Email archiving mao ang automated buhat sa pagdakop, pagpreserbar ug categorizing email sa trapiko nga nadawat o gipadala sa usa ka tawo, organisasyon o mingtimaan sa pag-alagad. Kini dugay na nga gisagop sa daghang mga organisasyon - empleyado makakaplag niini nga mas sayon sa aron sa pagkuha ug mamaayo pasa sa taliwala sa mga email sa negosyo, managers makakaplag niini nga mas sayon sa pagpangita alang sa impormasyon alang sa tinuig nga pag-audit ug mga abogado makakaplag niini nga mas sayon aron sa pagbantay sa confidential panag-istoryahanay email nga mahimong gamiton aron sa pagtabang sa internal nga imbestigasyon ug sa gawas panagbangi.
Sa mubo, email archiving nagabantay sa imong inbox nga limpyo ug mas sayon sa pagdumala sa. Kini mao ang usa ka katingalahan nganong dili daghang mga tawo sa paghimo niini nga usa ka batasan nga Archive sa ilang personal nga mga email. Samtang corporate email archives kasagaran gitipigan sa magnetic tape ug sa disk arrays, labing personal nga email archives nga nagbantay sa sa sa panganod. Email ang index sistematikong niini nga mga archives aron nga kini mas paspas sa pagpangita alang sa usa ka piho nga impormasyon.
Adunay pipila ka mga butang nga imong mahimo Archive uban sa mga mensahe sa email. Ang labing importante nga sumpay, mga dugtong email ug sa iyang nakig metadata. Dugang pa, mahimo usab archive kalendaryo, kontak, mubo nga mga sulat ug instant nga mga mensahe kaninyo.
Bahin 1: Nganong Nagkinahanglan Ka Padayon sa imong Email kasigurohan Archived Ug Dali Accessible
Adunay daghang mga rason ngano nga kamo kinahanglan nga sa pagbuhat sa email archiving sa panimalay ug sa trabaho. Ania ang atong top 5 mga rason:
- Pagtipig: ang imong email inbox mao ang sentro sa imong adlaw-adlaw nga negosyo ug personal nga komunikasyon - ilabi na karon nga kini mao ang makahimo sa dungan uban sa daghan kaninyo digital nga serbisyo eg sa social media account, kalendaryo, kontak, proyekto sa pagdumala sa manager ug uban pa archiving mahimo optimize ang imong digital storage luna aron nga kamo makahimo sa pagbuhat sa pagpangita sa imong email inboxes epektibo nga paagi.
- Compliance: pagpangita sa impormasyon diha sa imong inbox mahimong taxing ug panahon-nga nagaut-ut. Alang sa pipila sa mga kompaniya, ang gobyerno nagkinahanglan mga empleyado sa Archive sa ilang electronic komunikasyon aron nga sila mahimong nakuha dali ra sa diha nga gikinahanglan sa usa ka imbestigasyon. Ang mga indibidwal nga makakaplag niini nga mapuslanon sa diha nga buhis pagpasaka panahon rolyo sa.
- Email Management: automating sa pagtago ug indexing proseso sa umaabot nga ug outgoing email dili lamang sa pagluwas sa luna sa ibabaw sa imong email account apan usab sa paghimo sa imong inbox maglilinis. Kini mao ang usa ka dako nga paagi sa kategoriya sa panag-istoryahanay kalabutan ngadto sa usa ka piho nga proyekto (sama sa Project X) o katuyoan (eg Travel dokumento). Kini nga dalan, ikaw dihadiha masayud diin sa pagtan-aw sa mga piho nga email sa.
- Dugangi Productivity: pinaagi sa email lainlainon sa gawas sistematikong, kamo makahimo sa pagtambong sa mga importante nga mga una ug atubang sa mga labing ubos sa matag higayon nga kamo gawasnon. Ang pagbaton niini nga mga mga email awtomatikong lainlainon sayon alang sa daghang mga tawo usab nga kini pagmobu, pagminus sa mga hasol sa pagbuhat niini sa kamut.
- Disaster Recovery: kamo kinahanglan nga aksidenteng pagpahid sa tanan sa imong mga email, makasalig ka nga imong mahimo og sa importante nga mga gikan sa imong email archive. Kini mao ang usa ka ang labing dali nga ug labing sayon nga paagi sa pagpasig-uli sa inyong mga data.
Bahin 2: Unsaon Padayon sa imong Email archiving
Ang imo Microsoft Outlook kalit slowed ngadto sa usa ka hilabihan nga nagakamang ug sa usa ka yano nga email nagkinahanglan og usa ka taas nga panahon sa pagpadala sa? Kini mao tingali tungod kay ang imong mailbox nahimong kamahinungdanon mas bug-at. Aron sa pagsusi kon sa unsang paagi nanghubag ang imong mailbox mao, ang tanan nga imong kinahanglan nga buhaton mao ang pag-adto sa payl> Folder> Properties> Pagtipig - Kapilian, tuo-click sa bisan unsa sa imong mga folder ug i-klik sa Properties sa diha nga makita sa dropdown kapilian.
