Архіваванне электроннай пошты з'яўляецца аўтаматызаваны акт захопу, захавання і катэгарызацыі трафіку электроннай пошты , атрыманыя або адпраўленыя па асобным асобе, арганізацыі ці падпіснога сэрвісу. Гэтая практыка ўжо даўно прынятая многія арганізацыі - супрацоўнікі лягчэй атрымаць і аднавіць інфармацыю рэтрансляцыйны паміж бізнес - паведамленнямі электроннай поштай, мэнэджарамі, лягчэй шукаць інфармацыю для штогадовых аўдытаў і юрыстаў, лягчэй захаваць канфідэнцыйныя размовы па электроннай пошце , якія могуць быць выкарыстаны для аказання дапамогі ўнутраных расследаванняў і знешніх канфліктаў.
Карацей кажучы, архівавання электроннай пошты захоўвае ваш паштовую скрыню ў чысціні і прасцей у кіраванні. Гэта дзіўна, чаму многія людзі не робяць гэта практыка архіваваць свае асабістыя электронныя лісты. У той час як архівы карпаратыўнай электроннай пошты, як правіла, захоўваюцца на магнітных стужках і дыскавых масіваў, большасць архіваў асабістай электроннай пошты захоўваюцца ў воблаку. Лісты індэксуюцца сістэматычна ў гэтых архівах, так што было б хутчэй шукаць для канкрэтнай інфармацыі.
Ёсць некалькі рэчаў, якія вы можаце архіваваць разам з паведамленнямі электроннай пошты. Самы важным было б ўкладанне электроннай пошты і звязаныя з імі метададзеныя. Акрамя таго, вы можаце таксама архіўныя календары, кантакты, нататкі і імгненныя паведамленні.
Частка 1: Чаму Вы павінны трымаць Ваш E-mail Бяспечна Архівавана і лёгка даступныя
Ёсць шмат прычын, чаму вы павінны выконваць архіваванне электроннай пошты дома і на працы. Вось нашы галоўныя 5 прычын:
- Захоўванне: Ваш электронны паштовую скрыню з'яўляецца цэнтрам вашай паўсядзённым дзейнасці і асабістых зносін - асабліва цяпер, калі яна здольная сінхранізаваць з многімі з вас лічбавых паслуг , напрыклад , сацыяльныя рахункі сродкаў масавай інфармацыі, календары, кантакты, менеджэр па кіраванні праектамі і г.д. Архіваванне можа аптымізаваць захоўвання лічбавых прастору так , што вы будзеце мець магчымасць выконваць пошук на вашу электронную пошту эфектыўна паштовыя скрыні.
- Адпаведнасць: пошук інфармацыі ў вашым паштовай скрыні можа быць таксировать і адымае шмат часу. Для некаторых кампаній, урад патрабуе ад сваіх супрацоўнікаў у архіў іх электроннай сувязі з тым , што яны могуць быць атрыманы лёгка , калі гэта неабходна ў расследаванні. Асобы , знойдуць гэта карысным пры падачы падатковай дэкларацыі сезона коціцца міма.
- Упраўленне электроннай пошты: аўтаматызацыі працэсу захоўвання і індэксацыі ўваходзяць і выходных паведамленні электроннай пошты будзе не толькі зэканоміць месца на ўліковага запісу электроннай пошты , але і зрабіць Ваш паштовую скрыню чысцей. Гэта выдатны спосаб класіфікаваць размовы , якія адносяцца да пэўнага праекту (напрыклад , Project X) або мэты (напрыклад , праязныя дакументы). Такім чынам, вы будзеце неадкладна ведаць , дзе шукаць канкрэтную электронную пошту ў.
- Павышэнне прадукцыйнасці: пры наяўнасці электроннай пошты адсартаваны сістэматычна, вы будзеце мець магчымасць прыняць удзел у важных першых і мець справу з найменш важным , калі вы вольныя. Маючы гэтыя лісты аўтаматычна адсартаваных таксама зручна для многіх людзей , так як гэта памяншае клопаты рабіць гэта ўручную.
- Аварыйнае аднаўленне: калі вы выпадкова сцерці ўсе вашы лісты, вы можаце быць упэўнены , што вы можаце атрымаць важныя назад з паштовай архіва. Гэта самы хуткі і просты спосаб для аднаўлення дадзеных.
Частка 2: Як захаваць Ваш E-mail Архіваванне
Ваша Microsoft Outlook нечакана запаволілася да пакутлівага поўзаць і простая электронная пошта займае шмат часу , каб адправіць? Гэта, верагодна , таму , што ваш паштовую скрыню становіцца значна цяжэй. Для таго, каб праверыць , як разадзьмуты вашу паштовую скрыню, усё , што вам трэба зрабіць , гэта зайсці ў меню Файл> Тэчка> Уласцівасці> Захоўванне - у якасці альтэрнатывы, пстрыкніце правай кнопкай мышы любой з тэчак і націсніце на кнопку Уласцівасці , калі з'явіцца опцыя выпадальны.
