Архивиране на електронна поща е автоматизиран акта за улавяне, съхранение и категоризиране получени или изпратени от физическо лице, организация или записан по имейл трафик. Тази практика отдавна е приета от много организации - служители по-лесно да да изтегли и да се възстанови информация препредавана между бизнес имейли, мениджъри по-лесно да търсите информация за годишния одит и адвокатите е по-лесно да се запази поверителни имейл разговори, които могат да бъдат използвани за подпомагане на вътрешни разследвания и външни спорове.
С една дума, архивиране на електронна поща пази вашата пощенска кутия чиста и лесни за управление. Това е чудно защо много хора не си практика да архивирате личните си имейли правят. Докато корпоративни архиви имейл обикновено се съхраняват на магнитни ленти и дискови масиви, повечето личен имейл архиви се съхраняват в облака. Имейлите са индексирани систематично в тези архиви, така че би било по-бързо, за да търсят конкретна информация.
Има няколко неща, които можете да архивират заедно с имейл съобщения. Най-важното ще бъде прикачени файлове в имейли и свързаните с него метаданни. В допълнение, можете също архивни календари, контакти, бележки и незабавни съобщения.
Част 1: защо трябва да се запази имейл Сигурно архивирана и е лесно достъпен
Има много причини, поради които трябва да се извършва архивиране на електронна поща в дома и работата. Тук са нашите топ 5 причини:
- Съхранение: на електронната си поща е център на дневния си бизнес и лична комуникация - особено сега, когато тя е в състояние да се синхронизира с много от вас цифрови услуги, например сметка на социалните медии, календари, контакти, мениджър управление на проекти и др Архивирането може да оптимизира вашия цифров съхранение пространство, така че ще бъде в състояние да търси с електронните си пощенски кутии ефективно.
- Съвместимост: намиране на информация в пощенската си кутия може да се облага и отнема много време. За някои компании, правителството изисква служителите да архивирате своята електронна кореспонденция, така че те могат да се извлича лесно, когато е необходимо в рамките на разследване. Граждани ще открият тази полезна, когато данък подаване сезон ролки с.
- Управление Email: автоматизиране на процеса на съхранение и индексиране на входящите и изходящите писма не само ще спестите място на вашия имейл акаунт, но и да направи вашата пощенска кутия по-чист. Това е чудесен начин да се категоризират разговори, свързани с конкретен проект (напр Project X) или цел (например документи за пътуване). По този начин можете веднага ще знаете къде да търсите конкретния имейл адрес.
- Увеличете производителността: чрез имейли като подредени систематично, вие ще бъдете в състояние да присъства на важните от тях за пръв път и да се справят с най-маловажна, когато сте свободни. Като тези имейли автоматично сортират също е удобен за много хора, тъй като това намалява неудобството да го направите ръчно.
- Disaster Recovery: трябва случайно унищожи всичките си имейли, можете да сте сигурни, че можете да получите най-важните от тях обратно от вашия имейл архив. Това е най-бързият и лесен начин за възстановяване на вашите данни.
Част 2: Как да запазите имейл архивиране
Вашият Microsoft Outlook изведнъж се забави до мъчителна обхождане и прост имейл отнема много време, за да изпрати? Това е може би, защото вашата пощенска кутия е станала значително по-тежки. За да проверите колко ояден пощенската си кутия е, всичко, което трябва да направите е да отидете на File> Folder> Имоти> Storage - алтернативно, щракнете с десния бутон на всеки от вас папки и кликнете върху имоти , когато се появи опцията за меню.
По подразбиране, Microsoft Outlook автоматично поддържа архивиране на електронна поща вашите Изтрити , Изпратени , както и с изтекъл срок Задачи и Календар предмети. Въпреки това, ако получите стотици имейли на ден, може да искате да се създаде архивиране на електронна поща команди за управление на вашата пощенска кутия на Microsoft Outlook.
Тук са пет стъпки, за да промените настройките на Авто Архив на:
- Създаване на нови местни папки, за да насочи нов Архив Mail
Намери На My Computer и щракнете с десния бутон върху него. Изберете нова папка с име по подходящ начин. Ако не можете да намерите това, може да имате по-стара версия на Microsoft Outlook - в този случай, изберете File> Архив и промяна на датата при елементите Архив на възраст над ... опция.
- Създаване на нов архивиране Правило
Да се създаде ново правило, щракнете върху Инструменти> Правила и изберете Exchange от On My Computer сегмент. Намерете + бутона в долната част на прозореца и кликнете върху него. Името на новия архивиране Правилото по подходящ начин.
- Определя периода от време и целеви папки
щракнете върху Когато пристигне ново съобщение раздел и определи дата на получаване и направете следното действиясъответно. Щракнете върху Enabled квадратчето и кликнете OK . Ако имате по-стара версия на Microsoft Outlook, отидете на Tools> Options> Други> Авто Архив да направи тези промени.
- Нанесете новото правило на съществуващи имейл папки
След като сте настроили този нов архивиране правило за нови съобщения, да го прилага към старите си имейли, както добре. За да направите това, маркирайте папката поща и отидете на съобщения > R Üleş да активирате конкретно правило.
- Достъп до архивирани имейл съобщенията
Сега би трябвало да са в състояние да забележите, че има повече място за съхранение на вашата пощенска кутия. За да стигнете до вашия имейл архив, просто ги търсим на колоната от лявата страна, където са папките. Сега те трябва да бъдат под На My Computer папка.
Част 3: Съвети и трикове за архивиране на електронна поща
Ето някои съвети и трикове, за да правят архивирането на електронната поща работи по-добре за вас:
- Персонализиране на система за картотекиране. Това не означава, ако една система работи за приятеля си, че ще работи за вас, защото има три вида хора на този свят: Searchers , Filers и тагери . Търсачките не правят много по организиране защото смятат, че средството за търсене, най-добре е техен приятел. Хората, които смята, че всичко си има определено място, се наричат Filers . Тагери е любов детето от двете - те поставят имейли в по-общи файлове и предпочита да търсите от там.
- Организирайте Изпратени , така че лесно можете да намерите на електронната поща, че подателят е убеден, че не сте изпратили.
- Направете архивиране Правила работят за вас. Сега би трябвало да знаете модела на вашите входящи и изходящи имейли - да използват тези познания, за да персонализирате вашите правила. Това ще намали размера на ръчна работа, ще трябва да се направи.
- Назовете вашите папки възможно най-ясно. Това е така, че да не забравите това, което всъщност са поискали вашия имейл, за да сортирате и архив във всяка папка.
- Изтриване на нежелани съобщения, веднага щом пристигне. Още по-добре се откажете за бюлетини, които вече не на интерес за вас.
Както можете да видите, организиране на вашата електронна поща е парче от тортата. Разбира се, това е една караница на първо да настроите вашия имейл доставчик, за да архивиране на електронна поща за вас. Въпреки това, след като сте го изправи и да работи, той ще бъде супер полезна и ще ви спести обилно количество време.
