ኢሜይል በማህደር ለመያዝና በማስጠበቅ እና የኢሜይል ትራፊክ ተቀብለዋል ወይም ግለሰብ, ድርጅት ወይም የተመዘገቡ አገልግሎት የተላኩ ደረጃ መመደብ ያለውን ሰር ድርጊት ነው. ይህ ልማድ ለረጅም ጊዜ በርካታ ድርጅቶች ዘንድ ተቀባይነት አላገኘም - ሠራተኞች ቀላል ላይ ሊውል የሚችል ሚስጥራዊ የኢሜይል ውይይቶችን ለመጠበቅ ማግኘት አስተዳዳሪዎች ቀላል ዓመታዊ ኦዲቶች እና ጠበቃዎች የሚሆን መረጃን ለመፈለግ ማግኘት, ቀላል ሰርስሮ እና የንግድ ኢሜይሎች መካከል ለዔሊ መረጃ መልሶ ለማግኘት ወደ ማግኘት የውስጥ ምርመራዎች እና ውጫዊ ክርክሮችን ለመርዳት.
በአጭሩ, የኢሜይል ማቆር ንጹህ እና ለማቀናበር ቀላል ሳጥንዎ ይጠብቃል. ይህ ብዙ ሳይሆን ሰዎች ያላቸውን የግል ኢሜይሎችን በማህደር ልማድ ለምን ድንቅ ነው. የኮርፖሬት የኢሜይል ማህደሮች አብዛኛውን ቴፖች እና ዲስክ ድርድሮች መግነጢሳዊ ላይ የተከማቹ ቢሆንም, አብዛኞቹ የግል የኢሜይል ማህደሮች በደመናው ውስጥ ይቀመጣሉ. አንድ የተወሰነ መረጃ ለመፈለግ ፍጥነት እንደሚሆን ስለዚህ ኢሜይሎች እነዚህ ማህደሮች ውስጥ ሥርዓት ባለው የሚስተካከሌ ነው.
እርስዎ የኢሜይል መልእክቶች ጋር በማህደር የሚችሉ በርካታ ነገሮች አሉ. በጣም አስፈላጊ የኢሜይል አባሪዎች እና የተጎዳኙ ልዕለ ይሆናል. በተጨማሪም, እናንተ ደግሞ ማህደር መቁጠሪያዎች, ዕውቂያዎች, ማስታወሻዎች እና ፈጣን መልዕክቶች ይችላሉ.
ክፍል 1: አንተ የእርስዎ ኢሜይል ጠብቅ የሚያስፈልገን ለምንድን ነው ደህንነቱ የተመዘገበ እና በቀላሉ ተደራሽ የሆኑ
በቤት እና ስራ ላይ ኢሜይል ማቆር ማከናወን ያለብን ለምን ምክንያቶች ብዙ አሉ. እዚህ ከላይ 5 ምክንያቶች የሚከተሉት ናቸው:
- ማከማቻ: የኢሜይል መልዕክት ሳጥንዎ ዕለታዊ የንግድ እና የግል የግንኙነት ማዕከል ነው - በተለይ አሁን በመመዝገብ ዲጂታል ማከማቻ ማመቻቸት እንደሚችሉ ዲጂታል አገልግሎቶች ማህበራዊ ሚዲያ መለያ, የቀን መቁጠሪያዎች, ዕውቂያዎች, የፕሮጀክት አስተዳደር ስራ አስኪያጅ ወዘተ አለ ለምሳሌ ከእናንተ ብዙዎቹ ጋር ለማመሳሰል የሚችል መሆኑን በእርስዎ ኢሜይል ላይ ፍለጋዎችን ማከናወን ይችሉ ዘንድ ቦታ ውጤታማ ሳጥኖች.
- ተገዢነት: ሳጥንዎ ውስጥ መረጃን በማግኘት ልፋትና ብዙ ጊዜ የሚፈጅ ሊሆን ይችላል. አንዳንድ ኩባንያዎች ለማግኘት መንግስት ምርመራ ውስጥ አስፈላጊ ጊዜ በቀላሉ ተሰርስሮ እንዲችሉ ያላቸውን የኤሌክትሮኒክስ መገናኛ በማህደር ሰራተኞች ይጠይቃል. ግብር የማስመለስ ወቅት በ አዞረች ጊዜ ግለሰቦች ይህን ጠቃሚ ታገኛለህ.
