorau. Mae pobl sy'n credu bod popeth wedi ei lle penodol a elwir yn Filers . Tagwyr yw'r plentyn cariad y ddau - eu bod yn rhoi negeseuon e-bost mewn ffeiliau mwy cyffredinol ac mae'n well i chwilio oddi yno.
- Trefnu eich Sent Items fel y gallwch ddod o hyd i'r e-bost y mae'r anfonwr yn argyhoeddedig nad oeddech hanfon yn hawdd.
- Gwnewch eich Rheolau Archifo yn gweithio i chi. Dylech wybod patrwm eich negeseuon e-bost sy'n dod i mewn ac sy'n mynd allan - defnyddio'r wybodaeth hon i addasu eich rheolau. Bydd hyn yn lleihau faint o waith llaw, bydd angen i chi ei wneud.
- Enwch eich ffolderi mor glir â phosibl. Mae hyn yn fel nad ydych yn anghofio yr hyn yr ydych mewn gwirionedd wedi gofyn eich gwasanaeth e-bost i ddidoli ac archif ym mhob ffolder.
- Dileu negeseuon e-bost digroeso cyn gynted ag y bydd yn cyrraedd. Yn well fyth, ddad-danysgrifio i cylchlythyrau sy'n bellach o ddiddordeb i chi.
Fel y gwelwch, trefnu eich blwch post electronig yn ddarn o gacen. Cadarn, mae'n drafferth ar y dechrau i setup eich darparwr e-bost i gadw e-bost archifo ar eich cyfer chi. Fodd bynnag, unwaith y byddwch wedi ei sefydlu ac ar waith, bydd yn cael ei super ddefnyddiol a bydd yn arbed swm helaeth o amser i chi.