Па змаўчанні, Microsoft Outlook аўтаматычна захоўвае Архіваванне электроннай пошты вашых аддаленых элементаў , Адпраўленыя , а таксама з мінулым тэрмінам прыдатнасці Задачы і Каляндар элементаў. Тым ня менш, калі вы атрымліваеце сотні лістоў у дзень, вы можаце наладзіць каманды архівавання электроннай пошты для кіравання паштовай скрыні Microsoft Outlook.
Вось пяць крокаў, каб усталяваць налады Вашага аўто архіва:
- Стварэнне новых лакальных тэчак накіраваць новыя архівавання пошты
Знайсці на Мой кампутар і пстрыкніце правай кнопкай мышы на ім. Выберыце новую тэчку і назавіце яе адпаведным чынам . Калі вы не можаце знайсці гэта, вы можаце мець больш старую версію Microsoft Outlook - у гэтым выпадку, абярыце Файл> Архіў і змяніць дату пад Архівам пунктаў старэй ... варыянту.
- Стварыць новае правіла Архіваванне
Каб стварыць новае правіла, націсніце на Інструменты> Правілах і абярыце Абмен з On My Computer сегмента. Знайдзіце + кнопку ў ніжняй частцы акна і націсніце на яе. Імя новага правілы архівавання належным чынам .
- Вызначыце перыяд часу і тэчка прызначэння
Націсніце Пры паступленні новага паведамлення ўкладкі і вызначыць дату атрымання і выканайце наступныя дзеянні дзеянняўадпаведна. Націсніце Enabled сцяжок і націсніце кнопку ОК . Калі ў вас старая версія Outlook Microsoft, перайдзіце ў меню Інструменты> Параметры> Іншыя> Auto Archive , каб зрабіць гэтыя змены.
- Прымяніць новыя правілы на існуючых папках электроннай пошты
Зараз, калі вы стварылі гэта новае правіла архівавання для новых паведамленняў, ужываць яго да свайго старога электроннай пошце , а таксама. Для гэтага вылучыце тэчку пошты і перайсці да паведамленнях > R üles актываваць пэўнае правіла.
- Доступ да Архівавана паведамленнях электроннай пошты
Цяпер вы павінны быць у стане заўважыць , што ёсць больш месца для захоўвання ў вашым паштовай скрыні. Для таго, каб атрымаць на свой электронны архіў, проста шукаць іх на левай калонцы , дзе дадзеныя тэчкі. Цяпер яны павінны быць пад On My Computer тэчкі.
Частка 3: Саветы і хітрасці для архівавання электроннай пошты
Вось некаторыя парады і прыёмы, каб зрабіць архіваванне электроннай пошты працаваць лепш для вас:
- Наладзьце сістэму падачы. Гэта не азначае , што калі сістэма працуе для вашага сябра, ён будзе працаваць для вас , таму што ёсць тры тыпу людзей у гэтым свеце: Шукальнікі , Filers і Taggers . Шукальнікі не робяць шмат арганізацыі , таму што яны лічаць , што інструмент пошуку з'яўляецца іх лепшым сябрам. Людзі , якія лічаць , што ўсё мае сваё пэўнае месца называюць Filers . Taggers любові дзіця абодва - яны ставяць электронную пошту ў больш агульных файлах і аддае перавагу шукаць там.
- Ўпарадкаванне Адпраўленыя , так што вы можаце лёгка знайсці электронную пошту , што адпраўнік упэўнены , што вы не паслалі.
- Зрабіце ваша Архіваванне Правілы працы для вас. Цяпер вы павінны ведаць структуру ўваходзяць і выходных паведамленняў электроннай пошты - выкарыстоўваць гэтыя веды , каб наладзіць свае правілы. Гэта дазволіць звесці да мінімуму аб'ём ручной працы , якую трэба будзе зрабіць.
- Імя тэчкі, як ясна, наколькі гэта магчыма. Гэта звязана з тым, што вы не забыліся, што вы на самай справе папрасілі паштовую службу для сартавання і архівавання у кожнай тэчцы.
- Выдаленне непажаданых паведамленняў электроннай пошты, як толькі ён прыбудзе. А яшчэ лепш, адмовіцца ад падпіскі на інфармацыйныя бюлетэні, якія больш з цікавасці да вас няма.
Як вы можаце бачыць, арганізуючы свой электронны паштовую скрыню кавалак пірага. Вядома, гэта клопаты спачатку налад вашага пастаўшчыка паслуг электроннай пошты, каб захаваць архіваванне электроннай пошты для вас. Аднак, як толькі вы яго і працуе, гэта будзе супер карысна і дапаможа вам зэканоміць багатае колькасць часу.
