أرشفة البريد الإلكتروني هو الفعل الآلي لجمع وحفظ وتصنيف حركة البريد الإلكتروني واردة أو مرسلة من قبل فرد أو منظمة أو خدمة المشتركين. منذ فترة طويلة اعتمدت هذه الممارسة من قبل العديد من المنظمات - موظف تجد أنه من الأسهل لاسترداد واستعادة المعلومات نقلت بين رسائل البريد الإلكتروني الأعمال ومديري تجد أنه من الأسهل للبحث عن معلومات عن عمليات التدقيق السنوية والمحامين تجد أنه من الأسهل للحفاظ على محادثات البريد الإلكتروني السرية التي يمكن استخدامها للمساعدة في التحقيقات الداخلية والنزاعات الخارجية.
باختصار، أرشفة البريد الإلكتروني يحتفظ صندوق الوارد الخاص بك نظيفة وأسهل لإدارة. ومن عجب لماذا الكثير من الناس لا تجعل من ممارسة أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الشخصية. بينما عادة يتم تخزين المحفوظات البريد الإلكتروني للشركات على أشرطة والمصفوفات القرص المغناطيسي، وتحفظ معظم محفوظات البريد الإلكتروني الشخصي في السحابة. يتم فهرسة رسائل البريد الإلكتروني بشكل منهجي في هذه المحفوظات بحيث يكون أسرع للبحث عن معلومات محددة.
هناك العديد من الأشياء التي يمكنك أرشفة جنبا إلى جنب مع رسائل البريد الإلكتروني. إن أهم يكون مرفقات البريد الإلكتروني والبيانات الوصفية المرتبطة بها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضا التقويمات الأرشيف، جهات الاتصال والملاحظات والرسائل الفورية لك.
الجزء 1: لماذا تحتاج إلى الحفاظ على البريد الإلكتروني الخاص بك من الأرشيف آمن ويمكن الوصول إليه بسهولة
هناك الكثير من الأسباب لماذا يجب إجراء أرشفة البريد الإلكتروني في المنزل والعمل. وهنا لدينا أعلى 5 أسباب:
- التخزين: بريدك الالكتروني هو محور الأعمال اليومية والاتصالات الشخصية - وخاصة الآن أنه قادر على مزامنة مع الكثير منكم الخدمات الرقمية مثلا حساب وسائل الاعلام الاجتماعية، والتقويمات، والاتصالات، ومدير إدارة المشاريع الخ الأرشفة يمكن تحسين التخزين الرقمي الخاص بك الفضاء حتى يتسنى لك أن تكون قادرة على تنفيذ عمليات البحث على البريد الإلكتروني الخاص بك البريد الوارد على نحو فعال.
- الامتثال: العثور على المعلومات في صندوق البريد الوارد يمكن فرض ضرائب وتستغرق وقتا طويلا. بالنسبة لبعض الشركات، تتطلب الحكومة الموظفين لأرشفة التواصل الإلكتروني بحيث يمكن استرجاعها بسهولة عند الحاجة في التحقيق. سوف يجد أفراد هذا مفيد عندما يكون فات موسم تقديم ضريبة.
- إدارة البريد الإلكتروني: سوف أتمتة عملية تخزين وفهرسة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة وليس فقط توفير مساحة على حساب البريد الإلكتروني الخاص بك ولكن أيضا جعل نظافة البريد الوارد الخاص بك. بل هو وسيلة رائعة لتصنيف المحادثات المتعلقة بمشروع معين (على سبيل المثال مشروع X) أو الغرض (مثل وثائق السفر). بهذه الطريقة، وسوف تعرف على الفور أن ننظر فيها البريد الإلكتروني المحدد في.
- زيادة الإنتاجية: من خلال وجود رسائل البريد الإلكتروني تسويتها بشكل منتظم، سوف تكون قادرة على حضور لتلك المهمة أولا والتعامل مع الأقل أهمية كلما أنت حر. وجود هذه الرسائل مرتبة تلقائيا هو أيضا مناسبة لكثير من الناس لأنه يقلل من المتاعب من القيام بذلك يدويا.
- التعافي من الكوارث: يجب القضاء بطريق الخطأ من كافة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، يمكنك التأكد من أن تتمكن من الحصول على تلك المهمة مرة أخرى من أرشيف البريد الإلكتروني الخاص بك. بل هو وسيلة أسرع وأسهل لاستعادة البيانات الخاصة بك.
الجزء 2: كيفية الحفاظ على البريد الإلكتروني الخاص بك الأرشفة
ومايكروسوفت Outlook الخاص بك تباطأ فجأة إلى الزحف المبرحة وبريد إلكتروني بسيط وقتا طويلا لإرسال؟ هذا هو الأرجح لأن صندوق البريد الخاص بك أصبح أثقل بكثير. للتحقق من مدى منتفخة صندوق البريد الخاص بك هو، كل ما عليك القيام به هو الذهاب إلى ملف> مجلد> خصائص> التخزين - بدلا من ذلك انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من المجلدات الخاصة بك وانقر على خصائص عندما يظهر خيار القائمة المنسدلة.
