Email Archiving je automatizovaný akt zachycení, uchování a kategorizaci e-mailová komunikace přijatou nebo odeslanou jednotlivce, organizace nebo upsané služby. Tato praxe je již dlouho byla přijata mnoha organizací - zaměstnanci snadněji načíst a obnovit informace rozeslat mezi obchodními e-maily, manažeři snadněji vyhledávat informace pro každoroční audity a právníkům snáze chránit důvěrné e-mailové konverzace, které mohou být použity na podporu vnitřní vyšetřování a vnější spory.
Stručně řečeno, pro archivaci elektronické pošty udržuje svou schránku čisté a snadněji spravovat. Je až s podivem, proč se mnoho lidí, aby to zvykem archivovat své osobní e-maily. Zatímco firemní e-mailové archivy jsou obvykle uloženy na magnetické pásky a disková pole, většina osobní e-mailové archivy jsou uloženy v cloudu. E-maily jsou systematicky indexovány v těchto archivech, takže by to bylo rychlejší vyhledání konkrétního informací.
Existuje několik věcí, které můžete archivovat spolu s e-mailových zpráv. Nejdůležitější bude e-mailových příloh a s ním spojená metadata. Kromě toho mohou také archiv kalendáře, kontaktů, poznámek a zpráv chatu.
Část 1: Proč je třeba, aby se vaše e-mail archivovány bezpečně a snadno přístupné
Existuje spousta důvodů, proč byste měli provádět archivaci e-mailů doma iv práci. Zde jsou naše top 5 důvodů:
- Skladování: vaše e-mailová schránka je centrem vaší každodenní práci a osobní komunikaci - zvlášť teď, že je schopen synchronizovat s mnohými z vás digitální služby například sociální účet médií, kalendáře, kontakty, manažer projektového řízení apod Archiving mohou optimalizovat své digitální úložiště space, takže budete moci provést vyhledávání na váš e-mail účinně schránek.
- Shoda: vyhledávání informací ve vaší e-mailové schránky může být zdanění a časově náročné. U některých společností, vláda vyžaduje, aby zaměstnanci k archivaci elektronické komunikace tak, aby mohly být snadno načíst v případě potřeby při vyšetřování. Jednotlivci najdou to užitečné, když daňové evidence sezóna rolích by.
- Email Management: automatizaci ukládání a indexování příchozích a odchozích e-mailů ušetří nejen místo na e-mailový účet, ale také, aby vaše doručené čistší. Je to skvělý způsob, jak kategorizovat rozhovory týkající se konkrétního projektu (např Project X) nebo účelu (např cestovní doklady). Tímto způsobem, budete okamžitě vědět, kde hledat konkrétní e-mailu na adrese.
- Zvýšení produktivity: tím, že e-maily systematicky vyřešili, budete mít možnost věnovat se těm důležitým prvním a vypořádat se s nejméně důležité vždy, když jsou zdarma. Mít tyto e-maily automaticky třídí je také vhodný pro mnoho lidí, protože snižuje potíží dělá ručně.
- Disaster Recovery: měli byste náhodou vyhladit všechny vaše e-maily, můžete si být jisti, že můžete získat jen ty důležité vrátil z vašeho e-mailového archivu. Jedná se o nejrychlejší a nejjednodušší způsob, jak obnovit data.
Část 2: Jak udržovat archivace e-mailů
Je vaše aplikace Microsoft Outlook se náhle zpomalil na nesnesitelnou procházení a jednoduchý e-mail trvá dlouhou dobu vyslat? To je pravděpodobně proto, že vaše pošta se stala podstatně těžší. Chcete-li zjistit, jak nafouklé poštovní schránky je vše, co potřebujete udělat, je jít do Soubor> Složka> Vlastnosti> Storage - alternativně, klepněte pravým tlačítkem myši některý z vašich složek a klepněte na tlačítko Vlastnosti , když se objeví možnost rozevírací.
Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Outlook automaticky udržuje archivaci e-mailů své Odstraněná pošta , Odeslaná pošta , stejně jako vyřazená Úkoly a kalendáře položky. Nicméně, pokud se zobrazí stovky e-mailů denně, možná budete chtít nastavit příkazy archivaci e-mailů pro správu vaší poštovní schránky Microsoft Outlook.
Zde je pět kroků, aby vytvořily nastavení vašeho Auto Archivu:
- Vytvoření nové místní složky nasměrovat nové Archived Mail
Najděte na svém počítači a klikněte pravým tlačítkem myši na něj. Vyberte si novou složku a pojmenujte ji odpovídajícím způsobem. Pokud nemůžete najít to, může máte starší verzi aplikace Microsoft Outlook - v tomto případě, zvolte Soubor> archiv a změnit datum v souladu s položkami archivu starších ... možnost.
- Vytvořit nový archivace pravidlo
Chcete-li vytvořit nové pravidlo, klepněte na Nástroje> Pravidla a vyberte Exchange kombinuje na na mém počítači segmentu. Najděte + tlačítko v dolní části okna a klikněte na ni. Název nové pravidlo archivace odpovídajícím způsobem.
- Stanovení časového období a cílové složky
, klepněte na Při příchodu nové zprávy kartu a definovat data přijetí a proveďte následující krokyodpovídajícím způsobem. Kliknutím na Enabled zaškrtávací políčko a klepněte na tlačítko OK . Pokud máte starší verzi aplikace Microsoft Outlook, přejděte na Nástroje> Možnosti> Ostatní> Auto Archiv dělat tyto změny.
- Aplikovat nové pravidlo o existujících poštovních složek
Nyní, když jste nastavili tento nový archivace Pravidlo pro nové zprávy, použít pro své staré e-maily stejně. Chcete-li to provést, označte složku pošty a přejděte na Zprávy > R RAVIDLA aktivovat zvláštní pravidlo.
- Přístup k archivované e-maily
nyní byste měli být schopni si uvědomit, že existuje více úložného prostoru na své poštovní schránce. Chcete-li získat do svého e-mailového archivu, stačí se podívat na ně v levém sloupci, kde jsou složky. Teď by měly být v rámci na svém počítači složky.
Část 3: Tipy a triky pro archivaci elektronické pošty
Zde je několik tipů a triků, jak vydělat archivace e-mailů fungovat lépe pro vás:
- Přizpůsobte si svůj systém evidence. To neznamená, že v případě, že systém pracuje pro svého přítele, bude pracovat pro vás, protože existují tři typy lidí na tomto světě: Pátrači , Rozlišovače do šanonu a značkovače . Hledači nedělají moc organizovat, protože věří, že nástroj pro vyhledávání je jejich nejlepší přítel. Lidé, kteří věří, že vše má své specifické místo se nazývají do šanonu . Značkovače je láska dítě obojího - dali e-maily v obecnějších souborů a raději vyhledávat odtamtud.
- Organizovat Odeslaná pošta , takže můžete snadno najít e-maily, že odesílatel je přesvědčen o tom, že jste poslali.
- Udělej si svůj Archivace Pravidla pracovat pro vás. Nyní byste měli vědět, vzor příchozích a odchozích e-mailů - tyto znalosti využít k přizpůsobení pravidel. Tím se minimalizuje množství ruční práce, budete muset dělat.
- Pojmenovat složky tak jasné, jak je to možné. Je tomu tak proto, že nechcete zapomenout, co jste vlastně požádal svou e-mailovou službu pro třídění a archivaci v každé složce.
- Odstranit nežádoucí e-maily, jakmile dorazí. Anebo ještě lépe, odhlásit se k odběru bulletinů, které jsou již z zajímat.
Jak můžete vidět, organizování vaší elektronické poštovní schránky je kus dortu. Jistě, to je hádka v prvním nastavení vašeho poskytovatele e-mailu, aby archivaci e-mailů pro vás. Nicméně, pokud máte to rozběhne, bude to mimořádně užitečné a ušetří hojné množství času.
