ইমেইল সংরক্ষণাগার , ক্যাপচার সংরক্ষণের ও শ্রেণী ইমেল ট্রাফিক পেয়েছি বা একটি পৃথক, সংগঠন বা সদস্যতা পরিষেবা দ্বারা প্রেরিত স্বয়ংক্রিয় আইন। এই অনুশীলন দীর্ঘ অনেক সংস্থার দ্বারা গৃহীত হয়েছে - কর্মচারীদের সহজে পুনরুদ্ধার এবং ব্যবসা ইমেল মধ্যে রিলে তথ্য পুনরুদ্ধার করতে এটি, ম্যানেজার সহজে বার্ষিক অডিট ও আইনজীবীদের জন্য তথ্য অনুসন্ধান করার জন্য এটি আরও সহজ গোপনীয় ইমেইল কথোপকথন ব্যবহার করা যেতে পারে সংরক্ষণে এটি অভ্যন্তরীণ তদন্ত ও বহিস্থিত বিরোধ সাহায্য করার।
সংক্ষেপে বলতে গেলে, ইমেল সংরক্ষণ পরিষ্কার ও পরিচালনা করা আরো সহজ আপনার ইনবক্সে রাখে। এটা একটা আশ্চর্য কেন অনেক মানুষ এটা তাদের ব্যক্তিগত ইমেল আর্কাইভ করতে একটি অভ্যাস করতে হয়। যদিও কর্পোরেট ইমেইল আর্কাইভ সাধারণত চৌম্বক টেপ এবং ডিস্কে অ্যারে সংরক্ষণ করা হয়, সবচেয়ে ব্যক্তিগত ইমেইল আর্কাইভ মেঘ রাখা হয়। ইমেল এই আর্কাইভ মধ্যে ধারাক্রমে সূচীবদ্ধ করা হয় যাতে এটি একটি নির্দিষ্ট তথ্য অনুসন্ধান করার জন্য দ্রুত হতে হবে।
কয়েকটি জিনিস যে আপনার ইমেইল বার্তা সহ আর্কাইভ পারে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল সংযুক্তি এর সাথে সংশ্লিষ্ট অন্যান্য মেটাডেটা হবে। উপরন্তু, আপনি এটি করতে পারেন সংরক্ষণাগার ক্যালেন্ডার, পরিচিতি, নোট এবং তাত্ক্ষণিক বার্তা।
পার্ট 1: আপনি কেন আপনার ইমেইল রাখা প্রয়োজন নিরাপদে আর্কাইভ এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য
কারণ আপনি বাড়ি ও কর্মস্থলের এ ইমেল সংরক্ষণ সঞ্চালন উচিত প্রচুর আছে। এখানে আমাদের সেরা 5 কারণ আছে:
- সঞ্চয় স্থান: আপনার ইমেইল ইনবক্সে আপনার দৈনন্দিন ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত যোগাযোগের হাব - বিশেষ করে এখন যে আপনার অনেক ডিজিটাল সেবা সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্ট, ক্যালেন্ডার, পরিচিতি, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিচালক ইত্যাদি যেমন সঙ্গে সমন্বয় করার জন্য সংরক্ষণাগার আপনার ডিজিটাল স্টোরেজ নিখুত করতে সক্ষম হয় স্থান যাতে আপনি আপনার ইমেইল অনুসন্ধান সম্পাদন করতে সক্ষম হবে কার্যকরভাবে ইনবক্স।
- সম্মতি: আপনার ইনবক্সে তথ্য খুঁজে বের করতে আরোপিত করা যাবে এবং সময় অপগিত। কিছু কোম্পানি জন্য, সরকার তাদের ইলেক্ট্রনিক যোগাযোগের আর্কাইভ যাতে তারা সহজে যখন একটি তদন্ত প্রয়োজন পুনরায় উদ্ধার করা যাবে কর্মচারী প্রয়োজন। ব্যক্তি এই দরকারী যখন ট্যাক্স জমা ঋতু দ্বারা ছুয়ে পাবেন।