بشكل افتراضي، Microsoft Outlook تلقائيا يحتفظ أرشفة البريد الإلكتروني الخاص بك العناصر المحذوفة ، العناصر المرسلة ، وكذلك انتهت المهام و التقويم البنود. ومع ذلك، إذا كنت تتلقى مئات الرسائل الالكترونية يوميا، قد ترغب في إعداد أوامر أرشفة البريد الإلكتروني لإدارة علبة بريد Microsoft Outlook الخاص بك.
وهنا هي الخطوات الخمس لاقامة الإعدادات الأرشيف السيارات و:
- إنشاء مجلدات محلية جديدة لتوجيه جديد البريد المؤرشف
البحث على جهاز الكمبيوتر وانقر بالزر الايمن على ذلك. اختيار مجلد جديد وتسميته بشكل مناسب. إذا لم تتمكن من العثور على هذا، قد يكون لديك نسخة قديمة من Microsoft Outlook - في هذه الحالة، حدد ملف> الأرشيف وتغيير التاريخ تحت أرشفة العناصر القديمة من ... الخيار.
- إنشاء الأرشفة مادة جديدة
لإنشاء قاعدة جديدة، انقر فوق أدوات> قواعد وحدد صرف من على جهاز الكمبيوتر القطاع. العثور على + زر في أسفل النافذة وانقر على ذلك. اسم الأرشفة القاعدة الجديدة بشكل مناسب.
- تحديد الفترة الزمنية ومجلدات وجهة
انقر على عند وصول رسالة جديدة التبويب وتحديد تاريخ الاستلام و القيام بما يلي الإجراءاتوفقا لذلك. انقر فوق تمكين خانة الاختيار ثم انقر على OK . إذا كان لديك نسخة قديمة من برنامج Microsoft Outlook، انتقل إلى أدوات> خيارات> اخر> الأرشيف السيارات للقيام بهذه التغييرات.
- تطبيق قاعدة جديدة في مجلدات البريد الإلكتروني الموجودة
الآن وبعد أن قمت بإعداد هذا الأرشفة قاعدة جديدة للرسائل الجديدة، وتطبيق ذلك على رسائل البريد الإلكتروني القديمة أيضا. للقيام بذلك، تسليط الضوء على مجلد البريد وتذهب إلى الرسائل > R ules لتفعيل قاعدة محددة.
- الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة
الآن يجب أن تكون قادرة على إشعار أن هناك المزيد من مساحة التخزين على صندوق البريد الخاص بك. للحصول على أرشيف البريد الإلكتروني الخاص بك، فقط ننظر لهم على العمود الأيسر حيث هي المجلدات. وينبغي الآن أن تكون تحت على جهاز الكمبيوتر مجلد.
الجزء 3: نصائح والخدع لأرشفة البريد الإلكتروني
وإليك بعض النصائح والحيل لجعل أرشفة البريد الإلكتروني يعمل على نحو أفضل بالنسبة لك:
- تخصيص نظام الايداع الخاصة بك. وهذا لا يعني إذا يعمل نظام لصديقك، وأنها ستعمل لك لأن هناك ثلاثة أنواع من الناس في هذا العالم: الباحثين ، فلاتر و Taggers . الباحثين لا تفعل الكثير من التنظيم لأنهم يعتقدون أداة البحث هو أفضل صديق. الأشخاص الذين يعتقد أن كل شيء له مكانه محددة تسمى فلاتر . Taggers هي وليدة حب على حد سواء - وضعوا رسائل البريد الإلكتروني في ملفات أكثر عمومية وتفضل للبحث من هناك.
- تنظيم بك العناصر المرسلة بحيث يمكنك بسهولة العثور على البريد الإلكتروني أن المرسل هو مقتنع أنك لم ترسل.
- يصبح لديك قوانين الأرشفة عمل لك. يجب عليك الآن معرفة نمط من رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة - استخدام هذه المعرفة لتخصيص القواعد الخاصة بك. وهذا التقليل من كمية العمل اليدوي سوف تحتاج إلى القيام به.
- تسمية المجلدات الخاصة بك كما اضحة قدر الإمكان. هذا هو بحيث كنت لا ننسى ما كنت قد طلبت في الواقع خدمة البريد الإلكتروني لفرز والأرشيف في كل مجلد.
- حذف رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها في أقرب وقت وصولها. والأفضل من ذلك، إلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية التي لم تعد من مصلحة لك.
كما ترون، وتنظيم علبة البريد الالكتروني هو قطعة من الكعكة. بالتأكيد، بل هو من المتاعب في البداية لإعداد مزود البريد الإلكتروني للحفاظ على أرشفة البريد الإلكتروني لك. ومع ذلك، بمجرد أن لديك وتشغيلها، وسوف يكون من المفيد السوبر وسيوفر لك كمية وفيرة من الوقت.
