E-pos Argief is die outomatiese handeling van vaslegging, bewaring en kategorisering e-pos verkeer ontvang of gestuur deur 'n individu, organisasie of ingeskryf diens. Hierdie praktyk is lank reeds aanvaar deur baie organisasies - werknemers vind dit makliker om te haal en te herstel inligting oorgedra tussen besigheid e-pos, bestuurders vind dit makliker om te soek na inligting vir jaarlikse oudits en prokureurs vind dit makliker om vertroulike e-pos gesprekke wat gebruik kan word bewaar om interne ondersoeke en eksterne geskille te help.
In kort, e-pos Argief hou jou posbus skoon en makliker om te bestuur. Dit is 'n wonder hoekom nie baie mense maak dit 'n praktyk om hul persoonlike e-pos argief. Terwyl korporatiewe e-pos argiewe gewoonlik gestoor word op magnetiese bande en skyf skikkings, is die meeste persoonlike e-pos argiewe in die wolk gehou. E-pos word stelselmatig opgeneem in hierdie argiewe sodat dit vinniger sou wees om te soek na 'n spesifieke inligting.
Daar is 'n hele paar dinge wat jy saam kan argief met die e-pos boodskappe. Die belangrikste sou wees e-pos aanhegsels en die gepaardgaande metadata. Daarbenewens, jy kan ook argief kalenders, kontakte, notas en kitsboodskappe.
Deel 1: Hoekom Jy moet aanhou Jou e-pos veilig in die argief en maklik toeganklik
Daar is baie van die redes waarom jy e-pos Argief moet verrig by die huis en werk. Hier is ons top 5 redes:
- Stoor: jou e-posbus is die middelpunt van jou daaglikse besigheid en persoonlike kommunikasie - veral nou dat dit in staat is om te sinchroniseer met baie van julle digitale dienste soos sosiale media rekening, kalenders, kontakte, projekbestuur bestuurder ens Argief kan jou digitale stoor optimaliseer ruimte sodat jy in staat is om navrae uit te voer op jou e-pos sal wees postbussen effektief.
- Nakoming: die vind van inligting in jou posbus kan veeleisend en tydrowend. Vir 'n paar maatskappye, die regering vereis werknemers om hul elektroniese kommunikasie argief sodat hulle kan maklik opgespoor word wanneer dit nodig is in 'n ondersoek. Individue sal hierdie nuttige vind wanneer belasting liassering seisoen rolle deur.
- E-pos Management: outomatisering van die stoor en kruip proses van inkomende en uitgaande e-pos sal nie net ruimte te bespaar op jou e-pos rekening, maar ook maak jou posbus skoner. Dit is 'n goeie manier om gesprekke wat verband hou met 'n spesifieke projek (bv Project X) of doel (bv Reisdokumente) kategoriseer. Op hierdie manier, sal jy dadelik weet waar om die spesifieke e-pos na te kyk.
- Produktiwiteit te verhoog: deurdat e-pos uitgesorteer stelselmatig, sal jy in staat wees om die eerste keer aandag te gee aan die belangrike mense en hanteer die minste belangrik wanneer jy vry is. Met hierdie e-pos outomaties gesorteer is ook gerieflik vir baie mense as dit die moeite van dit met die hand te doen verminder.
- Disaster Recovery: moet jy per ongeluk uit te wis al jou e-pos, kan jy verseker wees dat jy die belangrikste is terug van jou e-pos argief kan kry. Dit is 'n die vinnigste en maklikste manier om jou data te herstel.
Deel 2: Hoe om te hou Jou e-pos Argief
Is jou Microsoft Outlook skielik stadiger om 'n helse kruip en 'n eenvoudige e-pos neem 'n lang tyd om uit te stuur? Dit is waarskynlik omdat al u posbus aansienlik swaarder geword het. Om seker te maak hoe opgeblase jou posbus is al wat jy hoef te doen is gaan na File> Folder> Properties> Storage - alternatiewelik, regs-kliek op 'n van jou dopgehou en klik op Properties wanneer die opsie dropdown verskyn.