- ইমেইল ম্যানেজমেন্ট: ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইমেলের হবে সংরক্ষণ ও ইন্ডেক্স প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় না শুধুমাত্র আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট স্থান সংরক্ষণ করতে হবে কিন্তু আপনার ইনবক্সে ক্লিনার আছে। এটি একটি মহান উপায় একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প (যেমন প্রকল্প এক্স) অথবা উদ্দেশ্য (যেমন ভ্রমণ নথি) সংক্রান্ত কথোপকথন শ্রেণীবিভক্ত হয়। এই ভাবে, আপনি অবিলম্বে এ নির্দিষ্ট ইমেল দেখুন যেখানে জানতে হবে।
- প্রোডাকটিভিটি বৃদ্ধি: ইমেল ধারাক্রমে সাজানো থাকার, আপনাকে প্রথমে গুরুত্বপূর্ণ জনকে পরিচর্যা এবং অন্তত গুরুত্বপূর্ণ সাথে মোকাবিলা যখনই তুমি মুক্ত করতে সক্ষম হবে। এই ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই হচ্ছে যেমন নিজে করছেন অন্য ঝগড়া হ্রাস অনেক মানুষের জন্য সুবিধাজনক।
- দুর্যোগ রিকভারি: আপনি দূর্ঘটনাক্রমে আপনার ইমেইলের সব অপনোদন করা উচিত, আপনি আশ্বস্ত করা যাবে যে আপনার গুরুত্বপূর্ণ বেশী আপনার ইমেল আর্কাইভ থেকে ফিরে পেতে পারেন। এটা আপনার ডেটা পুনরুদ্ধার করার জন্য একটি দ্রুত ও সহজ উপায়।
পার্ট 2: কিভাবে আপনার ইমেইল সংরক্ষণাগার রাখার
আপনার Microsoft Outlook এর হঠাৎ একটি যন্ত্রণাদায়ক হামাগুড়ি অপচিত হয় এবং একটি সহজ ইমেল প্রেরণ করার জন্য একটি দীর্ঘ সময় লাগে? এটির সম্ভাব্য কারণ হতে আপনার মেইলবক্স উল্লেখযোগ্যভাবে গুরুতর পরিণত হয়েছে। কিভাবে স্ফীত আপনার মেইলবক্স কিনা চেক করার জন্য, সব করতে প্রয়োজন যেতে হয় ফাইল> ফোল্ডার> প্রোপার্টি> সংগ্রহস্থল - অথবা, আপনার ফোল্ডার কোনো ডান ক্লিক করুন এবং এর উপর ক্লিক প্রোপার্টি যখন ড্রপডাউন বিকল্প বলে মনে হচ্ছে।
ডিফল্টরূপে, Microsoft Outlook এর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল আপনার সংরক্ষণাগারভুক্ত রাখে মুছে দেওয়া আইটেমগুলি , সেন্ট আইটেম , সেইসাথে মেয়াদ শেষ কার্য এবং ক্যালেন্ডার আইটেম। যাইহোক, যদি আপনি ইমেল শত শত দৈনন্দিন গ্রহণ, আপনি আপনার Microsoft Outlook এর ডাকবাক্স পরিচালনা করতে ই-মেইল সংরক্ষণ কমান্ড সেট আপ করতে পারেন।
এখানে আপনার অটো সংরক্ষাণাগার এর সেটিংস সেট আপ করার জন্য পাঁচটি পদক্ষেপ:
- সরাসরি নতুন আর্কাইভ মেল নতুন স্থানীয় ফোল্ডার তৈরি করুন
এটি আমার কম্পিউটারে এবং এটি ডান ক্লিক করুন। চয়ন করুন নতুন ফোল্ডার এবং এটি উপযুক্তভাবে নাম দিন। আপনি এই খুঁজে পাচ্ছি না থাকে, তাহলে আপনি Microsoft Outlook এর একটি পুরোনো সংস্করণ থাকতে পারে - এই ক্ষেত্রে, নির্বাচন ফাইল> সংরক্ষাণাগার এবং অধীনে তারিখ পরিবর্তন সংরক্ষাণাগার আইটেম চেয়ে ... পুরাতন বিকল্প।
- নতুন সংরক্ষণাগার বিধি তৈরি করুন
একটি নতুন নিয়ম স্থাপন করতে এ ক্লিক সরঞ্জাম> বিধি নির্বাচন এক্সচেঞ্জ থেকে আমার কম্পিউটারে সেগমেন্ট। এই + + উইণ্ডোর তলায় অবস্থিত বাটন এবং এটি উপর ক্লিক করুন। উপযুক্তভাবে নাম নতুন সংরক্ষণাগার রুল।
- সময়ের নির্ধারণ এবং গন্তব্য ফোল্ডার