- የኢሜይል አስተዳደር: ስለገቢ እና ወጪ ኢሜይሎችን ላይ ለማከማቸት እና አወጣጥ ሂደት automating የኢሜይል መለያ ላይ ቦታ ማስቀመጥ ግን ደግሞ ሳጥንዎ ማጽጃ ያደርገዋል ብቻ አይደለም. አንድ የተወሰነ ፕሮጀክት (ለምሳሌ ፕሮጀክት X) ወይም ዓላማ (ለምሳሌ የጉዞ ሰነዶች) ጋር በተያያዘ ውይይቶች ለመመደብ ምርጥ መንገድ ነው. ይህ መንገድ, ወዲያውኑ ላይ የተወሰነ ኢሜይል መመልከት የት ያውቃሉ.
- ምርታማነት ይጨምሩ: ኢሜይሎች ስልታዊ ውጭ የተደረደሩ በማድረግ, በቅድሚያ አስፈላጊ ሰዎች ላይ መገኘት እና ነጻ ናቸው በፈለጉበት ትንሹን አስፈላጊ ለመቋቋም ይችሉ ይሆናል. ይህን እራስዎ በማድረግ ጣጣ ይቀንሳል እንደ ሰር ተደርድሯል እነዚህ ኢሜይሎች መኖሩ ደግሞ ብዙ ሰዎች አመቺ ነው.
- አደጋ ማግኛ: በድንገት የእርስዎ ኢሜይሎች ሁሉንም ጠራርጎ አለባቸው, አንተም መልሰህ የኢሜይል ማህደር ከ አስፈላጊ ሰዎች ማግኘት እንደሚችሉ እርግጠኞች መሆን እንችላለን. የእርስዎን ውሂብ እነበረበት ለመመለስ አንድ ፈጣኑ እና ቀላሉ መንገድ ነው.
ክፍል 2: የእርስዎ ኢሜይል በመመዝገብ ላይ መጠበቅ እንደሚችሉ
የ Microsoft Outlook ድንገት አንድ ሲቀደድ የዳሰሳ ወደ ሲቀንሱ እና ቀላል ኢሜይል ወደ ውጭ ለመላክ ረጅም ጊዜ ይወስዳል ነው? የእርስዎ የመልዕክት ሳጥን ጉልህ ክብደቱ ሆኗል ምክንያቱም ይህ ምናልባት ነው. የእርስዎ የመልዕክት ሳጥን ምን ያህል ወፍራም ለማረጋገጥ, እርስዎ ማድረግ ያለብዎት ይሂዱ ነው ፋይል> አቃፊ> ንብረቶች> ማከማቻ - በአማራጭ, የ አቃፊዎች ማንኛውንም መብት-ጠቅ ላይ ጠቅ Properties በተቆልቋይ አማራጭ በሚገለጥበት ጊዜ.
በነባሪ, Microsoft Outlook በራስ ከምዝገባ ኢሜይል የሚጠብቅ የተሰረዙ ንጥሎች , የተላኩ እቃዎች , እንዲሁም ጊዜው ተግባሮች እና የቀን መቁጠሪያ ንጥሎች. በየቀኑ ኢሜይሎች በመቶዎች መቀበል ይሁን, የ Microsoft Outlook የመልዕክት ሳጥን ለማስተዳደር የኢሜይል ማቆር ትእዛዝ ማዘጋጀት ትፈልግ ይሆናል.
እዚህ የእርስዎን ራስ ማህደር ቅንብሮች ለማዘጋጀት የ አምስት ደረጃዎች ናቸው:
- አዲስ በማህደር ሜይል ለመምራት አዲስ አካባቢያዊ አቃፊዎችን መፍጠር
አግኝ የእኔ ኮምፒውተር ላይ እና በላዩ ላይ ቀኝ-ጠቅ ያድርጉ. ይምረጡ አዲስ አቃፊ እና በአግባቡ የሚል ስም. ይህን ማግኘት አይችሉም ከሆነ, Microsoft Outlook የቆየ ስሪት ሊሆን ይችላል - በዚህ ጉዳይ ላይ ይምረጡ ፋይል> ማህደር እና በታች ቀን መቀየር ይልቅ ... የቆየ ማህደር ንጥሎች አማራጭ.
- አዲስ በማህደር ደንብ ፍጠር
ላይ ጠቅ ያድርጉ, አዲስ ለመመስረት Tools> ደንቦች እና ይምረጡ ምንዛሪ ወደ ከ የእኔ ኮምፒውተር ላይ ክፍል. የ ፈልግ + ወደ መስኮቱ ታችኛው ክፍል ላይ አዝራር እና በላዩ ላይ ጠቅ ያድርጉ. ተገቢ አዲሱ በመመዝገብ ሕግ ይሰይሙ.