By verstek, Microsoft Outlook hou outomaties e-pos argief van jou Bring items , Sent Items , asook verval Take en Kalender items. As jy egter honderde e-posse per dag ontvang, kan jy die opstel van e-pos Argief opdragte om jou Microsoft Outlook posbus te bestuur.
Hier is die vyf stappe om op te rig instellings jou Auto Argief se:
- Skep nuwe plaaslike dopgehou te rig nuwe Archived Mail
Vind op my rekenaar en regs-kliek op dit. Kies nuwe gids en noem dit gepas. As jy dit nie kan kry nie, kan jy 'n ouer weergawe van Microsoft Outlook het - in hierdie geval, kies File> Argief en verander die datum onder die argief items ouer as ... opsie.
- Skep nuwe Argief Reël
Om 'n nuwe reël te vestig, klik op Tools> Reëls en kies Exchange van die op my rekenaar segment. Vind die + knoppie aan die onderkant van die venster en klik op dit. Noem die nuwe Argief Reël toepaslik.
- Bepaal die tydperk en bestemming dopgehou
Klik op die Wanneer 'n nuwe boodskap kom blad en definieer die datum ontvang en doen die volgende aksiesdienooreenkomstig. Klik op die aangeskakel boks en klik op OK . As jy 'n ouer weergawe van Microsoft Outlook het, gaan na Tools> Options> Ander> Auto Argief om hierdie veranderinge te doen.
- Pas die nuwe reël op bestaande e-pos dopgehou
Noudat jy die opstel van hierdie nuwe Argief Reël vir nuwe boodskappe, pas dit op jou ou e-pos sowel. Om dit te doen, beklemtoon die pos gids en gaan na Messages > R na bo om 'n spesifieke reël te aktiveer.
- Toegang tot die argief e-pos
Jy moet nou in staat wees om te sien dat daar meer stoorplek op jou posbus. Om jou e-pos argief te kry, kyk net vir hulle op die linkerkantste kolom waar die dopgehou is. Hulle moet nou onder die op my rekenaar gids.
Deel 3: Wenke & Tricks Vir E-pos Argief
Hier is 'n paar tips en truuks om te maak e-pos Argief beter work for you:
- Pas jou liasseerstelsel. Dit beteken nie dat as 'n stelsel werk vir jou vriend, sal dit vir jou werk, want daar is drie soorte mense in hierdie wêreld: Searchers , Filers en teer ders . Soekers nie veel organisering doen omdat hulle glo die search instrument is hul beste vriend. Mense wat glo dat alles het sy spesifieke plek is genoem Filers . Teer ders is die liefde kind van beide - hulle het e-pos in meer algemene lêers en verkies om te soek van daar af.
- Organiseer jou Sent Items , sodat jy maklik kan vind die e-pos wat die sender is daarvan oortuig dat jy nie gestuur.
- Maak jou Argief Reëls vir jou werk. Jy moet nou weet die patroon van jou inkomende en uitgaande e-pos - gebruik hierdie kennis om jou reëls aan te pas. Dit sal die bedrag van die handleiding werk wat jy nodig het om te doen te verminder.
- Noem jou dopgehou so duidelik as moontlik te maak. Dit is so dat jy nie vergeet wat jy eintlik gevra het jou e-pos diens te sorteer en argief in elke gids.
- Verwyder ongewenste e-pos so gou as dit kom. Beter nog, inteken om nuusbriewe wat nie meer van 'n belang is vir jou.
Soos jy kan sien, te organiseer jou elektroniese posbus is 'n stukkie van die koek. Seker, dit is 'n probleem met die eerste vir die opstel van jou e-pos diensverskaffer te e-pos Argief vir jou hou. Maar, sodra jy dit het aan die gang is, sal dit super nuttig wees en sal jy red oorvloedige hoeveelheid tyd.