Pinaagi sa remate, Microsoft Outlook awtomatikong nagabantay sa email archiving sa imong thread butang , Pinadala butang , ingon man usab sa expire Buluhaton ug Calendar mga butang. Apan, kon kamo makadawat sa gatusan ka mga mga email sa adlaw-adlaw, nga kamo mahimo nga gusto sa sa email archiving mga sugo sa pagdumala sa imong Microsoft Outlook mailbox.
Ania ang lima ka mga lakang aron sa pagbangon sa setting sa imong Auto Archive ni:
- Paghimo bag-o nga mga lokal nga folder sa pagdumala sa bag-o nga archive Mail
Find sa akong Computer ug matarung-click sa ibabaw niini. Pagpili sa Bag-ong Folder ug ngalan niini haom. Kon dili kamo makakaplag niini, nga kamo mahimo nga adunay usa ka magulang nga bersyon sa Microsoft Outlook - sa niini nga kaso, pinili nga File> Archive ug mag-usab sa petsa sa ilalum sa mga Archive butang mas magulang pa kay sa ... kapilian.
- Paghimo bag-ong archiving Pagmando
Aron sa pagtukod sa usa ka bag-ong lagda, i-klik sa Tools> Rules ug pagpili Exchange gikan sa Sa akong Computer bahin. Pangitaa ang + button sa ubos sa mga tamboanan, ug i-klik sa ibabaw niini. Ngalan sa bag-ong archiving Lagda haom.
- Tinoa ang mga yugto sa panahon ug sa destinasyon folder
Click sa diha nga ang usa ka bag-o nga mensahe-abot tab ug nagpaila sa Petsa Midawat ug Buhata ang mosunod nga mga buhatsumala niana. I-klik ang nakapahimo check kahon ug i-klik OK . Kon ikaw adunay usa ka magulang nga bersyon sa Microsoft panglantaw, adto sa Tools> Options> ubang> Auto Archive sa pagbuhat niini nga mga kausaban.
- Ibutang ang bag-ong lagda sa kasamtangan nga email folder
Karon nga gibutang kanimo kining bag-ong archiving Pagmando alang sa mga bag-ong mga mensahe, sa paggamit niini sa inyong mga tigulang mga email ingon man. Sa pagbuhat niini, nagpasiugda sa mail folder ug moadto sa Mensahe > R üles -activate sa usa ka piho nga paghari.
- Access sa archive mga mensahe sa email
Kamo kinahanglan karon nga makahimo sa makamatikod nga adunay labaw storage luna sa imong mailbox. Aron sa pagkuha sa imong email archive, tan-awa lang alang kanila sa kolum sa wala-kamot nga diin ang mga folder nga mga. Sila karon kinahanglan nga sa ilalum sa mga Sa akong Computer suksukanan sa papel.
Bahin 3: Tips & Tricks Kay Email archiving
Ania ang pipila ka mga tips ug mga limbong sa paghimo sa email archiving mas maayo pagtrabaho alang kaninyo:
- Personalize ang imong pagpasaka sistema. Kini wala magpasabot kon ang usa ka sistema sa mga buhat alang sa inyong higala, kini sa trabaho alang kanimo tungod kay adunay tulo ka matang sa mga tawo sa kalibutan: tigsiksik , file ug Taggers . Mga tigsiksik dili sa pagbuhat sa daghan nga organisa tungod kay sila nagtuo sa search himan mao ang ilang labing maayo nga higala. Ang mga tawo nga nagtuo nga ang tanan nga mga butang adunay iyang piho nga dapit gitawag file . Taggers mao ang gugma nga bata sa duha - sila gibutang email sa mas kinatibuk-ang files ug mas gusto sa pagpangita gikan didto.
- Han-aya ang inyong mga Pinadala mga butang aron nga kamo sa dali rang makita ang email nga ang nagpadala mao ang kombinsido nga ikaw wala gipadala.
- Himoa ang inyong archiving Rules pagtrabaho alang kaninyo. Ikaw kinahanglan nga karon mahibalo sa sumbanan sa inyong mga umaabot nga ug outgoing email - sa paggamit niini nga kahibalo sa ipahiangay ang imong mga lagda. Kini mamenosan ang kantidad sa manwal nga buhat kinahanglan kaninyo sa pagbuhat.
- Ngalan sa imong mga folder nga sama sa tin-aw kutob sa mahimo. Kini mao ang sa ingon nga kamo dili malimot sa tinuod nga ikaw nangutana sa imong email sa pag-alagad sa matang ug sa archive sa matag suksukanan sa papel.
- Panas dili gusto email sa diha nga moabot kini. Mas maayo pa, uyon sa mga Newsletter nga dili na sa usa ka interes sa kaninyo.
Samtang kamo mahimo tan-awa, organisar sa imong electronic mailbox mao ang usa ka piraso sa cake. Sigurado, kini mao ang usa ka hasol sa una sa setup sa imong email provider sa pagbantay sa email archiving alang kaninyo. Apan, sa higayon nga kamo adunay ug pagdagan niini, kini nga super mapuslanon ug sa pagluwas kaninyo copious kantidad sa panahon.