- ጊዜ ክፍለ ጊዜ ይወስናል መድረሻ አቃፊዎች
ወደ ጠቅ ያድርጉ አዲስ መልዕክት ሲደርስ ትር እና መግለጽ የተቀበልከው ቀን እና የሚከተለውን አድርግ እርምጃዎችመሠረት. የ ጠቅ ነቅቷል ቼክ ሳጥን እና ጠቅ አድርግ እሺ . እርስዎ Microsoft Outlook ስሪትን ካለዎት, ይሂዱ Tools> አማራጭ> ሌሎች> በራስ ማህደር እነዚህን ለውጦች ለማድረግ.
- ነባር የኢሜይል አቃፊዎች ላይ አዲስ ደንብ ተግብር
, አሁን አዲስ መልዕክቶች ይህ አዲስ በማህደር ብ ካዋቀሩት መሆኑን እንዲሁም የድሮው ኢሜይሎች ላይ ተግባራዊ. ይህን ለማድረግ, ወደ የኢሜይል አቃፊ መግለፅና ይሂዱ መልእክቶች > R ules አንድ የተወሰነ ደንብ መክፈት.
- የ በማህደር የኢሜይል መልእክቶች መድረስ
አሁን በእርስዎ የመልዕክት ሳጥን ላይ ተጨማሪ የማከማቻ ቦታ እንዳለ ልብ መቻል አለባቸው. የእርስዎ ኢሜይል ማህደር ወደ ለማግኘት ብቻ አቃፊዎች ናቸው የት በስተግራ በኩል አምድ ላይ ይፈልጉ. እነዚህ አሁን በታች መሆን አለበት የእኔ ኮምፒውተር ላይ አቃፊ.
ክፍል 3: የኢሜይል በማህደር ያህል ጠቃሚ ምክሮች & ሸሮች
እዚህ የኢሜይል ማቆር ለእርስዎ የተሻለ እንዲሰሩ ለማድረግ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እና ዘዴዎች ናቸው:
- የእርስዎ የማስመለስ ስርዓት ለግልህ. : አንድ ሥርዓት ጓደኛህ የሚሰራ ከሆነ ሦስት በዚህ ዓለም ውስጥ ሰዎች አይነቶች አሉ ምክንያቱም ነው ለእርስዎ እንዲሰራ ይሆናል ማለት አይደለም ፈላጊዎች , Filers እና Taggers . ፈላጊዎች ወደ እነርሱ የፍለጋ መሣሪያውን ምርጥ ጓደኛ ነው ብለው ያምናሉ; ምክንያቱም ብዙ እንዲደራጁ ማድረግ አይደለም. ሁሉም ነገር የራሱ ልዩ ቦታ እንዳለው ያምናል ሰዎች ተብለው Filers . Taggers እነርሱ ይበልጥ አጠቃላይ ፋይሎች ውስጥ ኢሜይሎች አኖረ እና ከዚያ ለመፈለግ ይመርጣል - ሁለቱም ፍቅር ልጅ ነው.
- የእርስዎ አደራጅ የተላኩ ንጥሎች በቀላሉ ላኪው አንተ አልተላከም ነበር እርግጠኛ መሆኑን ኢሜይል ማግኘት ይችላሉ.
- የእርስዎ አድርግ በማህደር ደንቦች ለእርስዎ እንዲሰራ. አሁን ስለገቢ እና ወጪ ኢሜይሎችን ምሳሌ ማወቅ አለበት - የእርስዎ ደንቦች ለማበጀት ይህንን እውቀት ይጠቀማሉ. ይህንን ማድረግ ይኖርብዎታል በእጅ ሥራ መጠን ለመቀነስ ይሆናል.
- በተቻለ መጠን ግልጽ እንደ አቃፊዎች ይሰይሙ. እርስዎ በተጨባጭ እያንዳንዱ አቃፊ ውስጥ የእርስዎ ኢሜይል ለመደርደር አገልግሎት እና ማህደር ጠየቁት ነገር አትርሱ ዘንድ ይህ ነው.
- ልክ እንደ ደረሰ የማይፈለጉ ኢሜይሎችን ሰርዝ. የተሻለ አሁንም ወደ አንተ ፍላጎት የተነሳ ከእንግዲህ የሆኑ ጋዜጣዎችን ምዝገባውን መሰረዝ.
ከዚህ ማየት እንደምትችለው, ኤሌክትሮኒክ መልዕክት ሳጥን ማደራጀት ኬክ አንድ ቁራጭ ነው. እርግጠኛ, ይህም ለእናንተ ኢሜይል ማቆር ለማቆየት ማዋቀር የኢሜይል አቅራቢ መጀመሪያ ላይ አንድ ጣጣ ነው. እሱን እስከ በማሄድ አንዴ ይሁን እንጂ, ይህ እጅግ በጣም ጠቃሚ ይሆናል እና ጊዜ እንደሚወርድ መጠን ማስቀመጥ ይሆናል.