ক্লিক করুন একটি নতুন বার্তা আসে যখন ট্যাব এবং সংজ্ঞায়িত তারিখ গৃহীত এবং নিচের কাজগুলো ক্রিয়াসেই অনুযায়ী। ক্লিক করুন সক্ষমিত চেক বক্স এবং ক্লিক করুন ঠিক আছে । আপনি Microsoft Outlook এর একটি পুরোনো সংস্করণ আছে তাহলে, এখানে যান সরঞ্জামসমূহ> বিকল্পসমূহ> অন্যান্য> অটো সংরক্ষাণাগার এই পরিবর্তনগুলি না।
- বিদ্যমান ইমেল ফোল্ডার নতুন নিয়ম প্রযোজ্য
এখন যেহেতু আপনি নতুন বার্তার জন্য এই নতুন সংরক্ষণাগার রুল স্থাপন করেছি, আপনার পুরোনো ইমেল ভাল হিসাবে এটি প্রযোজ্য। এই কাজের জন্য, মেইল ফোল্ডার হাইলাইট এবং যান বার্তা > আর ules একটি নির্দিষ্ট নিয়ম সক্রিয় করতে।
- সংরক্ষণাগার ইমেইল বার্তা অ্যাক্সেস করুন
আপনি এখন আপনার ডাকবাক্স সম্পর্কে আরো স্টোরেজ স্পেস আছে লক্ষ্য করা সক্ষম হওয়া উচিত। আপনার ই-মেইল সংরক্ষণাগার পেতে করার জন্য, শুধু বাম দিকের কলামে যেখানে ফোল্ডার উপর তাদের জন্য দেখুন। তারা এখন অধীনে হওয়া উচিত আমার কম্পিউটারে ফোল্ডার।
পার্ট 3: টিপস ও ট্রিকস ইমেল সংরক্ষণাগার জন্য
এখানে কিছু টিপস এবং ট্রিকস ইমেল সংরক্ষণ তোমার জন্য ভালোভাবে কাজ করতে পারে আছে:
- আপনার ফাইলিং সিস্টেম ব্যক্তিগত রূপ দিন। এর মানে এই নয় যদি একটি সিস্টেম আপনার বন্ধুর জন্য কাজ করে, কারণ এই জগতে মানুষের তিন ধরনের হয় আপনার জন্য কাজ করবে: অনুসন্ধানকারীরা , Filers এবং Taggers । অনুসন্ধানকারীরা অনেক সাংগঠনিক না কারণ তারা বিশ্বাস সার্চ টুল তাদের সবচেয়ে ভালো বন্ধু না। যে সকল ব্যক্তি বিশ্বাস করে প্রত্যেক বস্তুকে তার যোগ্য নির্দিষ্ট জায়গা আছে যা বলা হয় Filers । Taggers উভয় ভালবাসা সন্তান - তারা আরও সাধারণ ফাইলের মধ্যে ইমেল করা এবং সেখান থেকে অনুসন্ধান করতে পছন্দ করে।
- আপনার সংগঠিত করুন সেন্ট আইটেম যাতে আপনি সহজেই ইমেল প্রেরক প্রতীত যে আপনি পাঠানো হয়নি খুঁজে পেতে পারেন।
- আপনার করুন সংরক্ষণাগার বিধি তোমার জন্য কাজ করি। আপনি এখন আপনার ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইমেলের প্যাটার্ন জানা উচিত - আপনার নিয়ম কাস্টমাইজ করতে এই জ্ঞান ব্যবহার করুন। এই ম্যানুয়াল কাজের পরিমাণ আপনাকে যা করতে হবে কমান হবে।
- যতটা সম্ভব পরিষ্কার হিসাবে আপনার ফোল্ডার নাম। এই যাতে আপনি ভুলবেন না আপনি আসলে প্রতিটি ফোল্ডারে সাজাতে আপনার ইমেইল পরিষেবা এবং আর্কাইভ বলা হয়েছে।
- অবাঞ্ছিত ইমেল মুছুন যত তাড়াতাড়ি এটা আসে। আরও ভালো হয়, নিউজলেটার যে আপনি একটি সুদ আর হয় সদস্যতামুক্ত।
যেহেতু আপনি দেখতে পারেন, আপনার ইলেকট্রনিক ডাকবাক্স সংগঠিত সহজলভ্য হয়। নিশ্চিত, এটি সেটআপ নিজের ইমেল সরবরাহকারীতে প্রথমে ঝগড়া তোমার জন্য ই-মেইল সংরক্ষণ রাখতে পারবেন। কিন্তু, একবার যদি আপনি এটি আছে আপ এবং চলমান, এটা সুপার উপযোগী হতে হবে এবং আপনি সময় প্রচুর পরিমাণ সংরক্ষণ করতে হবে।
